Fase 2: Agenda

Het verloop van de agenda

Concept agenda*

Nadat de agendapunten werden voorbereid worden deze bezorgd aan de secretarie om te agenderen. De agenda wordt over het algemeen voorbereid door een medewerker van de secretarie en/of de algemeen directeur. Daarna wordt deze nagekeken en aangevuld door de algemeen directeur.

*Dit is geen officiële term. Deze term wordt hier gebruikt om het proces te duiden.

Ontwerpagenda

De ontwerpagenda wordt voor de zitting gecommuniceerd naar de raad en gepubliceerd naar voor de burger. Deze agenda kan nog aangepast of aangevuld worden.

Aanvullende agenda

De raadsleden kunnen nog agendapunten aanbrengen tot enkele dagen voor de zitting. Deze wordt dan opnieuw gecommuniceerd en gepubliceerd als aanvullende agenda.

Spoedeisende agenda

Tot net voor de zitting kunnen de raadsleden nog agendapunten aanbrengen. De spoedeisende agenda wordt ook gecommuniceerd en gepubliceerd als aanvullende agenda.

Communicatie & Publicatie

Communicatie naar raadsleden

De ontwerpagenda, aanvullende agenda en spoedeisende agenda [Hulp nodig; wordt de spoedeisende altijd op voorhand nog gecommuniceerd, of is dat optioneel?] worden gecommuniceerd naar de raadsleden. Dit gebeurt over het algemeen door een medewerker van de secretarie of algemeen directeur, via het softwarepakket of per mail. Digitale communicatie wordt aangemoedigd.

Externe communicatie

De ontwerpagenda, aanvullende agenda en spoedeisende agenda worden gelinkt gepubliceerd via de softwareleverancier (zoals bijvoorbeeld Gelinkt Notuleren) en worden op de website gezet. Wanneer er gepubliceerd wordt via GN, komt deze op een publicatieomgeving terecht zoals die van Gelinkt Notuleren. Besturen kunnen vanuit hun website linken naar deze pagina.

Hoe werkt het in GN?

Bekijk hoe het werkt in Gelinkt Notuleren

Gelinkt NotulerenHandleiding Gelinkt Notuleren

Rollen

Voor het agenderen heb je de rol schrijver nodig.

Via Gelinkt Notuleren kunnen de mensen die geen schrijfrechten nodig hebben, maar wel de agenda nakijken, met de rol lezer de geagendeerde agendapunten bekijken.

Locatie

Binnen Gelinkt Notuleren maak je een agenda aan binnen een zitting – dus deze moet eerst aangemaakt worden. Je vult de informatie in van de zitting die je op voorhand ter beschikking hebt:

Onderdeel	Informatie	Gelinkte informatie	Wordt gepubliceerd in
Orgaan	Voor welk orgaan werd deze zitting gepland	Ja	Agenda
Geplande datum	De dag waarop de zitting gepland wordt.	Ja	Agenda
Gepland uur	Wanneer de zitting gepland werd om te starten.	Ja	Agenda
Locatie	Waar gaat de zitting door.	Nog niet	/

Zitting data

Vervolgens worden de agendapunten die werden voorbereid toegevoegd aan de zitting.

Data voor agenda

Eerst wordt het agendapunt gelinkt aan de zitting. Vervolgens wordt er een titel en een beschrijving (optioneel) toegevoegd aan de zitting voor dat agendapunt. Deze titel en beschrijving worden gebruikt bij het publiceren van de agenda's. Deze titel en beschrijving mogen verschillen van de titel en beschrijving van het agendapunt zelf. De titel in het agendapunt zelf worden gebruikt bij de besluitenlijst, de notulen en de uittreksels.

Onderdeel	Informatie	Gelinkte informatie	Wordt gepubliceerd in
Openbare titel (in de zitting, voor agenda)	Deze titel wordt gebruikt bij het publiceren van de agenda.	Ja	Agenda
Korte openbare beschrijving (in de zitting, voor agenda)	Kan meer informatie geven over het besluit. Niet elk bestuur doet dit, sommigen kopiëren de titel. Wordt gebruikt bij het publiceren van de agenda	Ja	Agenda
Geplande openbaarheid	De verwachting waarop het agendapunt behandeld zal worden: openbaar of besloten.	Ja	Agenda

Openbaarheid

Status

Vanaf het moment dat een agendapunt geagendeerd wordt en gekoppeld aan een zitting, wordt de status geagendeerd toegevoegd aan het agendapunt, en kan je het aan geen andere zitting meer toevoegen.