Fase 3: Zitting vervolledigen

Notulen worden over het algemeen niet aangevuld tijdens de zitting, maar asynchroon verwerkt.

Informatie zitting vervolledigen: zitting

De context waarin de agendapunten behandeld worden kan nu meegegeven worden.

[hulp nodig: in deze context secretaris of algemeen directeur?]

Onderdeel	Informatie	Gelinkte informatie	Wordt gepubliceerd in
Startdatum	De dag waarop de zitting doorging.	Ja	Notulen, uittreksels
Startuur	Wanneer de zitting gestart werd door de voorzitter.	Ja	Notulen, besluitenlijst, uittreksels
Aanwezigen zitting	Wie er aanwezig was bij de start van de zitting.	Ja	Notulen, besluitenlijst, uittreksels
Afwezigen zitting	Wie er afwezig was bij de start van de zitting.	Ja	Notulen, besluitenlijst, uittreksels
Voorzitter (of vervanging)	Wie de rol van voorzitter van de raad op zich nam.	Ja	Notulen, besluitenlijst, uittreksels
Secretaris (of vervanging)	Wie de rol van secretaris van de raad op zich nam.	Ja	Notulen, besluitenlijst, uittreksels

Verloop van de zitting vervolledigen: behandeling van agendapunt

Vervolgens worden per agendapunt aanwezigen, stemmingen en het besluit ingegeven worden. Er kunnen meerdere stemmingen per agendapunt gehouden worden.

Onderdeel	Informatie	Gelinkte informatie	Wordt gepubliceerd in
Aanwezigen agendapunt	Wie er aanwezig was bij het agendapunt.	Ja	Notulen, uittreksels
Afwezigen agendapunt	Wie er afwezig was bij het agendapunt.	Ja	Notulen, uittreksels
Openbaarheid agendapunt	De werkelijke behandeling van het agendapunt: openbaar of besloten.	Ja	Notulen, uittreksels
Onderwerp stemming	Waar gaat de stemming over	Ja	Notulen, besluitenlijst uittreksels
Type stemming	Geheim of open	Ja	Notulen, besluitenlijst uittreksels
Voorstanders	Aantal voorstanders: enkel cijfers indien geheim, naam aanwezige ook indien open.	Ja	Notulen, besluitenlijst uittreksels
Tegenstanders	Aantal tegenstanders: enkel cijfers indien geheim, naam aanwezige ook indien open.	Ja	Notulen, besluitenlijst uittreksels
Onthouders	Aantal onthouders: enkel cijfers indien geheim, naam aanwezige ook indien open.	Ja	Notulen, besluitenlijst uittreksels
Gevolg stemming	Wat is het gevolg van deze stemming.	Ja	Notulen, besluitenlijst uittreksels
Sluiting zitting	Wanneer de voorzitter de zitting sluit.	Ja	Notulen

Hoe werkt het in GN?

Bekijk hoe het werkt in Gelinkt Notuleren

Gelinkt NotulerenHandleiding Gelinkt Notuleren

Rollen

Het is belangrijk dat elke dienst en alle medewerkers van de secretarie hier de rol Schrijver hebben. Dit wordt ingesteld op het Gebruikersbeheer (ACM-IDM), meestal door de IT dienst van het lokaal bestuur.

• Lezer kan alle agendapunten bekijken.

• Schrijver kan alle agendapunten bekijken en bewerken.

Locatie

In Gelinkt Notuleren kunnen dossiers voorbereid worden in de tab Agendapunten. Het is ook mogelijk om rechtstreeks een zitting aan te maken en daar agendapunten toe te voegen – maar dat is minder flexibel.

Voorbeeld van overzicht van agendapunten

Status

Vanaf het moment dat een een zitting gepubliceerd wordt, kan je het niet meer van de zitting ontkoppelen, en krijgt het agendapunt de statusgepubliceerd .

Agendapunten die verdaagd werden kunnen gekopieerd worden, zodat ze niet opnieuw opgebouwd moeten worden.