Een lokaal bestuur bereidt agendapunten – ook dossiers of ontwerpbesluiten genoemd – apart voor. Dat gebeurt door de bevoegde dienst(en) binnen dat lokaal bestuur. Het gebeurt ook dat medewerkers van de secretarie agendapunten die geen specifieke kennis vereisten voorbereiden, zoals de goedkeuring van de notulen van de vorige zitting.
[Hulp nodig: kloppen de mensen die betrokken zijn?]
De agendapunten worden voor verschillende bestuursorganen voorbereid. In de applicatie log je in als medewerker van een Gemeente, OCMW of Provincie. [Hulp nodig: district ook? missen er organen of eenheden?]
Gemeente
Gemeenteraad
College Burgemeester & Schepenen (CBS)
Burgemeester
Autonoom Gemeentebedrijf (AGB)
OCMW
Bijzonder comité
Vast Bureau
Provincie
Provincieraad
Deputatie
Autonoom Provinciebedrijf (APB)
Bekijk hoe het werkt in Gelinkt Notuleren [Hulp nodig: aparte pagina aanmaken?]
Het is belangrijk dat elke dienst en alle medewerkers van de secretarie hier de rol Schrijver
hebben. Dit wordt ingesteld op het Gebruikersbeheer (ACM-IDM), meestal door de IT dienst van het lokaal bestuur.
Lezer
kan alle agendapunten bekijken.
Schrijver
kan alle agendapunten bekijken en bewerken.
In Gelinkt Notuleren kunnen dossiers voorbereid worden in de tab Agendapunten. Het is ook mogelijk om rechtstreeks een zitting aan te maken en daar agendapunten toe te voegen – maar dat is minder flexibel.
Agendapunten die verdaagd werden kunnen gekopieerd worden, zodat ze niet opnieuw opgebouwd moeten worden.
Er zijn 3 statussen
Concept
Het agendapunt is in voorbereiding, maar werd nog niet aan een zitting gekoppeld. Het agendapunt kan ten allen tijde aangepast worden.
Geagendeerd
Het agendapunt werd in een voorbereiding van een zitting opgenomen. De agenda kan nog veranderen, en het agendapunt kan nog aangepast worden.
Gepubliceerd
Het agendapunt werd gekoppeld aan een zitting, en deze werd gepubliceerd. Het agendapunt kan niet meer aangepast worden.
In deze fase is enkel Concept
van toepassing.
Wanneer je start met een nieuw agendapunt, start je met een van de 2 generieke sjablonen aan: besluiten (met een stemming) en vrije tekst. Voorbeelden van agendapunten:
Besluiten
Goedkeuren van notulen
Reglementen
Verordeningen
Mededelingen [Hulp nodig: of vrije tekst?]
Vrije tekst
Discussiepunten
Varia
We bieden 2 stijlen aan voor besluiten:
Nieuwe stijl: gebruikt rubrieken om bevoegdheden, juridische context en motivering te scheiden. Sommige besturen gebruiken nog extra rubrieken, maar wij maken hier geen verder onderscheid.
Klassieke stijl: gebruiken "gelet op" en "overwegende dat" om juridische context en motivering te scheiden.
Onderdeel
Informatie
Gelinkte informatie
Wordt gepubliceerd in
Openbare titel (in agendapunt zelf)
Deze titel wordt gebruikt bij het publiceren van het de uittreksels, notulen en besluitenlijsten.
Ja
Uittreksels, notulen, besluitenlijst
Korte openbare beschrijving (in agendapunt zelf)
Kan meer informatie geven over het besluit. Niet elk bestuur doet dit, sommigen kopiëren de titel. Wordt gebruikt bij het publiceren van de uittreksels, notulen en besluitenlijsten
Ja
Uittreksels, notulen, besluitenlijst
Bestuursorgaan
Over welk bestuursorgaan gaat dit?
Nee
Notulen
Bevoegdheid
Via de citatenplugin geeft het bestuur de rechtsgrond in die bepaalt dat het orgaan bevoegd is.
Ja
Notulen, uittreksels
Juridische context
Via de citatenplugin geeft het bestuur de juridische contexten in die gerelateerd zijn.
Ja
Notulen, uittreksels
Motivering
Het bestuur geeft de motiveringen in.
Neen
Notulen, uittreksels
Beslissing
De beslissing bestaat uit een of meerdere artikel(s).
Ja
Notulen, uittreksels
Artikels
Een artikel bestaat uit een artikelnummer en de inhoud.
Ja
Notulen, uittreksels
Artikel nummer
Opeenvolgende cijfers.
Ja
Notulen, uittreksels
Artikel inhoud
Inhoud.
Ja
Notulen, uittreksels
Hoe verloopt een zitting, en hoe ondersteunen wij dat?
Zowel de agenda, besluitenlijst, notulen als uittreksels dienen ondertekend te worden.
Men kan digitaal ondertekenen via Gelinkt Notuleren. De ondertekening verloopt op basis van de identiteit van de bevoegde personen. Deze personen loggen in via ACM-IDM, en kunnen dan eenvoudigweg ondertekend worden door op "onderteken" te klikken.
Bepaalde documenten moeten verplicht gepubliceerd en/of gemeld worden: https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/werking-bestuur/bekendmakingsplicht
Per document lopen hier verschillende termijnen:
Agenda: publicatie 8 dagen voor de zitting
Besluitenlijst: publicatie en melding 10 dagen na de zitting
Notulen: publicatie en melding na goedkeuren op de volgende zitting
Afhankelijk van het besluittype worden er nog andere agendapunten apart gepubliceerd en gemeld. Deze hebben verschillende termijnen.
[Hulp nodig: termijnen]
Men kan publiceren en melden zonder ondertekenen. Het is belangrijk dat het bestuur wel een ondertekende versie ter beschikking heeft om juridisch in orde te zijn.
De ontwerpagenda, aanvullende agenda en spoedeisende agenda worden gelinkt gepubliceerd via de softwareleverancier (zoals bijvoorbeeld Gelinkt Notuleren) en worden op de website gezet [Hulp nodig; wordt de spoedeisende altijd op voorhand nog gepubliceerd, of is dat optioneel?] . Wanneer er gepubliceerd wordt via GN, komt deze op de publicatieomgeving terecht. Besturen kunnen linken naar deze pagina.
Melden kan automatisch gebeuren via een leverancier, semi-automatisch via Gelinkt Notuleren (met nazicht) of manueel via het loket:
In de volgende zitting worden de notulen van de vorige zitting goedgekeurd (of de zitting erna, indien er nog aanpassingen dienen te gebeuren).
Er zijn bepaalde documenten, zoals omgevingsvergunningen, die nog voor het goedkeuren van de notulen aan bepaalde partijen bezorgd kunnen worden. Het is mogelijk om deze apart te ondertekenen, publiceren en te melden.
Hier kan men ook expliciet een print van maken in Gelinkt Notuleren.
Medewerkers van de secretarie Verrichten administratief werk voor de publieke organisatie, zoals de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
Algemeen directeur De algemeen directeur staat in voor de algemene en coördinerende leiding van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. De algemeen directeur realiseert samen met zijn medewerkers de decretale en wettelijk voorgeschreven taken en beleidsobjectieven.
Agendapunt in concept / ontwerpbesluit Een (mogelijks nog aan te vullen of aan te passen) ontwerp voor het besluit dat uit dit agendapunt zou voortkomen.
Interne agenda Een agenda (mogelijks nog aan te vullen of aan te passen), die intern kan worden nagekeken.
Ontwerpagenda Een agenda (mogelijks nog aan te vullen of aan te passen), die voor de zitting gepubliceerd wordt naar zowel de raad als naar de burger.
Aanvullende agenda De ontwerpagenda kan na publicatie nog herzien worden. Na herziening wordt deze opnieuw gepubliceerd als aanvullende agenda. Ook deze kan nog aangevuld worden.
Spoedeisende agenda Agenda met punten aangebracht door de raad tot net voor de zitting.
Notulen worden over het algemeen niet aangevuld tijdens de zitting, maar asynchroon verwerkt.
De context waarin de agendapunten behandeld worden kan nu meegegeven worden.
[hulp nodig: in deze context secretaris of algemeen directeur?]
Vervolgens worden per agendapunt aanwezigen, stemmingen en het besluit ingegeven worden. Er kunnen meerdere stemmingen per agendapunt gehouden worden.
Bekijk hoe het werkt in Gelinkt Notuleren
Het is belangrijk dat elke dienst en alle medewerkers van de secretarie hier de rol Schrijver
hebben. Dit wordt ingesteld op het Gebruikersbeheer (ACM-IDM), meestal door de IT dienst van het lokaal bestuur.
Lezer
kan alle agendapunten bekijken.
Schrijver
kan alle agendapunten bekijken en bewerken.
In Gelinkt Notuleren kunnen dossiers voorbereid worden in de tab Agendapunten. Het is ook mogelijk om rechtstreeks een zitting aan te maken en daar agendapunten toe te voegen – maar dat is minder flexibel.
Vanaf het moment dat een een zitting gepubliceerd wordt, kan je het niet meer van de zitting ontkoppelen, en krijgt het agendapunt de statusgepubliceerd
.
Agendapunten die verdaagd werden kunnen gekopieerd worden, zodat ze niet opnieuw opgebouwd moeten worden.
Onderdeel
Informatie
Gelinkte informatie
Wordt gepubliceerd in
Startdatum
De dag waarop de zitting doorging.
Ja
Notulen, uittreksels
Startuur
Wanneer de zitting gestart werd door de voorzitter.
Ja
Notulen, besluitenlijst, uittreksels
Aanwezigen zitting
Wie er aanwezig was bij de start van de zitting.
Ja
Notulen, besluitenlijst, uittreksels
Afwezigen zitting
Wie er afwezig was bij de start van de zitting.
Ja
Notulen, besluitenlijst, uittreksels
Voorzitter (of vervanging)
Wie de rol van voorzitter van de raad op zich nam.
Ja
Notulen, besluitenlijst, uittreksels
Secretaris (of vervanging)
Wie de rol van secretaris van de raad op zich nam.
Ja
Notulen, besluitenlijst, uittreksels
Onderdeel
Informatie
Gelinkte informatie
Wordt gepubliceerd in
Aanwezigen agendapunt
Wie er aanwezig was bij het agendapunt.
Ja
Notulen, uittreksels
Afwezigen agendapunt
Wie er afwezig was bij het agendapunt.
Ja
Notulen, uittreksels
Openbaarheid agendapunt
De werkelijke behandeling van het agendapunt: openbaar of besloten.
Ja
Notulen, uittreksels
Onderwerp stemming
Waar gaat de stemming over
Ja
Notulen, besluitenlijst uittreksels
Type stemming
Geheim of open
Ja
Notulen, besluitenlijst uittreksels
Voorstanders
Aantal voorstanders: enkel cijfers indien geheim, naam aanwezige ook indien open.
Ja
Notulen, besluitenlijst uittreksels
Tegenstanders
Aantal tegenstanders: enkel cijfers indien geheim, naam aanwezige ook indien open.
Ja
Notulen, besluitenlijst uittreksels
Onthouders
Aantal onthouders: enkel cijfers indien geheim, naam aanwezige ook indien open.
Ja
Notulen, besluitenlijst uittreksels
Gevolg stemming
Wat is het gevolg van deze stemming.
Ja
Notulen, besluitenlijst uittreksels
Sluiting zitting
Wanneer de voorzitter de zitting sluit.
Ja
Notulen
Gelinkt Notuleren geeft lokale besturen de kans om besluiten gelinkt te publiceren en melden – ook als ze geen softwareleverancier hebben, of met een softwareleverancier werken die niet kan voldoen aan de decretale verplichting om open standaarden te gebruiken.
Gelinkt notuleren toont ook aan softwareleveranciers hoe aan de decretale verplichtingen te voldoen.
Bekijk de functionaliteiten: https://gelinkt-notuleren.vlaanderen.be/login
Handleiding: https://abb-vlaanderen.gitbook.io/gelinkt-notuleren-handleiding/
Ondersteuning Gelinkte Besluitvorming Gelinkt Notuleren wil besluitvorming ondersteunen, maar bestaat niet om de markt te verstoren. De functionaliteiten die we aanbieden bestaan om gelinkte besluitvorming mogelijk te maken.
Nadat de agendapunten werden voorbereid worden deze bezorgd aan de secretarie om te agenderen. De agenda wordt over het algemeen voorbereid door een medewerker van de secretarie en/of de algemeen directeur. Daarna wordt deze nagekeken en aangevuld door de algemeen directeur.
*Dit is geen officiële term. Deze term wordt hier gebruikt om het proces te duiden.
De ontwerpagenda wordt voor de zitting gecommuniceerd naar de raad en gepubliceerd naar voor de burger. Deze agenda kan nog aangepast of aangevuld worden.
De raadsleden kunnen nog agendapunten aanbrengen tot enkele dagen voor de zitting. Deze wordt dan opnieuw gecommuniceerd en gepubliceerd als aanvullende agenda.
Tot net voor de zitting kunnen de raadsleden nog agendapunten aanbrengen. De spoedeisende agenda wordt ook gecommuniceerd en gepubliceerd als aanvullende agenda.
De ontwerpagenda, aanvullende agenda en spoedeisende agenda [Hulp nodig; wordt de spoedeisende altijd op voorhand nog gecommuniceerd, of is dat optioneel?] worden gecommuniceerd naar de raadsleden. Dit gebeurt over het algemeen door een medewerker van de secretarie of algemeen directeur, via het softwarepakket of per mail. Digitale communicatie wordt aangemoedigd.
Bekijk hoe het werkt in Gelinkt Notuleren
Voor het agenderen heb je de rol schrijver
nodig.
Via Gelinkt Notuleren kunnen de mensen die geen schrijfrechten nodig hebben, maar wel de agenda nakijken, met de rol lezer
de geagendeerde agendapunten bekijken.
Binnen Gelinkt Notuleren maak je een agenda aan binnen een zitting – dus deze moet eerst aangemaakt worden. Je vult de informatie in van de zitting die je op voorhand ter beschikking hebt:
Vervolgens worden de agendapunten die werden voorbereid toegevoegd aan de zitting.
Eerst wordt het agendapunt gelinkt aan de zitting. Vervolgens wordt er een titel en een beschrijving (optioneel) toegevoegd aan de zitting voor dat agendapunt. Deze titel en beschrijving worden gebruikt bij het publiceren van de agenda's. Deze titel en beschrijving mogen verschillen van de titel en beschrijving van het agendapunt zelf. De titel in het agendapunt zelf worden gebruikt bij de besluitenlijst, de notulen en de uittreksels.
Openbaarheid
Vanaf het moment dat een agendapunt geagendeerd wordt en gekoppeld aan een zitting, wordt de status geagendeerd
toegevoegd aan het agendapunt, en kan je het aan geen andere zitting meer toevoegen.
De ontwerpagenda, aanvullende agenda en spoedeisende agenda worden gelinkt gepubliceerd via de softwareleverancier (zoals bijvoorbeeld Gelinkt Notuleren) en worden op de website gezet. Wanneer er gepubliceerd wordt via GN, komt deze op een terecht zoals die van Gelinkt Notuleren. Besturen kunnen vanuit hun website linken naar deze pagina.
Onderdeel | Informatie | Gelinkte informatie | Wordt gepubliceerd in |
Orgaan | Voor welk orgaan werd deze zitting gepland | Ja | Agenda |
Geplande datum | De dag waarop de zitting gepland wordt. | Ja | Agenda |
Gepland uur | Wanneer de zitting gepland werd om te starten. | Ja | Agenda |
Locatie | Waar gaat de zitting door. | Nog niet | / |
Onderdeel | Informatie | Gelinkte informatie | Wordt gepubliceerd in |
Openbare titel (in de zitting, voor agenda) | Deze titel wordt gebruikt bij het publiceren van de agenda. | Ja | Agenda |
Korte openbare beschrijving (in de zitting, voor agenda) | Kan meer informatie geven over het besluit. Niet elk bestuur doet dit, sommigen kopiëren de titel. Wordt gebruikt bij het publiceren van de agenda | Ja | Agenda |
Geplande openbaarheid | De verwachting waarop het agendapunt behandeld zal worden: openbaar of besloten. | Ja | Agenda |