Mandatarissen
Hier zie je het overzicht van mandatarissen die binnen je bestuur beheerd worden.
De navigatiebalk, waarmee je terug kan gaan naar het startscherm of naar andere modules kan navigeren
Het selectiemenu voor de bestuurseenheid. Hiermee kan je van bestuurseenheid veranderen. Rechts zie je ook een teller die aangeeft hoeveel berichten je hebt. Je kan hierop klikken om naar het berichtencentrum te gaan.
Het filtermenu, waarmee je kan kiezen in welke bestuursperiode je kijkt. Je kan filteren op naam, mandaattype en fractie. Je kan kiezen of enkel actieve of alle mandatarissen ziet. Je kan onderaan ook alle filters opnieuw instellen.
De tabel met mandatarissen en hun eigenschappen. Je kan doorklikken op de naam van mandataris voor een overzicht van mandaten voor deze persoon, of op het mandaat zelf.
De actieknoppen. Met 'Importeer historiek' kan je historische gegevens opladen om deze beschikbaar te maken in Lokaal Mandatenbeheer.
We gaan even verder met een klik op de naam van een mandataris.
In de linkerbalk kan je klikken op ‘Detail’. Op die pagina zie je de persoonsgegevens van de mandataris.
Om een nieuw mandaat toe te voegen aan een mandataris, klik je op ‘Voeg een nieuw mandaat toe’.
Je kan de mandataris voor de huidige bestuursperiode als Onafhankelijke registreren. Deze actie wijzigt de fractie naar 'Onafhankelijk' voor alle mandaten.
Tenslotte kan je ook alle mandaten voor een persoon beëindigen met 'Beëindig mandaten'.
Mandataris detail
Dit is het scherm dat je te zien krijgt wanneer de mandataris van een persoon bekijkt. Hier staat in het kort in welke status (mandataris/publicatie), fractie en voor welke periode deze mandataris is aangemaakt. Opgelet! De mandataris kan van toestand veranderen tijdens de bestuursperiode, deze pagina toont de toestand van de mandataris tussen de aangegeven startdatum en einddatum. Zie ook Mandataris Tijdslijn.
Bewerken of verwijderen van een mandataris
Rechts boven op de detail pagina zie je een knop "Bewerk mandataris". Door op deze knop te klikken start er een wizard die je doorheen het aanpassingsproces zal leiden.
Naast de 'bewerk' knop vind je de knop om de mandataris te verwijderen. Je kan een mandataris enkel verwijderen als de mandataris nog niet bekrachtigd is. Als je zo'n bekrachtigde mandataris toch wil verwijderen, neem dan contact met ons op!
Stap 1: vul de nieuwe toestand van de mandataris in
Op het eerste scherm in de wizard vul je de nieuwe toestand van de mandataris in, zoals je wil dat het systeem deze vanaf nu bijhoudt. Hier is het belangrijk dat de startdatum en einddatum gebruikt worden om aan te geven gedurende welke periode deze toestand geldt. Wil je bijvoorbeeld ingeven dat de mandataris verhinderd raakt, geef dan bij de startdatum in wanneer deze verhindering begint.
Bij een verhindering kan je ook een persoon selecteren die deze mandataris zal vervangen.
Stap 2 (enkel bij vervanging): geef de gegevens van de vervanger in
Als je een vervanger geselecteerd hebt, heeft de wizard ook informatie nodig over deze mandataris. De fractie, start en einddatum zijn namelijk niet noodzakelijk dezelfde als voor de verhinderde mandataris.
Stap 3: selecteer de reden van aanpassing en bevestig
De derde stap in de wizard geeft een overzicht van wat er aangepast is.
Bij deze stap is het belangrijk dat je een reden geeft voor de aanpassing. Meestal zijn er 2 opties:
ofwel verandert er iets in aan de toestand van de mandataris (zie tijdslijn). Dan is zowel de vorige toestand belangrijk als de nieuwe toestand en wordt er dus een kaartje toegevoegd aan de tijdslijn.
ofwel maak je een correctie van de mandataris omdat er gegevens verkeerd waren ingevuld. In dat geval wordt er geen kaartje toegevoegd aan de tijdslijn en wordt de mandataris rechtstreeks aangepast.
Kies je voor een aanpassing, dan herhaalt de dialoog nog even de startdatum die je hebt ingegeven voor deze toepassing. Het nieuwe kaartje in de tijdslijn start dan op die datum.
Bij een correctie waarschuwt de dialoog nog even dat de bestaande gegevens overschreven zullen worden:
Onderaan rechts in de dialoog kan je kiezen om de aanpassing te spiegelen naar het OCMW. Dit kan enkel als je gemeente een gespiegeld OCMW heeft EN als je geen aanpassingen hebt gedaan aan deze mandataris die de spiegeling doorbreken (bijvoorbeeld een andere wijziging enkel in OCMW). Eens je deze spiegeling doorbreekt, of kiest om niet te spiegelen zal je voor deze mandataris nooit meer een spiegeling hebben. Je moet dan je aanpassingen herhalen aan de kant van het OCMW.
We raden aan om, als je kan spiegelen, dat altijd te doen.
Stap 4 (enkel bij verhindering): wil je de rangorde van de andere mandatarissen aanpassen?
Als je een mandataris verhinderd hebt, heeft dat waarschijnlijk gevolgen voor de rangorde. Er komt een laatste dialoog die je vraagt of de rangorde van de andere mandatarissen aangepast moet worden. Kies je daarvoor, dan brengt de dialoog je naar de pagina waar je dat kan doen.
Mandataris Tijdslijn
Onderaan de detail pagina van de mandataris wordt er een tijdslijn getoond van de mandataris. Binnen een bestuursperiode kan een mandataris verschillende veranderingen doormaken, bijvoorbeeld
de mandataris verandert van fractie (wordt onafhankelijk)
de mandataris verandert van bestuurlijke status (raakt verhinderd of wordt terug effectief)
het mandaat wordt beëindigd
de mandataris verandert van rangorde
Deze gebeurtenissen worden uitgezet op de tijdslijn en je kan klikken op elk moment op de tijdslijn (kaartje of datum) om de volledige situatie van de mandataris te zien op dat moment. Zo'n kaartje in de tijdslijn stelt dus een bepaalde periode voor waarin de mandataris het mandaat opneemt, als er iets aan de mandataris verandert, wordt er een nieuwe periode gestart.
Bijvoorbeeld in de afbeelding hieronder raakt de mandataris verhinderd op 21-05-2025 en wordt er dus een nieuwe periode gestart in de tijdslijn.
De tijdslijn geeft ook waarschuwingen weer wanneer een van de periodes in de tijdslijn overlapt met het volgende periode of wanneer er een periode stopt voordat de volgende periode start.
De toestand die op het huidige moment actief is wordt aangegeven met een groene 'actief' tag. Bijvoorbeeld, toen de screenshot genomen werd was de eerste periode in de tijdslijn actief, de overige aanpassingen werden al ingegeven als voorbereiding voor toekomstige gebeurtenissen.
Deze 'actief' tag mag niet verward worden met de 'geselecteerde situatie' tag. Het kaartje in de tijdslijn met die tag is de periode van het mandaat die op dit moment weergegeven wordt in de applicatie. Je kan klikken op een kaartje om van huidige situatie te wisselen. Het kaartje met 'Einde' is speciaal in die zin dat het gewoon de einddatum van de laatste periode aangeeft (als die datum gezet is). Klik je hierop, dan ga je dus naar die laatste periode.
Periodes waar er een validatiefout is gevonden worden ook aangegeven in de tijdslijn met de 'validatiefout' tag.
Historiek importeren
In de module Mandatarissen kan je ook bestaande gegevens importeren via de knop 'Importeer' rechtsboven.
Je kan mandatarissen enkel importeren door het opladen van een CSV-bestand. Het CSV-bestand moet bestaan uit de volgende elementen, gescheiden door een komma:
Rijksregisternummer (11 cijfers, zonder markeringen)
Voornaam
Achternaam
Naam van het mandaat
Startdatum van het mandaat
Einddatum van het mandaat*
Fractie van de mandataris
Rangorde*
Beleidsdomeinen*
De elementen die met een ster zijn aangeduid, zijn optioneel in te vullen.
Elke rij in het bestand moet de volgende structuur volgen:
Een voorbeeld van een mogelijke lijn in het bestand:
00000000097,Jos,Janssens,Schepen,2025-01-01T12:00:12.038Z,2030-05-13T11:32:12.038Z,Open VLD,Eerste schepen,Cultuur|Sport en jeugd|Geitestoet
Last updated