Vervanging van een Mandataris

Het gebeurt geregeld dat een mandataris verhinderd raakt tijdens een legislatuur en dat deze mandataris dan vervangen moet worden. Deze pagina beschrijft de stappen die je moet doen om deze situatie juist door te geven in Lokaal Mandatenbeheer.

Als lopend voorbeeld zullen we mandataris Lise-Marie nemen die op datum 02/05/2025 verhinderd raakt als gemeenteraadslid en vanaf 19/05/2025 vervangen word door Hilde.

Voeg de vervanger toe

Onze vervanger is een nieuw lid van de gemeenteraad. We voegen deze toe door op de pagina van de gemeenteraad te klikken op de knop 'Voeg nieuwe mandataris toe'.

We vullen de gegevens in van deze nieuwe mandataris, inclusief de startdatum, fractie en rangorde.

Het systeem zal dan vragen of deze mandataris ook toegevoegd moet worden aan de raad voor maatschappelijk welzijn. Wellicht is dit het geval en kan je 'ja' klikken.

Start een nieuwe periode voor de oude mandataris met status 'verhinderd'

Omdat Lise-Marie verhinderd raakt, moeten we dit zo ingeven in het systeem. Hiervoor maken we gebruik van de 'bewerk' -> 'wijzig huidig mandaat' knop op de pagina van de mandataris, bovenaan rechts:

Het systeem vraagt ons dan naar de nieuwe informatie van de mandataris. We vullen deze in en letten hier in het bijzonder op de datum in het vanaf veld. Standaard staat die op de datum van vandaag, maar we willen daar natuurlijk de datum waarop de verhindering start:

Ook hier vraagt het systeem of deze aanpassing ook geldt voor de raad van maatschappelijk welzijn:

Aanpassen van rangorde

Omdat de mandatarissen in de gemeenteraad met een rangorde werken en de nieuwe mandataris wellicht achteraan aansluit in de rangorde, moeten we de rangorde van de andere gemeenteraadsleden nu corrigeren.

Het systeem herinnert ons daaraan met een popup:

Door op 'ja' te klikken komen we op de interface om de rangorde aan te passen:

Hier moeten we de datum van de aanpassing kiezen in de invulbox bovenaan. We zetten die op de datum van de verhindering.

Dan passen we de rangorde van alle andere onder de verhinderde mandataris aan zodat deze 1 rangorde eerder komen te staan. De rangorde van de verhinderde mandataris laten we staan.

Eens alle rangordes juist staan, kunnen we klikken op de knop boven aan 'Wijzig rangorde'. Het gaat immers om een wijziging van rangordes van de mandatarissen die na de verhinderde mandataris komen. Vroeger hadden ze inderdaad hun oude rangorde, maar door deze aanpassing komen ze eerder in rangorde te staan. Het is dus geen 'correctie' van een fout.

Bekrachtigen van deze aanpassingen

Als we nu terugkeren naar het overzicht van de gemeenteraad zien we dat de rangordes van al deze mandatarissen zijn aangepast en dat al deze mandatarissen, onze verhinderde en vervangende mandataris als 'niet bekrachtigd' zijn aangeduid.

OPGELET: de bekrachtiging kan alleen na publicatie van deze aanpassingen als besluit van de gemeenteraad. Als je gebruik maakt van een extern publicatiepakket moet je dus ook NIET wachten op een bekrachtiging voor je deze mandatarissen kan gebruiken. Zorg eerst voor publicatie van de besluiten en pas wanneer deze publiek beschikbaar staan zal je da mandatarissen kunnen bekrachtigen.

Om de mandatarissen te bekrachtigen, zie Een mandataris bekrachtigen

De verhinderde mandataris komt terug, wat nu?

Als de verhinderde mandataris terugkomt doe dan het volgende:

• beëindig het mandaat van de vervanger (met de juiste einddatum)

• doe het 'omgekeerde' van het stappenplan hierboven voor de verhinderde mandataris:

  • pas de status aan naar 'effectief'

  • pas de rangorde van de andere mandatarissen weer aan naar de oude rangorde

  • bekrachtig de geïmpacteerde mandatarissen opnieuw door het besluit te linken waar de verhinderde mandataris opnieuw effectief wordt.