Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
voor de nieuwste versie van de handleiding, zie linkernavigatie.
Denk even na voor u deze handleiding print! Deze website wordt up-to-date gehouden, een geprinte versie niet.
Staan er fouten in deze handleiding of mis je iets? Neem contact op met GelinktNotuleren@vlaanderen.be. Deze handleiding wordt regelmatig bijgewerkt.
Onze toepassing is geoptimaliseerd voor de browsers Chrome en Firefox. Wij raden dan ook aan een van deze browsers te gebruiken.
In de schermen hieronder ziet u stapsgewijs hoe u een nieuwe zitting kan aanmaken.
Druk op de knop “nieuwe zitting” om een nieuwe zitting aan te maken.
U komt vervolgens terecht op het scherm “Een nieuwe zitting” aanmaken.
Hier kan u het bestuursorgaan kiezen (bijv. Gemeenteraad, College, Vast bureau…). Opgelet, de te selecteren bestuursorganen zijn afhankelijk voor welk bestuur u bent ingelogd.
Vervolgens vult u een locatie en de geplande startdatum van de zitting in en drukt u op de blauwe knop “zitting aanmaken”.
U hebt nu een zitting aangemaakt. Vervolgens kan u deze verder vormgeven.
Staan er fouten in deze handleiding? Neem contact op met gelinktnotuleren@vlaanderen.be. Deze handleiding wordt regelmatig onderhouden.
Onze toepassing is geoptimaliseerd voor de browsers Chrome en Firefox. Wij raden dan ook aan een van deze browsers te gebruiken.
De login van de toepassing wordt geregeld via gebruikersbeheer Vlaanderen.
Om toegang te krijgen tot Gelinkt Notuleren moet u als gebruiker gekend zijn bij Gebruikersbeheer Gelinkt Notuleren. De lokale beheerder van uw bestuur kan u hier toegang tot geven. Meestal is dit de secretaris/algemeen directeur, griffier of iemand die door de organisatie werd aangeduid. U gaat dus best bij hen ten rade als u niet weet wie uw lokale beheerder is.
Volgende rollen en overeenkomstige bevoegdheden kunnen daarbij worden toegekend:
lezer;
ondertekenaar (handtekenbevoegdheid);
publiceerder;
schrijver.
Surf naar https://gelinkt-notuleren.vlaanderen.be/login om veilig naar de applicatie te surfen.
Aanmelden verloopt via het gekende gebruikersbeheer Vlaanderen. Klik op de blauwe knop "meld u aan" om verder te gaan.
Vervolgens verschijnt er een pop-up, die u enkele veilige opties voorstelt om u mee aan te melden.
Zorg dat de instellingen van uw browser goed staan.
Firefox
Bezoek deze link https://support.mozilla.org/nl/kb/instellingen-pop-upblokkering-uitzonderingen-probleemoplossing en kies Pop-upblokkeringsinstellingen.
Chrome
Bezoek deze link https://support.google.com/chrome/answer/95472?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=nl en zoek naar Pop-ups van een specifieke site blokkeren of toestaan. Klik daarna op Pop-ups van een bepaalde site toestaan.
Zorg dat de instellingen van uw browser goed staan.
Contacteer uw lokaal beheerder om uw rol voor de toepassing Gelinkt Notuleren in gebruikersbeheer na te kijken.
Als u de toepassing opent, komt u terecht op onderstaande startpagina.
Deze pagina heeft volgende basisopbouw (zie figuur):
Via de linkernavigatie kan u navigeren tussen zittingen en agendapunten. Er is ook een prullenbak.
Onderaan vindt u de handleiding.
Rechtsboven ziet u hoe u ingelogd bent en enkele actieknoppen, die kunnen wisselen afhankelijk van het scherm waarop u zit.
Op deze homepagina ziet u bijvoorbeeld de knop “Nieuwe zitting” voor het aanmaken van een nieuwe zitting.
Bij het gebruik van de toepassing zal u steeds via een knop linksboven terug naar deze overzichtspagina kunnen navigeren.
Hieronder geven we kort de logica/filosofie van onze applicatie weer. Om te weten hoe iedere stap precies kan uitgevoerd worden, verwijzen we naar de specifieke uitleg nadien.
We starten van de logica dat verschillende agendapunten ontwerpbesluiten bevatten en aan een zitting hangen. Wanneer we dus een zitting wensen voor te bereiden zien we volgende volgorde:
1/ Aanmaken van agendapunten/ontwerpbesluiten via de linkernavigatie “agendapunten”. (Hoe, wat, waar: zie verder)
2/ Als de agendapunten de ontwerpbesluiten bevatten, kunnen we starten met de voorbereiding van de eigenlijke zitting, i.e. het opmaken van de ontwerpagenda via de actie “nieuwe zitting”.
3/ Eens de ontwerpagenda is opgebouwd, kunnen we de deze vervolgens publiceren indien verreist.
Er kan ook gewerkt worden met volgende volgorde:
1/ Aanmaken zitting
2/ Aanmaken agenda in de zitting
3/ Aanvullen van de agendapunten (ontwerpbesluiten) via zitting of rechtstreeks via agendapunten.
4/ Eens de ontwerpagenda is opgebouwd, kunnen we de deze vervolgens publiceren indien verreist.
1/ Als de zitting start, duiden we het begintijdstip van de zitting aan.
2/ Tijdens de zitting maken we extra notities in de notulen van de zitting en notuleren aanwezigen, stemmingen en eventuele onderbrekingen. Er kan een intro en afsluitende tekst verzorgd worden.
3/ Als de zitting afgelopen is, duiden we het eindtijdstip van de zitting aan.
Na de zitting kunnen de nodige handtekeningen worden verzameld via Gelinkt Notuleren en de nodige stukken gepubliceerd en gemeld.
Als u een zitting hebt aangemaakt, kan u de agenda van die zitting bewerken. Scrol naar beneden of navigeer via de linkernavigatie naar “Agenda van de zitting”.
Druk op “Voeg agendapunt toe”.
U komt vervolgens terecht op het scherm “Bewerk agendapunt”.
Via dit scherm kan u de titel en korte beschrijving van een agendapunt aanpassen en/of aanmaken. Dit kan op 2 manieren.
Selecteer een agendapunt concept via de uitvouwlijst.
U krijgt vervolgens de titel van het agendapunt ingevuld en kan het agendapunt bewaren, eventueel na het toevoegen van een beschrijving en de geplande openbaarheid van het punt.
Opgelet: indien er geen agendapunten kunnen worden geselecteerd, zijn er geen agendapunten in de status “concept” beschikbaar, en dient u deze eerst aan te maken (zie hoofdstuk aanmaken agendapunten).
U slaat de stap "Agendapunt concept selecteren" over, en vult zelf de titel en beschrijving van het agendapunt toe. Daarna kan u het agendapunt/ontwerpbesluit verder vorm geven door het agendapunt te bewerken (zie ook https://app.gitbook.com/@abb-vlaanderen/s/gelinkt-notuleren-handleiding/notuleren/een-agendapunt-ontwerpbesluit-aanmaken)
De beschrijving agendapunt wordt meegenomen in de publicatie van de agenda.
Zie agendapunten toevoegen aan een zitting om een agenda op te maken.
Vialinks van het agendapunt kan u het agendapunt verslepen naar boven of beneden.
Je kan de aanwezigen en afwezigen bij het begin van de zitting aanduiden. Er is momenteel geen mogelijkheid om een onderscheid te maken tussen verontschuldigd en/of afwezig.
Aanwezigen worden gehaald uit de mandatendatabank. De secretaris van een zitting komt uit de leidinggevendendatabank. Deze kan aangepast worden in het loket.
De betrokken mandatarissen dienen als "effectief" of "waarnemend" aangeduid in de mandatendatabank, anders verschijnen deze niet. Deze status kan via het loket correct worden gezet in de mandatendatabank.
Stappen:
- u gaat naar "corrigeer fouten" zoals aangegeven in de handleiding hier: https://loket.lokaalbestuur.vlaanderen.be/handleiding/#mandatenbeheer
Opgelet: wat u vandaag aanpast in de mandatendatabank zal u de dag erna kunnen gebruiken in de toepassing Gelinkt Notuleren.
De aanwezigen/afwezigen worden overgenomen per agendapunt. Deze dienen wel nog bevestigd te worden. Zij kunnen op dat moment ook aangepast worden, mocht dat nodig zijn.
- u selecteert de status in de selectbox die eruit ziet als volgt:
Het is mogelijk om extra informatie te noteren bij het begin of einde van de zitting. Dit kan in volgende tekstvelden (zie afbeeldingen). Er is geen selectie van template nodig in deze tekstvelden.
Een zitting kan vandaag niet verwijderd worden. Indien u een foute zitting aanmaakte kan u starten met een nieuwe. Neem eventueel contact met ons op om uw fout aangemaakte zitting definitief te verwijderen.
Ga in de zitting naar punt 1 “Beheer algemene informatie over de zitting” en vul de eindduur van de zitting in. Druk vervolgens op de blauwe knop.
Werken met een sjabloon in een ontwerpbesluit/agendapunt.
Ga naar het algemene overzicht en klik in de linkernavigatie op "Agendapunten". Hier ziet u een overzicht van de aangemaakte agendapunten. Druk vervolgens op "Nieuw agendapunt" of een bestaand agendapunt.
Klik op de gele tekst.
Aan de rechterkant verschijnen enkele sjablonen die u kan selecteren. Selecteer of “Generiek besluit klassieke stijl” indien u een ontwerpbesluit wenst te maken met de bewoordingen “Overwegende dat” “Gelet op”. Selecteer “Generiek besluit Nieuwe stijl” indien u de moderne variant verkiest.
U krijgt vervolgens een template-structuur die u kan aanvullen.
Een ontwerpbesluit (agendapunt) opmaken o.b.v. een sjabloon.
Voor het toevoegen van een agendapunt/ontwerpbesluit en het selecteren van een template - zie hoger.
Klik op de titel “Geef openbare titel besluit op” en geef een titel voor uw ontwerpbesluit in.
In het veld “Naamloos document”, geeft u de titel van het agendapunt in.
Geef eventueel een korte omschrijving in voor het ontwerpbesluit. Indien u dit niet wenst kan u de betreffende tekst verwijderen.
U selecteert het deel dat u wenst te verwijderen en drukt op “Backspace”.
Een tabel invoegen kan via de toolbar (zie afbeelding). Klik op het desbetreffende icoon en voeg een tabel toe.
U kan rijen en kolommen toevoegen door in de tabel te gaan staan en terug op het desbetreffende icoon te drukken. U krijgt verschillende mogelijkheden om een kolom of rij in te voegen of verwijderen.
U kan de tabel bewerken en aanvullen via de tab. Als u klaar bent met de tabel te bewerken, gaat u via “tab” uit de tabel.
U kan ook een tabel kopiëren en plakken uit bijv. Word. De tabel wordt dan opgenomen als “afbeelding”.
Bij deze optie kan de tabel niet bewerkt worden, want het document en de tabel in Gelinkt Notuleren worden dan niet als brondocument beschouwd. Aanpassingen dienen te gebeuren via een aanpassing in het oorspronkelijke document en een nieuwe kopieer/plak actie.
(in opbouw)
Via een aangepaste rechternavigatie kan u artikelen toevoegen, verwijderen en van plaats verwisselen.
Je kan een agendapunt in iedere status clonen (concept, geagendeerd, gepubliceerd).
Het nieuwe agendapunt heeft een nieuwe titel (zijnde Kopie van [originele titel]).
In een agendapunt/ontwerpbesluit bevinden zich naast de blauwe bewaar knop "Bestand acties". Daarin vindt u de actie "Kopieer agendapunt".
Het kopiëren van een agendapunt genereert een kopie, met als titel "Kopie van" en aangepaste RDFA tags. In technische zin is het dus geen heuse kopie.
U kan dit vervolgens bewerken en eventueel aan een andere zitting koppelen.
Het toevoegen van een besluittype is nodig om de publicatie en melding correct te laten verlopen.
Als u een agendapunt aan het bewerken bent, ziet u aan de rechterkant van de pagina de mogelijkheid om een besluittype toe te voegen.
Indien u dit niet direct ziet, drukt u 1 maal willekeurig in de tekst, waarna u rechts de mogelijkheid krijgt om een besluittype toe te voegen.
Een besluittype bevat soms sub-types. U krijgt dan een tweede uitvouwveld, waar u het detail kan aanduiden, bijvoorbeeld "Retributieglement" is een sub-type van "Reglementen en Verordeningen".
Hoe controleren of ik een besluittype heb toegevoegd?
Als u het scherm m.b.t. het besluittype aan de rechterkant ziet (zie hoger), dan ziet u een blauwe knop “Voeg in” wanneer u nog geen besluittype hebt toegevoegd aan het ontwerpbesluit/agendapunt.
Ziet u een blauwe knop “Pas aan”, hebt u wel reeds een besluittype toegevoegd.
U kan ook via de “Toon Annotaties” controleren of besluittype in de hoofding aanwezig is met een versleutelde string. Zie afbeelding hieronder ter illustratie:
In het overzicht “agendapunten” kan u de status van een agendapunt consulteren.
Om naar de backoffice omgeving van “Ondertekenen en Publiceren” te gaan, gaat u naar de desbetreffende zitting en klik rechtsboven op de knop “Ondertekenen en publiceren”.
Er zijn verschillende elementen die u hier kan ondertekenen en publiceren. De applicatie legt geen vereisten op. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de ondertekening van het authentieke document buiten de applicatie te organiseren.
De gelinkte publicatieplicht wijzigt op zich niets aan de de publicatieregels zoals vastgelegd in het DLB.
Raadpleeg het handig overzicht van de publicatie- en/of meldingsplichtige besluiten en documenten.
Stel dat je een "Ontwerpagenda" dient te ondertekenen en publiceren. Dan gaat u in de backoffice publicatie-omgeving in de rechternavigatie naar “Agenda”, waarna de verschillende mogelijkheden verschijnen.
Klik op de Ontwerpagenda, zodat het scherm uitklapt. U ziet op het scherm:
een voorvertoning van de ontwerpagenda;
de mogelijkheid om de ontwerpagenda te tekenen;
de mogelijkheid om de ontwerpagenda te publiceren.
Nadat u visueel gecontroleerd hebt of de agenda volledig is, kan u op “Onderteken ontwerpagenda” klikken.
Opgelet: hiervoor dient u de rol “Ondertekenaar” te hebben in "Gebruikersbeheer".
U krijgt vervolgens een scherm met nogmaals een overzicht van de agenda en kan de ondertekening bevestigen.
Een tweede ondertekening kan door een ander bevoegd persoon op dezelfde manier tot stand komen.
Op een analoge manier als het ondertekenen, kan u publiceren. U krijgt vervolgens een link naar de publieke publicatieomgeving van Gelinkt notuleren (zie afbeelding hieronder).
Op het scherm ziet u ook dat de statussen aangepast werden.
De publicatie is na een 5-tal minuten beschikbaar op de publieke omgeving.
Neen, de gelinkte publicatieplicht wijzigt op zich niets aan de de publicatieregels zoals vastgelegd in het DLB.
Voorbeeld: Voor het college van burgemeester en schepenen gaat het inderdaad om besluitenlijsten, reglementen en verordeningen (incl. een eventuele deontologische code) die gepubliceerd moeten worden.
Een handig overzicht van de publicatie- en/of meldingsplichtige besluiten en documenten vind je hier: https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/sites/default/files/public/thema/werking_bestuur/2019_Publicatie_meldingsplicht.pdf
Het streefdoel van digitalisering is om niet te printen natuurlijk. We begrijpen echter dat in de overgang naar verdere digitalisering bepaalde stappen misschien toch de printfunctionaliteit benoden.
Onze toepassing is geoptimaliseerd voor de browsers Chrome en Firefox. Wij raden dan ook aan een van deze browsers te gebruiken.
U kan printen naar een fysieke printer en/of een .pdf document.
In basis gebruikt u daarbij de printfunctionaliteit van uw browser. In Chrome bijv. zijn de stappen beschreven in de 2 schermen hieronder.
In de publicatie-omgeving, hebben we voor het printen van specifieke uittreksels een print-knop voorzien. Deze knop geeft u een opgeschoonde print-lay-out, die u vervolgens via de browser kan printen. (zie schermafbeeldingen hieronder)
Het register van bekendmakingen legt de bekendmaking en de datum van bekendmaking van de reglementen en de verordeningen vast, en bepaalt zo de inwerkingtreding van lokale reglementen en verordeningen
Dit document omvat een verwijzing naar :
Het wetgevend kader m.b.t. het Register van Bekendmakingen
Een beschrijving van het daartoe gebruikte systeem, i.c. Gelinkt Notuleren.
Voortdurende verbeteringen die we voorzien in het kader van het Register van Bekendmakingen.
Het Besluit van de Vlaamse Regering tot wijziging van het BVR Bekendmaking is van kracht sinds 6 juli 2023. U kan dit wijzigingsbesluit hier vinden. In de nota aan de regering is uitleg gegeven over de doorgevoerde wijzigingen.
Dit besluit creëert de mogelijkheid om via een digitaal systeem te voldoen aan de verplichting tot het bijhouden van een register van bekendmaking van reglementen en verordeningen.
In het BVR worden hieraan enkele voorwaarden gekoppeld, dus het is niet zo dat wie op dit moment gelinkt publiceert en meldt door middel van een publicatieomgeving, ‘automatisch’ voldoet aan de verplichtingen rond het register van bekendmakingen.
Meer informatie over het register van bekenmakingen : https://www.vlaanderen.be/lokaal-bestuur/publicatieplicht#q-7dcc3db5-7b22-44fd-bf57-d2a21a1322ab
Meer informatie over de publicatieplicht : https://www.vlaanderen.be/lokaal-bestuur/publicatieplicht#q-7dcc3db5-7b22-44fd-bf57-d2a21a1322ab
Hieronder de beschrijving van de werking van het systeem binnen de toepassing "Gelinkt Notuleren" en haar overeenkomstig publicatieplatform. De beschrijving heeft inzicht hoe aan de voorwaarden van het BVR wordt voldaan.
Per toepassing die dienst doet als Register van Bekendmakingen, zal een dergelijke beschrijving ontsloten dienen te worden.
De applicatie “Gelinkt Notuleren” helpt lokale besturen met het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda’s, besluiten en notulen volgens het gelinkt open data principe.
Gelinkt Notuleren is een toepassing met gebruikersrechten en rollen. De toegang is dus beperkt en wordt gecontroleerd door Gebruikersbeheer (i.e. ACM/IDM accreditatie beheer.) Alleen geautoriseerd personeel van de lokale overheden heeft m.a.w. toegang tot de Gelinkt Notuleren mediteer-omgeving op basis van de hun toegekende gebruikersrol.
Documenten worden altijd aangemaakt in een "concept" status. Dit betekent dat gebruikers met de juiste machtigingen inhoud kunnen bewerken. Deze bewerkingen zijn traceerbaar dankzij uitgebreide (versleutelde) logging van onze databasetransacties.
Zodra een document klaar is, zal een gebruiker een zogenaamde "publicatie-actie" uitvoeren. Dit kan een van de volgende twee acties zijn:
ondertekenen van het document
publiceren van het document
Zodra een actie is uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van dat document gemaakt en opgeslagen, en is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
een volledige kopie van de inhoud van het document (in html-formaat) op het moment dat de actie werd uitgevoerd
de uri (een unieke identificatie) van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd
de tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd
Een unieke sleutel (sha-256 hash-key) die toelaat het document o.b.v. bovengenoemde 3 elementen uniek te definïeren, wordt aangemaakt en opgeslagen. Deze maakt het mogelijk om de uniciteit en authenticiteit van de bundel na te gaan. Elke bundel en haar unieke sleutel worden voor altijd bewaard.
Voor gebruikers van de Gelinkt Notuleren-publicatie-omgeving wordt dit als volgt gevisualiseerd:
De actie "publiceren" creëert een nieuwe bundel, met opnieuw een momentopname van de inhoud op het moment van publiceren. ALLEEN deze publicatiebundels worden naar het publicatieplatform (https://publicatie.gelinkt-notuleren.vlaanderen.be/) gestuurd. Dit betekent dat het publicatieplatform de enige gepubliceerde versie van elk gepubliceerd document bevat. Dus:
de inhoud
de URI van de gebruiker die het gepubliceerd heeft
de tijdstempel en de hash van deze laatste drie elementen.
De documenten (bundel) zijn via dit aparte publicatie-platform publiek beschikbaar (leesbaar) en worden gehost in een beveiligde omgeving (zie infra - informatiekader).
We visualiseren op het publicatieplatform de inhoud en de datum (niet de volledige tijdstempel) van publicatie. De volledige informatie kan steeds opgevraagd worden via onze helpdesk.
Beveiligde Omgeving
De servers met daarop de logs en documenten zijn beveiligd toegankelijk voor een beperkt aantal personen. Toegang wordt bijgehouden in een extra log.
Er is een dagelijkse full-back-up van de servers voorzien.
De servers bevinden zich in Europa (Nürnberg en Falkenstein) en zijn van een Europese leverancier.
Een technisch beheerder kan de (intern beschikbare) logs consulteren, en desgewenst de volledige gegevens voor elk gepubliceerd document leveren, welke er als volgt uitzien:
Dit is een schermafbeelding van ons interne databasebeheersysteem (testomgeving). Zichtbaar op de afbeelding is dat we de genoemde informatie opslaan en we er eenvoudig toegang toe hebben voor een bepaalde publicatie.
Bovenstaande beschrijving voldoet aan de door het BVR opgelegde vereisten dat documenten uniek identificeerbaar zijn, en onmerkbare veranderingen redelijkerwijs zijn uitgesloten voor het register van bekendmakingen via Gelinkt Notuleren.
We werken steeds verder aan mogelijke optimalisaties van onze omgevingen. Zo staan volgende acties op onze roadmap met betrekking tot het Register van Bekendmakingen:
We zetten logs en documenten op gescheiden omgevingen als extra drempel voor toegang tot zowel logs én documenten.
Uittreksels uit het register zijn door een eindgebruiker rechtstreeks consulteerbaar via het publicatieplatform van Gelinkt Notuleren.
We voorzien een verfijnd digitaal equivalent van de doorlopende nummering, zijnde de hash-key van het vorige document gebruiken we als vierde element bij het het genereren van de hash-key van het nieuwe document.
De taal van de Gelinkt Notuleren-toepassing wordt bepaald door de taal van uw browser. Indien uw browser op "Engels" staat, zal de navigatie in de toepassing ook in het Engels staan.
Hoe dit oplossen in Google Chrome?
Hoe dit oplossen in Mozilla Firefox?
Waarvoor dient de toepassing Gelinkt Notuleren?
De applicatie “Gelinkt Notuleren” helpt lokale besturen met het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda’s, besluiten en notulen volgens het gelinkt open data principe.
Het bouwt op informatie uit o.m. de Vlaamse Codex, de mandatendatabank en leidinggevendendatabank.
Op deze pagina's (zie linkernavigatie) vindt u een praktische handleiding.
Meer informatie over Gelinkt Publiceren en voldoen aan de gelinkte publicatieplicht:
Gelinkt Notuleren is deel van het project LBLOD.
Onze toepassingen zijn geoptimaliseerd voor de browsers Chrome en Firefox. Wij raden dan ook aan een van deze browsers te gebruiken.
Voor de nieuwe handleiding, zie linkernavigatie.
Het doel van de applicatie Gelinkt Notuleren is om lokale besturen te ondersteunen bij het nakomen van de publicatieplicht vanaf 2019 — Decreet Lokaal Bestuur. Gelinkt Notuleren is deel van het project LBLOD.
Wat Gelinkt Notuleren voor u kan doen:
Opmaken en publiceren van agenda's, besluiten en notulen voor Lokale Besturen;
Online, veilig en authentiek bewaren van uw documenten.
Automatisch aanvullen van de mandatendatabank bij het publiceren van uw notulen.
Met het juiste niveau van beveiliging documenten (publiek) ter beschikking stellen
Denk even na voor u deze handleiding print! De bomen zullen u dankbaar zijn. We raden printen ten zeerste af — deze website wordt up to date gehouden, een geprinte versie niet.
Staan er fouten in deze handleiding? Neem contact op met GelinktNotuleren@vlaanderen.be. Deze handleiding wordt regelmatig onderhouden.
Het is niet verplicht om Gelinkt Notuleren te gebruiken. Er zijn drie manieren om te voldoen aan de nieuwe publicatieplicht — Decreet Lokaal Bestuur vanaf 1 januari 2019. Meer informatie over publiceren en melden kan je hier vinden:
Het is niet verplicht om Gelinkt Notuleren te gebruiken. Er zijn drie manieren om te voldoen aan de nieuwe publicatieplicht — Decreet Lokaal Bestuur vanaf 1 januari 2019. Meer informatie over publiceren en melden kan je hier vinden:
Om toegang te krijgen tot Gelinkt Notuleren, moet u als gebruiker gekend zijn bij het gebruikersbeheer Gelinkt Notuleren. De lokale beheerder die in elk bestuur aanwezig is kan u hier toegang tot geven. Meestal is dit de secretaris/algemeen directeur, griffier of iemand die door de organisatie werd aangeduid. U gaat dus best bij hen ten rade als u niet weet wie uw lokale beheerder is.
Surf naar https://gelinkt-notuleren.vlaanderen.be/login om veilig naar de applicatie te surfen.
Om optimaal gebruik te maken van onze applicatie, gebruikt u best Chrome of Firefox.
Het kan echter dat bepaalde functionaliteiten niet (volledig) werken zoals het hoort. Mocht u dit opmerken, kunt u ons dit altijd laten weten via:
Aanmelden verloopt via het gekende gebruikersbeheer Vlaanderen. Klik op de blauwe knop "meld u aan" om verder te gaan.
Vervolgens verschijnt er een pop-up, die u enkele veilige opties voorstelt om u mee aan te melden.
Zorg dat de instellingen van uw browser goed staan.
Firefox
Bezoek deze link https://support.mozilla.org/nl/kb/instellingen-pop-upblokkering-uitzonderingen-probleemoplossing en kies Pop-upblokkeringsinstellingen.
Chrome
Bezoek deze link https://support.google.com/chrome/answer/95472?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=nl en zoek naar Pop-ups van een specifieke site blokkeren of toestaan. Klik daarna op Pop-ups van een bepaalde site toestaan.
Zorg dat de instellingen van uw browser goed staan.
Ga naar gebruikersbeheer voor meer informatie.
Als u de toepassing voor de eerste maal opent komt u terecht op het Zittingen overzicht. Aan de linkerzijde van de pagina vind u de navigatie met de elementen:
Zittingen
Agendapunten
Prullenmand
Op het tabblad "Zittingen" vindt u al de notulen die in voorbereiding of in behandeling zijn.
U kan op dit tabblad een nieuwe zitting voorbereiden of aan een reeds bestaande zitting verder werken.
Op het tabblad "Agendapunten" vindt u al de agendapunten in voorbereiding, die nog niet geagendeerd zijn.
U kan op dit tabblad een nieuw agendapunt voorbereiden of zoeken naar en verder werken aan een reeds bestaand agendapunt.
Op het tabblad "Prullenmand" vindt u al de agendapunten in voorbereiding die niet meer geagendeerd worden.
Een agendapunt in voorbereiding kan enkel naar de prullenmand verplaatst worden als het agendapunt nog niet geagendeerd werd.
Een agendapunt verplaatsen naar de prullenmand komt later in de handleiding aan bod, onder hoofdstuk: 3.1.3 Een agendapunt verplaatsen naar de prullenmand.
U kan één of meerdere agendapunten in de prullenmand herstellen door de gekozen agendapunten aan te vinken en op de knop "Herstel geselecteerde documenten" te klikken.
De tekstverwerker Gelinkt Notuleren werd gemaakt om ervoor te zorgen dat u informatie maar één keer hoeft in te geven, en dat die informatie doorstroomt naar relevante plaatsen zoals:
het Loket voor Lokale Besturen en de mandatendatabank.
Gelinkt Notuleren voegt annotaties toe aan uw notulen, om ze machineleesbaar te maken. Op die manier kan de informatie automatisch doorgestuurd worden naar de relevante plekken. U kan de onderliggende annotaties aanroepen door sjablonen in te voegen, en deze aan te vullen. De annotaties kan u op elk moment onthullen met de knop 'Toon annotaties' in de rechterbovenhoek van het werkblad.
Verwijder annotaties niet zomaar
De annotaties zijn niet optioneel, tenzij het expliciet bij staat. Indien de informatie die u wil laten doorstromen niet in een invulveld veld staat, kan de tesktverwerker dit niet oppikken en laten doorstromen.
Voor het vinden van bepaalde wetgeving in de codex dienen de juiste zoekwoorden opgegeven te worden. Hieronder een overzichtje van veelvoorkomende wetgeving:
3.1.1 - Een nieuw agendapunt maken op het tabblad Agendapunten
Op het tabblad 'Agendapunten' kan u de voorbereiding van een nieuw agendapunt starten door op de blauwe knop: 'Nieuw agendapunt' in de rechterbovenhoek te klikken.
Een nieuw agendapunt maken in een zitting
Als u rechtstreeks in de notulen van een zitting een nieuw agendapunt wil maken, kan dat ook. Details vind u onder hoofdstuk: 3.2. Werken met Zittingen.
3.1.3 Een agendapunt zoeken
Door in de zoekbalk te klikken kan u zoeken naar eerder voorbereidde agendapunten. Momenteel kan u enkel zoeken op de titel van het agendapunt.
3.1.4 Een agendapunt voorbereiden
Door een nieuw agendapunt aan te maken via de knop of door op de titel van een agendapunt te klikken, opent u de editor. Hier kan u aan de hand van sjablonen op een eenvoudige manier een agendapunt digitaal annoteren.
Kies één van de 3 opties om een sjabloon in te voeren aan de rechterkant:
Vrije tekst
Generiek besluit (klassieke stijl)
Generiek besluit (nieuwe stijl)2.1 Zittingen(-overzicht)
Een vrij in te vullen sjabloon, beperkt tot tekst.
Het sjabloon generieke besluit in klassieke stijl verwacht de volgende gegevens : • Openbare titel besluit • Titel besluit • Korte openbare beschrijving • Bestuursorgaan • Juridische grond • motivering • Een beslissing met minstens één artikel
Het sjabloon generieke besluit in de nieuwe stijl verwacht de volgende gegevens : • Openbare titel besluit • Titel besluit • Korte openbare beschrijving • Bestuursorgaan • Bevoegdheid: rechtsgrond • Juridische context • Feitelijke context en argumentatie • motivering • Een beslissing met minstens één artikel
Je kan hier op de knop 'toon annotaties' klikken om het invullen van de sjablonen te verduidelijken.
Bewaar een agendapunt door in de rechterbovenhoek op de blauwe knop 'Bewaar' te klikken.
Let op! Je moet een Titel invullen voor je een agendapunt kan opslaan. Klik op 'Naamloos document' in de linkerbovenhoek en op 'Bewaar' rechts.
3.1.5 - Een agendapunt verplaatsen naar de prullenmand
Open eerst de voorbereiding van agendapunt door op de titel te klikken in het tabblad Agendapunten. Een agendapunt dat reeds geagendeerd werd in de notulen van een zitting kan je niet meer verplaatsen naar de prullenmand.
Als je in de rechterbovenhoek van een agendapunt in de op 'Bestand acties' te klikken en de optie 'Naar prullenmand' te kiezen verplaats je de voorbereiding opgeslagen agendapunt naar de prullenmand.
Een nieuwe zitting voorbereiden
Op het tabblad 'Zittingen' kan u de voorbereiding van een nieuwe zitting starten door op de blauwe knop: 'Nieuwe zitting' in de rechterbovenhoek te klikken.
In de editor die opent kan u de zitting voorbereiden.
U kan ook kiezen om in het overzicht van het tabblad 'Zittingen' verder te werken aan reeds bestaande notulen, u kan een bestaande zitting openen door op de titel te klikken.
3.2.1 - Algemene informatie over de zitting beheren
Klik op 'Beheer algemene zittingsdata', hier kan je de algemene informatie van de zitting aan vullen.
Selecteer een bestuursorgaan: kies door eenmaal in het 'Selecteer bestuursorgaan' vak te klikken en uit de lijst door op het correcte orgaan te klikken. Vul indien gekend ook de geplande datum en het uur van de zitting hier aan.
Let op dat je bij het selecteren van het bestuursorgaan de correcte periode kiest.
3.2.2 - Aanwezigen bij de start van de zitting beheren
Bij de aanvang van de zitting kan je hier de afwezigen afvinken, daarnaast kan je hier ook de voorzitter en de secretaris van de zitting aanduiden. Klik in het corresponderende tekst vak en selecteer door in de lijst te klikken.
Bewaar deze gegevens door op de blauwe knop te klikken.
3.2.3 - Agenda van de zitting beheren
Door op 'Beheer agenda ' te klikken opent het overzicht met de agendapunten van de zitting. Een agendapunt agenderen doe je door op de blauwe knop 'Voeg agendapunt toe ' in de rechterbovenhoek te klikken.
Je kan kiezen om een reeds voorbereid agendapunt hier te agenderen, klik in het tekst vak: 'Nieuw agendapunt opstellen of bestaand agendapunt selecteren'.
Als alternatief kan je hier een nieuw agendapunt aanmaken: vul een titel en beschrijving in in de corresponderende tekstvakken en duid aan of het agendapunt al dan niet openbaar is.
Het aanvullen van een agendapunt dat rechtstreeks in de notulen werd aangemaakt doe je door de agenda op te slaan en in de editor op 'Voeg sjabloon in' in het kader Inhoud te klikken. De stappen volgen hierna het aanmaken van een agendapunt zoals beschreven in: 3.1 Werken met agendapunten.
Om af te ronden kan je de positie in de van het agendapunt in de notulen verhogen of verlagen naar gelang de gewenste volgorde van verloop.
Beheer voor elk geagendeerd punt apart de aanwezigen door in de editor onder het corresponderende agendapunt op 'Beheer aanwezigen' te klikken.
Eens de aanwezigen werden opgeslagen kan er overgegaan worden tot de stemming.
Klik op 'Nieuwe stemming', vul het formulier aan, en bewaar door onderaan op de blauwe knop te klikken.
Door op de knop 'Ondertekenen en publiceren' in de rechterbovenhoek van de editor te klikken krijg je een overzicht van de notulen te zien. Klik op een tabblad om de details ervan te zien.
Als je de knop 'Ondertekenen en publiceren' niet ziet, kijk goed na dat alle gegevens correct zijn aangevuld.
Deze functionaliteit is later beschikbaar.
Vul automatisch de mandatendatabank aan bij het publiceren van uw notulen. De mandaten worden gepubliceerd op https://loket.lokaalbestuur.vlaanderen.be voor de Vlaamse Overheid en aangevuld op http://mandaten.lokaalbestuur.vlaanderen.be voor de burgers.
De tekstverwerker herkent automatisch de juiste mandatarissen in uw besluiten;
maak gebruik van sjablonen voor het wijzigen van mandaten;
wijzigingen in mandaten worden bij publicatie automatisch up-to-date gebracht in de mandatendatabank.
Om toegang te krijgen tot Gelinkt Notuleren, moet u de nodige toegangsrechten gekregen hebben via het gebruikers- en toegangsbeheer. Dit gebeurt door de lokale beheerder die in elk bestuur aanwezig is. Meestal is dit de secretaris/algemeen directeur, griffier of iemand die door de organisatie werd aangeduid. U gaat dus best bij hen ten rade als u niet weet wie uw lokale beheerder is.
Om als lokale beheerder rechten toe te kennen aan gebruikers, surft u naar https://vo-gebruikersbeheer.vlaanderen.be.
Meld u aan met uw favoriete aanmeldingssysteem:
Kies vervolgens de juiste doelgroep, en het bestuur waar u zich voor wil aanmelden.
Klik op 'snel rechten toekennen', om te starten.
U krijgt een overzicht te zien, waar u kan zoeken naar de juiste persoon.
Vervolgens kan u voor de geselecteerde persoon de juiste rechten zoeken. Zoek naar "Gelinkt Notuleren".
Klik op "Gelinkt Notuleren" om rechten toe te kennen. Dit gebeurt op basis van context (niet meer op basis van rol zoals vroeger).
U kan een gebruiker tot bepaalde onderdelen van de applicatie toegang verlenen of ontkennen aan de hand van die contexten. Eens een gebruiker toegang heeft tot een bepaalde context, kan deze gebruiker alle acties uitvoeren voor de bijbehorende onderdelen. Een gebruiker kan rechten krijgen voor meerdere contexten.
Er zijn 4 profielen voor deze applicatie:
Schrijver
Rol: opmaken van de notulen.
Ondertekenaar
Rol: voorbehouden voor wie de notulen mag ondertekenen. Dat zal dus in de meeste gevallen de algemeen directeur zijn en de burgemeester of voorzitter van de gemeenteraad.
Publiceerder
Rol: publicatie van de agenda, de besluitenlijst, de notulen (openbaar gemaakt).
Sjablonen valideerder
Het is op termijn ook mogelijk om eigen sjablonen aan te maken, wie die context heeft zal die kunnen aanmaken.
Geef ook een reden op om het recht toe te kennen.
U wordt gevraagd om het toekennen van rechten te bevestigen, waarna een boodschap verschijnt indien het proces met succes voltooid werd.
Indien er zich een probleem voordoet, neem contact op met: gebruikersbeheer Vlaanderen.
Staan er fouten in deze handleiding? Neem contact op met: GelinktNotuleren@vlaanderen.be
Het agendapunt blijft zichtbaar in het overzicht van agendapunten.
Het agendapunt verwijderen van een zitting wijzigt de status van het agendapunt van “geagendeerd” naar “concept” en verwijdert de gekoppelde zitting. Zo is het agendapunt niet meer zichtbaar in de niet-gepubliceerde agenda van de zitting. Het agendapunt blijft zichtbaar in het overzicht van agendapunten.
Ga naar het betreffende agendapunt in de zitting en druk “Bewerk agendapunt”. Klik vervolgens op “Verwijder agendapunt” rechtsonder van het scherm.
Wet/decreet/...
aanbevolen zoekterm
Nieuwe gemeentewet
gecoordineerde wetten Nieuwe Gemeentewet
Voor u start met het gebruik van onze applicatie Gelinkt Notuleren, zijn onderstaande stappen te doorlopen.
Voor u start, dienen volgende stappen overlopen te worden:
Gebruikersbeheer - rechten toekennen voor de applicatie Gelinkt Notuleren voor de betrokken personen in uw organisatie. Gebruikersbeheer Vlaanderen is de generieke ACM/IDM applicatie van Vlaanderen voor het inregelen van gebruikersrechten en rollen voor verschillende beschikbare applicaties zoals Gelinkt Notuleren, de algemeen beheerder is standaard de algemeen directeur van de gemeente.
Volgende rollen en overeenkomstige bevoegdheden zijn mogelijk:
lezer;
ondertekenaar (handtekenbevoegdheid);
publiceerder;
schrijver.
Om in de toekomst in productie de meldingen te laten doorstromen van “Gelinkt Notuleren” naar het loket, vul je dit aanvraagformulier in.
Naam leverancier = ABB (gebruik van Applicatie "Gelinkt Notuleren")
Als u dit doet, zorgen wij ervoor dat bij het publiceren de melding wordt klaargezet in het loket wanneer deze - o.b.v. het besluittype - valabel is.
Dit is normaal reeds gebeurd. U merkt bij de opmaak van een zitting dat de aanwezigen, secretaris en voorzitter correct kunnen worden aangeduid als dit in orde is.
Opgelet: mandaten dienen steeds op actief te staan voor de juiste periode, anders worden deze niet opgenomen bij de aanwezigen van een zitting.
Bij vragen en/of onduidelijkheden, kan u ons steeds contacteren voor ondersteuning via mail: gelinktnotuleren@vlaanderen.be. Wij proberen u zo snel mogelijk te antwoorden.
De mogelijke rechtsgronden die een gebruiker vanuit Gelinkt Notuleren kan oproepen bij het notuleren kunnen ingedeeld worden in 3 categorieën met dalende urgentie/belangrijkheid van 1 naar 3:
Categorie 1: wet - decreet – koninklijk besluit - besluit van de Vlaamse regering – ministerieel besluit – omzendbrief;
Categorie 2: verdrag – Grondwet – grondwetswijziging – samenwerkingsakkoord – wetboek – gecoördineerde wetten – bijzondere wet – genummerd koninklijk besluit;
Categorie 3: protocol – besluit van een ambtenaar - andere.
De teksteditor zal automatisch triggeren op bepaalde woorden om de overeenkomstige regelgeving te suggereren. Gerelateerde triggers in besluit:motivering zijn:
wetboek [words to search for];
wet [words to search for];
grondwet grondwetswijziging [words to search for];
gecoordineerde wetten [words to search for].
Wanneer je het woord ‘wet’ typt dan neemt die altijd het voorgaande woord op in de markering. Dit gebeurt, omdat die zoekt naar de laatste 3 triggers in de tabel. Dat de achterliggende woorden na ‘wet’ worden gemarkeerd, is verwacht gedrag. Zolang ‘wet’ in een groep tekens voorkomt, zal deze trigger gebeuren (bv. ‘aqwzxwetmplkj’).
We bekijken in een volgende versie om deze triggers wat te verfijnen, zodat deze enkel triggeren bij de scenario's uit de tabel en niet bij een vaak gebruikt woord zoals ‘weten’.
Typ in het hieronder aangeduide tekstveld uw verwijzing in (bijv. decreet over, wet over…).
Als u start met typen verschijnt er na 2-3 woorden op de rechterkant een zoek- en resultatenveld.
U kan aan de rechterzijde uw zoekterm of het type document (wet, decreet, kb…) aanpassen om uw zoekresultaten te beïnvloeden.
Volgende types zijn aanwezig:
Indien u een bepaald artikel wenst toe te voegen, kan u het gevonden citaat openen via “Open citaat”.
U krijgt een groter scherm waar u:
specifiek naar een artikelnummer kan zoeken;
kan verwijzen naar het hele document;
het specifieke artikelnummer kan toevoegen;
het aantal gevisualiseerde resultaten kan uitbreiden (zie ook nummers in afbeelding).
Voor het vinden van bepaalde wetgeving in de codex dienen de juiste zoekwoorden opgegeven te worden. Hieronder een overzicht van veelvoorkomende wetgeving:
De ondersteunde types zijn gedocumenteerd op .
Via het icoon voegt u direct een verwijzing toe in de tekst en kan u opnieuw starten voor een nieuwe verwijzing toe te voegen.
Wet/decreet/... | aanbevolen zoekterm |
Nieuwe gemeentewet |
gecoordineerde wetten
Ga in de linkernavigatie naar tabblad "Agendapunten".
Druk vervolgens op de knop “Nieuw agendapunt” rechtsboven.
U krijgt een editor te zien. Om een agendapunt correct op te maken zijn volgende elementen minimaal vereist om een publicatie/melding te kunnen initiëren:
een sjabloon toevoegen (heden : klassiek of modern);
minstens de titel van het ontwerpbesluit-sjabloon invullen;
een besluittype toevoegen;
een titel aan het agendapunt geven.
Een bijlage toevoegen aan een besluit
Bijlagen worden idealiter toegevoegd via een extra sjabloon, en geannoteerd zoals het oorspronkelijke reglement.
Soms kan het ook handig zijn om een bijlage in .pdf toe te voegen, omdat de editor niet toelaat deze anders toe te voegen. bijv. een illustratie bij de tekst of een jaarrekening kunnen vandaag als .pdf toegevoegd worden.
Hoe?
Bij het editeren van een agendapunt zie je 2 extra "tabbladen", i.e. document en bijlagen.
Het tabblad "document" refereert naar het ontwerpbesluit / agendapunt.
Het tabblad "bijlagen" brengt je tot het overzicht en de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen in verschillende formaten.
Bij het bewerken van een agendapunt/ontwerpbesluit vanuit de zitting, zie je links onderaan de tabbladen "document" / "bijlagen".
Bij het publiceren van een document, worden de bijlagen onderaan meegegeven (zie schermafbeelding).
Uitgebreid zoeken in de Vlaamse Codex via Gelinkt Notuleren.
U kan uitgebreid zoeken door op "Uitgebreid zoeken" te drukken.
In het scherm voor "Uitgebreid zoeken" krijgt u de mogelijkheid om extra filters toe te voegen, bijvoorbeeld datum document of datum staatsblad.
Ondertekeken gaat heel vlot, en het is belangrijk om vooraf goed te kijken of alles correct is bij ondertekening. Toch kan het zijn dat er een document ondertekend werd en er kort nadien nog een aanvulling/correctie nodig blijkt (voor publicatie)
Daartoe is het nu mogelijk om een te snel gezette handtekening te verwijderen. De nodige aanpassingen te doen aan het document (agenda, besluitenlijst, uittreksel, notulen), en het opnieuw te ondertekenen. Waarna het kan gepubliceerd worden.
Dit werkt volgens volgende schermen:
Nadien kan opnieuw ondertekend worden.
Indien een tweede handtekening werd geplaatst, dient eerst de tweede handtekening verwijderd te worden, voor de eerste kan verwijderd worden.
Van het ondertekenen en het verwijderen van ondertekeningen wordt een overzicht bijgehouden, dat zichtbaar is voor de gebruikers in de pre publicatie omgeving via de linker navigatie (zie schermafbeelding hieronder)
Stel dat je een "Besluitenlijst" dient te ondertekenen en publiceren. Dan gaat u in de backoffice publicatie-omgeving in de rechternavigatie naar “Besluitenlijst”, waarna de verschillende mogelijkheden verschijnen.
Klik op de Besluitenlijst, zodat het scherm uitklapt.
In de besluitenlijst wordt de titel van het ontwerpbesluit en (eventueel) de korte omschrijving van het ontwerpbesluit gevisualiseerd. U kan dit bewerken via het sjabloon van een agendapunt / ontwerpbesluit. Zie afbeelding hieronder.
Bij het agendapunt kan een stemming ingevoerd worden, nadat de aanwezigen bij het agendapunt bevestigd werden.
Druk op de knop “Nieuwe stemming”.
U kan meerdere stemmingen lanceren per agendapunt. Dit kan nuttig zijn indien u bijvoorbeeld over een amendement wenst te stemmen.
U krijgt onderstaand scherm. Daarin vult u het onderwerp van stemming in.
Er kan gewerkt worden met naamstemmen.
Daarbij kan u de selectie per naam versnellen door bijv. met de knoppen "Unaniem voor"/"Unaniem tegen"/"Unaniem onthouding" te werken en daarna eventueel aanpassingen te doen voor afwijkende stemmen.
Een stemming kan geheim zijn. Zet een vinkje naast “Maak stemming geheim”.
En geef het aantal stemmen in voor de voorstanders, tegenstanders en onthouders.
Geef vervolgens de conclusie (het gevolg) in van de stemming en bewaar stemming.
Op dit ogenblik is onze applicatie niet voorzien om Welzijnsverenigingen, AGB's en APB's te ondersteunen m.b.t. Gelinkt notuleren en publiceren.
Voor de welzijnsvereniging (en de andere verenigingen of vennootschappen voor maatschappelijk welzijn – Zie titel 4, artikel 474 e.v. DLB), d.i. een samenwerkingsverband tussen bvb. meerdere OCMW’s, geldt eigenlijk hetzelfde verhaal als voor de AGB’s en APB’s.
Deze zijn op dit ogenblik niet verplicht, maar mogen wel gelinkte documenten opmaken en eventueel publiceren als het softwarepakket dat zij gebruiken dit toelaat. Wanneer dit verplicht zal worden is nog niet gekend.
De gratis toepassing Gelinkt Notuleren van Agentschap Binnenlands Bestuur focust zich heden in de eerste plaats naar steden en gemeenten. In een latere fase zullen we ook welzijnsverenigingen kunnen ondersteunen met onze applicatie. Meer duidelijkheid wanneer dit precies zal zijn verwachten we later.
Het invullen van de titel van een agendapunt is belangrijk voor de agenda correct te kunnen publiceren, maar heeft in principe geen impact op de besluitenlijst.
Een besluit wordt gepubliceerd in de besluitenlijst als volgende elementen worden toegepast:
je werkt met een sjabloon in je agendapunt, waar je minstens de titel van het ontwerpbesluit intypt in de tekst.
altijd “opslaan en afsluiten” of “bewaar” na de aanpassing drukken.
Volgende elementen zouden dan zichtbaar moeten zijn in de besluitenlijst:
zie ook handleiding: https://abb-vlaanderen.gitbook.io/gelinkt-notuleren-handleiding/ondertekenen-en-publiceren/besluitenlijst-publiceren
Bij het publiceren van de notulen is het heden mogelijk om alle agendapunten in 1 keer als publiek te publiceren, aan te duiden.
Wens je van de gemeente notuleren naar het OCMW? over te schakelen zonder in- en uit te loggen? heb je de nodige rollen en rechten in gebruikersbeheer? Dan kan je heden via de knop rechtsboven wissele
Hieronder ziet u de stappen hoe een datum geannoteerd in te voegen. Geannoteerde informatie is slimme informatie, en heeft dus voordelen als u later dingen wil aanpassen, opzoeken of structureren.
Zet uw cursor op een plaats in de tekst waar u een datum wenst in te voegen
Selecteer in de rechternavigatie de "datum invoegen" functie. Indien u datum én tijd wenst in te voegen, selecteert u "datum en tijd invoegen".
Er verschijnt een datum-parameter notering op de cursor-plaats in de tekst.
U selecteert rechts de gewenste datum en drukt op "datum invoegen".
Met de vernieuwde rechternavigatie, kan u verschillende functies aanroepen om zo geannoteerd informatie toe te voegen tot de tekst. Geannoteerde informatie is slimme informatie, en heeft dus voordelen als u later dingen wil aanpassen, opzoeken of structureren.
Hieronder enkele mogelijkheden:
Artikelen toevoegen, verwijderen en verschuiven.
Datum invoegen
Citaat invoegen
...
Op het scherm hieronder ziet u de navigatie-mogelijkheden van de editor.
Linksboven een opmaak-balk, met de mogelijkheid om een tabel of lijst toe te voegen.
Rechts een "invoegen" menu met verschillende mogelijkheden. "Grijze" mogelijkheden zijn niet aanklikbaar, "blauwe" wel. Op het scherm hieronder kan u zo een datum invoegen en/of een datum en tijd invoegen. Afhankelijk van waar de editor gebruikt wordt en/of de cursor in de tekst staat verschillen deze mogelijkheden.
overzicht voor Apple OS
Short cuts – Working (Apple OS)
· Command-B: Boldface the selected text, or turn boldfacing on or off.
· Command-I: Italicize the selected text, or turn italics on or off.
· Command-U: Underline the selected text, or turn underlining on or off.
· Shift-Command-Colon (:): Display the Spelling and Grammar window.
· Option-Delete: Delete the word to the left of the insertion point.
· Control-H: Delete the character to the left of the insertion point. Or use Delete.
· Control-D: Delete the character to the right of the insertion point. Or use Fn-Delete.
· Fn-Delete: Forward delete on keyboards that don't have a Forward Delete key. Or use Control-D.
· Control-K: Delete the text between the insertion point and the end of the line or paragraph.
· Fn–Up Arrow: Page Up: Scroll up one page.
· Fn–Down Arrow: Page Down: Scroll down one page.
· Fn–Left Arrow: Home: Scroll to the beginning of a document.
· Fn–Right Arrow: End: Scroll to the end of a document.
· Command–Up Arrow: Move the insertion point to the beginning of the document.
· Command–Down Arrow: Move the insertion point to the end of the document.
· Command–Left Arrow: Move the insertion point to the beginning of the current line.
· Command–Right Arrow: Move the insertion point to the end of the current line.
· Option–Left Arrow: Move the insertion point to the beginning of the previous word.
· Option–Right Arrow: Move the insertion point to the end of the next word.
· Shift–Command–Up Arrow: Select the text between the insertion point and the beginning of the document.
· Shift–Command–Down Arrow: Select the text between the insertion point and the end of the document.
· Shift–Command–Left Arrow: Select the text between the insertion point and the beginning of the current line.
· Shift–Command–Right Arrow: Select the text between the insertion point and the end of the current line.
· Shift–Up Arrow: Extend text selection to the nearest character at the same horizontal location on the line above.
· Shift–Down Arrow: Extend text selection to the nearest character at the same horizontal location on the line below.
· Shift–Left Arrow: Extend text selection one character to the left.
· Shift–Right Arrow: Extend text selection one character to the right.
· Option–Shift–Up Arrow: Extend text selection to the beginning of the current paragraph, then to the beginning of the following paragraph if pressed again.
· Option–Shift–Down Arrow: Extend text selection to the end of the current paragraph, then to the end of the following paragraph if pressed again.
· Option–Shift–Left Arrow: Extend text selection to the beginning of the current word, then to the beginning of the following word if pressed again.
· Option–Shift–Right Arrow: Extend text selection to the end of the current word, then to the end of the following word if pressed again.
· Control-A: Move to the beginning of the line or paragraph.
· Control-E: Move to the end of a line or paragraph.
· Control-F: Move one character forward.
· Control-B: Move one character backward.
· Control-L: Center the cursor or selection in the visible area.
· Control-P: Move up one line.
· Control-N: Move down one line.
· Control-O: Insert a new line after the insertion point.
· Control-T: Swap the character behind the insertion point with the character in front of the insertion point.
· Option-Command-I: Show or hide the inspector window.
· Shift-Command-S: Display the Save As dialog, or duplicate the current document.
· Shift–Command–Question mark (?): Open the Help menu.
Not working (Apple OS):
· Command-K: Add a web link.
· Command-T: Show or hide the Fonts window.
· Command-D: Select the Desktop folder from within an Open dialog or Save dialog.
· Control-Command-D: Show or hide the definition of the selected word.
· Command-Semicolon (;): Find misspelled words in the document.
· Command–Left Curly Bracket ({): Left align.
· Command–Right Curly Bracket (}): Right align.
· Shift–Command–Vertical bar (|): Center align.
· Option-Command-F: Go to the search field.
· Option-Command-T: Show or hide a toolbar in the app.
· Option-Command-C: Copy Style: Copy the formatting settings of the selected item to the Clipboard.
· Option-Command-V: Paste Style: Apply the copied style to the selected item.
· Option-Shift-Command-V: Paste and Match Style: Apply the style of the surrounding content to the item pasted within that content.
· Shift-Command-P: Page setup: Display a window for selecting document settings.
· Shift–Command–Minus sign (-): Decrease the size of the selected item. (decreases the entire content of the browser window, not a selected word)
· Shift–Command–Plus sign (+): Increase the size of the selected item. Command–Equal sign (=) performs the same function. (increases the entire content of the browser window, not a selected word)
·
Interne documentatie - In dit voorbeeld maken we gebruik van de open source software ATOM (atom.io), als je een andere editor of IDE wil gebruiken zullen de stappen waarschijnlijk afwijken.
Uiteindelijk willen we een zo eenvoudig mogelijke workflow bekomen zodat er in principe niets kan mislopen op de live omgeving. We treffen daarom enkele voorbereidingen:
Surf naar github.com/join?ref... en volg de instructies om een nieuwe account aan te maken.
Heb je al een account kan je deze stap overslaan.
Vraag aan een van de designers of ontwikkelaars toegang tot de repository die je wil bewerken. In ons geval de repository waar de handleiding van gelinkt notuleren staat:
https://github.com/lblod/handleiding-gelinkt-notuleren
Klik op de link en download de versie van Atom voor jouw besturingssysteem (Windows / Mac).
Als je met een Mac toestel werkt, heb je de Xcode developer tools nodig. Tenzij je zeker bent dat je deze tools al hebt, voer je deze stap best uit.
Open een Terminal scherm en typ:
Druk op enter om het commando uit te voeren, eens de installatie klaar is mag je dit scherm sluiten en Atom herstarten.
Om een live-preview van de html-code te zien, moeten we een package toevoegen aan Atom: 'Atom-live-server'
Windows: in Atom klik op: File > Settings, en ga dan naar Install.
Mac: in Atom klik op: Atom > Preferences, en ga dan naar Install.
Zorg ervoor dat je GitHub account aangemeld is op de GitHub site en kopieer dan het token op deze link: https://github.atom.io/login
Onduidelijk gedrag, lijkt vaak automatisch te linken.
Surf eerst naar de GitHub-pagina van de handleiding, en zorg ervoor dat je op de MASTER branch zit. Klik op de groene knop CODE en selecteer HTTPS indien nodig. Kopieer de URL.
Open het GitHub panel, en klik op: Clone an existing repository. Plak de URL in de pop-up.
Atom zal een locatie voorstellen, tenzij je deze wil ergens anders wil kan je gewoon opslaan.
In het geval dat twijfelt over je Atom settings, kan je deze heel makkelijk naar de start waarden herstellen: https://flight-manual.atom.io/hacking-atom/sections/debugging/#reset-to-factory-defaults (verder uitschrijven)
Je zal zien dat er op je pc een nieuwe folder is verschenen identiek aan de master branch die op GitHub staat.
Rechts onderaan in Atom zie je de GitHub-balk, standaard zitten we in de master branch.
Door op de branch naam te klikken open je het submenu waar je een andere branch kan selecteren of een nieuwe aanmaken. Klik op New Branch Kies een logische naam voor je nieuwe branch zodat je makkelijk herkent waar je aan het werken was. (bv. updateInleiding, toevoegenHoofdstuk5 etc)
Opgelet: begin nooit in de code te knoeien op je master branch, maak altijd eerst een nieuwe branch aan via deze stap (of werk verder op een bestaande branch als je snapt hoe je dit doet). Indien je dit wel gedaan hebt bestaat de kans dat de volgende keer met problemen zal komen te zitten!
Om een preview van de code te zien gaan we gebruik maken van het package Atom-live-server die we eerder hebben geïnstalleerd.
In het project scherm aan de linkerzijde open de folder: handleiding-gelinkt-notuleren en open de index.html . Klik bovenaan het scherm op Packages, dan op Atom-live-server > start server.
Je krijgt nu een preview van de handleiding in je standaardbrowser te zien.
Als je de inhoud hebt aangepast zal je dit niet meteen zien in de preview, door het index.html document op te slaan zullen je wijzigingen zichtbaar worden in de browser :
In de vorige stap behandelden we het opslaan van de code op jouw persoonlijke machine, maar we willen deze ook online updaten. Een commit is zoveel als vlagje voor een tussenstap in je werk, stel dat je 10 hoofdstukken moet updaten, kan je na elk hoofdstuk een aparte commit maken:
Open de Git Tab door rechtonder op Git te klikken. Zorg ervoor dat al je aanpassingen opgeslagen zijn (zie vorige stap) anders zal je hier geen 'Unstaged Changes' zien, en kan je niet verder!
In het Git tabblad zal je bovenaan Unstaged Changes zien staan, dit zijn je (lokaal) opgeslagen aanpassingen per document. Voor ons staat er enkel index.html, dat klopt dus klikken we op Stage All.
Nu moet je in 1 zin al je werk samenvatten (commit message), kort en bondig een beetje zoals de naam voor je branch. Dit is de commit, als je tevreden bent klik je op de blauwe knop commit.
Rechtsonderaan: Publish / PUSH -> Atom vraagt voor credentials van github
ZORG ERVOOR DAT JE NIET OP DE MASTER BRANCH WERKT ALS JE PUSHT!
(WAAROM? -> Op deze manier kan iemand anders steeds verder werken op jouw branch zonder dat je je laatste versie moet doorsturen. )
Ga naar GitHub en navigeer naar de handleiding, er is een normaal gezien een update dankzij de commit die we gemaakt hebben in de vorige stap.
Klik op de groene knop: "Compare & pull request".
Kijk op de volgende pagina de volgende gegevens goed na en vul aan:
base: MASTER compare: 'de naam van jouw branch'.
Able to merge -> als deze tekst niet verschijnt zal er hoogstwaarschijnlijk iets mislopen als we deze update naar productie brengen. Probeer eerst zelf uit te zoeken wat het probleem is, maar verlies hier zeker niet teveel tijd aan en vraag op tijd hulp aan een collega die ervaring heeft met GitHub.
Vul aan: Geef de Pull-Request een titel en een beschrijving, en voeg minstens één reviewer toe.
Klik op Create PullRequest.
Succes!
De applicatie Gelinkt Notuleren - gebruikerssessie is opgezet met het oog op de eerste kennismaking van gebruikers bij lokale besturen, met een demo-versie van de Gelinkt Notuleren software.
Het doel van de applicatie Gelinkt Notuleren is om lokale besturen te ondersteunen bij het nakomen van de publicatieplicht vanaf 2019 — Decreet Lokaal Bestuur. Gelinkt Notuleren is deel van het project LBLOD. Meer informatie over LBLOD. Wat Gelinkt Notuleren voor u kan doen:
opmaken en publiceren van agenda's, besluiten en notulen voor Lokale Besturen;
online, veilig en authentiek bewaren van uw documenten.
automatisch aanvullen van de mandatendatabank bij het publiceren van uw notulen.
met het juiste niveau van beveiliging documenten (publiek) ter beschikking stellen
Denk even na voor u deze handleiding print! De bomen zullen u dankbaar zijn. We raden printen ten zeerste af — deze website wordt up to date gehouden, een geprinte versie niet.
Alle bewerkingen die u maakt op de applicatie: gebruikerssessie.gelinkt-notuleren staan los van de echte omgeving, we kunnen de migratie van deze gegevens naar de uiteindelijke productie versie van Gelinkt Notuleren helaas niet garanderen.
Het verschil zie je snel in de URL van de applicatie.
Om optimaal gebruik te maken van onze applicatie, gebruikt u best Chrome of Firefox.
Het kan echter dat bepaalde functionaliteiten niet (volledig) werken zoals het hoort. Mocht u dit opmerken, kunt u ons dit altijd laten weten via:
Om toegang te krijgen tot Gelinkt Notuleren: gebruikerssessie, volgt u de onderstaande URL. Merk op dat deze URL start met 'gebruikerssessie' en eindigt met 'mock-login".
Afmelden kan door in de rechterbovenhoek op de naam van je bestuurseenheid te klikken en de optie afmelden te kiezen.
Als u de toepassing voor de eerste maal opent komt u terecht op het Zittingen overzicht. Aan de linkerzijde van de pagina vind u de navigatie met de elementen:
zittingen;
agendapunten;
prullenmand.
Op het tabblad "Zittingen" vindt u al de notulen die in voorbereiding of in behandeling zijn.
U kan op dit tabblad een nieuwe zitting voorbereiden of aan een reeds bestaande zitting verder werken.
Op het tabblad "Agendapunten" vindt u alle agendapunten in voorbereiding, die nog niet geagendeerd zijn.
U kan op dit tabblad een nieuw agendapunt voorbereiden of zoeken naar en verder werken aan een reeds bestaand agendapunt.
Op het tabblad "Prullenmand" vindt u al de agendapunten in voorbereiding die niet meer geagendeerd worden.
Een agendapunt in voorbereiding kan enkel naar de prullenmand verplaatst worden als het agendapunt nog niet geagendeerd werd.
Een agendapunt verplaatsen naar de prullenmand komt later in de handleiding aan bod, onder hoofdstuk: 3.1.3 Een agendapunt verplaatsen naar de prullenmand.
U kan één of meerdere agendapunten in de prullenmand herstellen door de gekozen agendapunten aan te vinken en op de knop "Herstel geselecteerde documenten" te klikken.
De tekstverwerker Gelinkt Notuleren werd gemaakt om ervoor te zorgen dat u informatie maar één keer hoeft in te geven en dat die informatie doorstroomt naar relevante plaatsen zoals het Loket voor Lokale Besturen en de Mandatendatabank.
Gelinkt Notuleren voegt annotaties toe aan uw notulen om ze machineleesbaar te maken. Op die manier kan de informatie automatisch doorgestuurd worden naar de relevante plekken. U kan de onderliggende annotaties aanroepen door sjablonen in te voegen en deze aan te vullen. De annotaties kan u op elk moment onthullen met de knop 'Toon annotaties' in de rechterbovenhoek van het werkblad.
Voor het vinden van bepaalde wetgeving in de codex dienen de juiste zoekwoorden opgegeven te worden. Hieronder een overzichtje van veelvoorkomende wetgeving:
3.1.1 Een nieuw agendapunt maken op het tabblad "Agendapunten"
Op het tabblad 'Agendapunten' kan u de voorbereiding van een nieuw agendapunt starten door op de blauwe knop: 'Nieuw agendapunt' in de rechterbovenhoek te klikken.
Een nieuw agendapunt maken in een zitting
Als u rechtstreeks in de notulen van een zitting een nieuw agendapunt wil maken, kan dat ook. Details vind u onder hoofdstuk: 3.2. Werken met Zittingen.
3.1.3 Een agendapunt zoeken
Door in de zoekbalk te klikken kan u zoeken naar eerder voorbereide agendapunten. Momenteel kan u enkel zoeken op de titel van het agendapunt.
Bij zoeken in de zoekbox start het zoeken na 2 seconden. Dit geeft je de tijd om op een natuurlijke manier gebruik te maken van de zoekbox, zodat niet na iedere letter een zoek geïnitieerd wordt.
3.1.4 Een agendapunt voorbereiden
Door een nieuw agendapunt aan te maken via de knop of door op de titel van een agendapunt te klikken, opent u de editor. Hier kan u aan de hand van sjablonen op een eenvoudige manier een agendapunt digitaal annoteren.
Kies één van de 3 opties om een sjabloon in te voeren aan de rechterkant:
Vrije tekst
Generiek besluit (klassieke stijl)
Generiek besluit (nieuwe stijl)2.1 Zittingen(-overzicht)
Een vrij in te vullen sjabloon, beperkt tot tekst.
Het sjabloon generieke besluit in klassieke stijl verwacht de volgende gegevens : • Openbare titel besluit • Titel besluit • Korte openbare beschrijving • Bestuursorgaan • Juridische grond • motivering • Een beslissing met minstens één artikel
Het sjabloon generieke besluit in de nieuwe stijl verwacht de volgende gegevens : • Openbare titel besluit • Titel besluit • Korte openbare beschrijving • Bestuursorgaan • Bevoegdheid: rechtsgrond • Juridische context • Feitelijke context en argumentatie • motivering • Een beslissing met minstens één artikel
Je kan hier op de knop 'toon annotaties' klikken om het invullen van de sjablonen te verduidelijken.
Bewaar een agendapunt door in de rechterbovenhoek op de blauwe knop 'Bewaar' te klikken.
Let op! Je moet een Titel invullen voor je een agendapunt kan opslaan. Klik op 'Naamloos document' in de linkerbovenhoek en op 'Bewaar' rechts.
3.1.5 Een agendapunt verplaatsen naar de prullenmand
Open eerst de voorbereiding van agendapunt door op de titel te klikken in het tabblad "Agendapunten". Een agendapunt dat reeds geagendeerd werd in de notulen van een zitting kan je niet meer verplaatsen naar de prullenmand.
Als je in de rechterbovenhoek van een agendapunt in de op 'Bestand acties' te klikken en de optie 'Naar prullenmand' te kiezen verplaats je de voorbereiding opgeslagen agendapunt naar de prullenmand.
De mogelijke rechtsgronden die een gebruiker vanuit Gelinkt Notuleren kan oproepen bij het notuleren kunnen ingedeeld worden in 3 categorieën met dalende urgentie/belangrijkheid van 1 naar 3.
Categorie 1: wet - decreet – koninklijk besluit - besluit van de Vlaamse regering – ministerieel besluit – omzendbrief Categorie 2: verdrag – Grondwet – grondwetswijziging – samenwerkingsakkoord – wetboek – gecoördineerde wetten – bijzondere wet – genummerd koninklijk besluit Categorie 3: protocol – besluit van een ambtenaar - andere
De ondersteunde types zijn gedocumenteerd op https://github.com/lblod/ember-rdfa-editor-citaten-plugin/#using-the-plugin .
De teksteditor zal automatisch triggeren op bepaalde woorden om de overeenkomstige regelgeving te suggereren. Gerelateerde triggers in besluit:motivering zijn:
wetboek [words to search for]
wet [words to search for]
grondwet grondwetswijziging [words to search for]
gecoordineerde wetten [words to search for]
Hoe werkt de markering van deze elementen? Antwoord: Wanneer je het woord ‘wet’ typt dan neemt die altijd het voorgaande woord op in de markering; dit gebeurt omdat die zoekt naar de laatste 3 triggers in de tabel. Dat de achterliggende woorden na ‘wet’ worden gemarkeerd is verwacht gedrag. Zolang ‘wet’ in een groep tekens voorkomt zal deze trigger gebeuren (bv. ‘aqwzxwetmplkj’);
We bekijken in een volgende versie om deze triggers wat te verfijnen, zodat deze enkel triggeren bij de scenario's uit de tabel en niet bij een vaak gebruikt woord zoals ‘weten’.
Een nieuwe zitting voorbereiden
Op het tabblad 'Zittingen' kan u de voorbereiding van een nieuwe zitting starten door op de blauwe knop: 'Nieuwe zitting' in de rechterbovenhoek te klikken.
In de editor die opent kan u de zitting voorbereiden.
U kan ook kiezen om in het overzicht van het tabblad 'Zittingen' verder te werken aan reeds bestaande notulen, u kan een bestaande zitting openen door op de titel te klikken.
3.2.1 Algemene informatie over de zitting beheren
Klik op 'Beheer algemene zittingsdata', hier kan je de algemene informatie van de zitting aan vullen.
Selecteer een bestuursorgaan: kies door eenmaal in het 'Selecteer bestuursorgaan' vak te klikken en uit de lijst door op het correcte orgaan te klikken. Vul indien gekend ook de geplande datum en het uur van de zitting hier aan.
Let op dat je bij het selecteren van het bestuursorgaan de correcte periode kiest.
3.2.2 Aanwezigen bij de start van de zitting beheren
Bij de aanvang van de zitting kan je hier de afwezigen afvinken, daarnaast kan je hier ook de voorzitter en de secretaris van de zitting aanduiden. Klik in het corresponderende tekst vak en selecteer door in de lijst te klikken.
Bewaar deze gegevens door op de blauwe knop te klikken.
3.2.3 Agenda van de zitting beheren
Door op 'Beheer agenda ' te klikken opent het overzicht met de agendapunten van de zitting. Een agendapunt agenderen doe je door op de blauwe knop 'Voeg agendapunt toe ' in de rechterbovenhoek te klikken.
Je kan kiezen om een reeds voorbereid agendapunt hier te agenderen, klik in het tekst vak: 'Nieuw agendapunt opstellen of bestaand agendapunt selecteren'.
Als alternatief kan je hier een nieuw agendapunt aanmaken: vul een titel en beschrijving in in de corresponderende tekstvakken en duid aan of het agendapunt al dan niet openbaar is.
Het aanvullen van een agendapunt dat rechtstreeks in de notulen werd aangemaakt doe je door de agenda op te slaan en in de editor op 'Voeg sjabloon in' in het kader Inhoud te klikken. De stappen volgen hierna het aanmaken van een agendapunt zoals beschreven in: 3.1 Werken met agendapunten.
Om af te ronden kan je de positie in de van het agendapunt in de notulen verhogen of verlagen naar gelang de gewenste volgorde van verloop.
Beheer voor elk geagendeerd punt apart de aanwezigen door in de editor onder het corresponderende agendapunt op 'Beheer aanwezigen' te klikken.
Eens de aanwezigen werden opgeslagen kan er overgegaan worden tot de stemming.
Klik op 'Nieuwe stemming', vul het formulier aan, en bewaar door onderaan op de blauwe knop te klikken.
Door op de knop 'Ondertekenen en publiceren' in de rechterbovenhoek van de editor te klikken krijg je een overzicht van de notulen te zien. Klik op een tabblad om de details ervan te zien.
Als je de knop 'Ondertekenen en publiceren' niet ziet, kijk goed na dat alle gegevens correct zijn aangevuld.
We moedigen u aan om te oefenen met de editor. Start gerust enkele nieuwe zittingen. De bewerkingen die u maakt in de gebruikerssessie-applicatie staan los van de echte omgeving.
Veel Succes!
Wet/decreet/...
aanbevolen zoekterm
Nieuwe gemeentewet
gecoordineerde wetten Nieuwe Gemeentewet