Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
In de schermen hieronder ziet u stapsgewijs hoe u een nieuwe zitting kan aanmaken.
Druk op de knop “nieuwe zitting” om een nieuwe zitting aan te maken.
U komt vervolgens terecht op het scherm “Een nieuwe zitting” aanmaken.
Hier kan u het bestuursorgaan kiezen (bijv. Gemeenteraad, College, Vast bureau…). Opgelet, de te selecteren bestuursorganen zijn afhankelijk voor welk bestuur u bent ingelogd.
Vervolgens vult u een locatie en de geplande startdatum van de zitting in en drukt u op de blauwe knop “zitting aanmaken”.
U hebt nu een zitting aangemaakt. Vervolgens kan u deze verder vormgeven.
Zie agendapunten toevoegen aan een zitting om een agenda op te maken.
Als u een zitting hebt aangemaakt, kan u de agenda van die zitting bewerken. Scrol naar beneden of navigeer via de linkernavigatie naar “Agenda van de zitting”.
Druk op “Voeg agendapunt toe”.
U komt vervolgens terecht op het scherm “Bewerk agendapunt”.
Via dit scherm kan u de titel en korte beschrijving van een agendapunt aanpassen en/of aanmaken. Dit kan op 2 manieren.
Selecteer een agendapunt concept via de uitvouwlijst.
U krijgt vervolgens de titel van het agendapunt ingevuld en kan het agendapunt bewaren, eventueel na het toevoegen van een beschrijving en de geplande openbaarheid van het punt.
Opgelet: indien er geen agendapunten kunnen worden geselecteerd, zijn er geen agendapunten in de status “concept” beschikbaar, en dient u deze eerst aan te maken (zie hoofdstuk aanmaken agendapunten).
U slaat de stap "Agendapunt concept selecteren" over, en vult zelf de titel en beschrijving van het agendapunt toe. Daarna kan u het agendapunt/ontwerpbesluit verder vorm geven door het agendapunt te bewerken (zie ook https://app.gitbook.com/@abb-vlaanderen/s/gelinkt-notuleren-handleiding/notuleren/een-agendapunt-ontwerpbesluit-aanmaken)
De beschrijving agendapunt wordt meegenomen in de publicatie van de agenda.
Vialinks van het agendapunt kan u het agendapunt verslepen naar boven of beneden.
Het agendapunt blijft zichtbaar in het overzicht van agendapunten.
Het agendapunt verwijderen van een zitting wijzigt de status van het agendapunt van “geagendeerd” naar “concept” en verwijdert de gekoppelde zitting. Zo is het agendapunt niet meer zichtbaar in de niet-gepubliceerde agenda van de zitting. Het agendapunt blijft zichtbaar in het overzicht van agendapunten.
Ga naar het betreffende agendapunt in de zitting en druk “Bewerk agendapunt”. Klik vervolgens op “Verwijder agendapunt” rechtsonder van het scherm.
Je kan de aanwezigen en afwezigen bij het begin van de zitting aanduiden. Er is momenteel geen mogelijkheid om een onderscheid te maken tussen verontschuldigd en/of afwezig.
Aanwezigen worden gehaald uit de mandatendatabank. De secretaris van een zitting komt uit de leidinggevendendatabank. Deze kan aangepast worden in het loket.
De betrokken mandatarissen dienen als "effectief" of "waarnemend" aangeduid in de mandatendatabank, anders verschijnen deze niet. Deze status kan via het loket correct worden gezet in de mandatendatabank.
Stappen:
- u gaat naar "corrigeer fouten" zoals aangegeven in de handleiding hier: https://loket.lokaalbestuur.vlaanderen.be/handleiding/#mandatenbeheer
Opgelet: wat u vandaag aanpast in de mandatendatabank zal u de dag erna kunnen gebruiken in de toepassing Gelinkt Notuleren.
De aanwezigen/afwezigen worden overgenomen per agendapunt. Deze dienen wel nog bevestigd te worden. Zij kunnen op dat moment ook aangepast worden, mocht dat nodig zijn.
- u selecteert de status in de selectbox die eruit ziet als volgt:
Een zitting kan vandaag niet verwijderd worden. Indien u een foute zitting aanmaakte kan u starten met een nieuwe. Neem eventueel contact met ons op om uw fout aangemaakte zitting definitief te verwijderen.
Het is mogelijk om extra informatie te noteren bij het begin of einde van de zitting. Dit kan in volgende tekstvelden (zie afbeeldingen). Er is geen selectie van template nodig in deze tekstvelden.
Ga in de zitting naar punt 1 “Beheer algemene informatie over de zitting” en vul de eindduur van de zitting in. Druk vervolgens op de blauwe knop.