Informatievelden en redactietips voor LPDC

Op deze pagina vindt je een overzicht van de verschillende informatievelden die een instantie bevat. We geven je ook tips bij de redactie. Zo streven we naar heldere fiches, overheen alle besturen.

Elke instantie (productfiche) bevat twee tabs:

• “Inhoud”; bevat inhoudelijke informatie over het product / de dienst

• “Eigenschappen”; bevat documentinformatie

Tabblad Inhoud

Onderdeel	Inhoud
Titel	maakt duidelijk waarover het product gaat Redactietips: behoud zo veel als mogelijk de titel van het concept nieuwe titel? gebruik de officiële naam als deze duidelijk genoeg is (of vermeld deze anders tussen haakjes) gebruik geen telegramstijl (laat voorzetsels zoals 'van', 'voor' en 'in' niet weg) lidwoorden mag je wel weglaten, zolang de titel goed klinkt begin met een hoofdletter, zet geen punt na de titel vermijd hoofdletters tussenin, tenzij ze in de officiële naam staan gebruik zo veel mogelijk de samenstelling "productgroep + onderwerp" vb. bewijs van woonst, belasting op kampeerterreinen, akte van adoptie vb. van productgroepen (Vlaams overheid): premie; subsidie; toelage; tegemoetkoming; belasting; heffing; boete; certificaat; attest; bewijs; advies
Beschrijving	geeft de essentie van het product weer in enkele zinnen De eerste twee regels van de beschrijving worden weergegeven in de korte inhoud van hergebruiktoepassingen. Zorg dus dat deze duidelijk weergeven waar het product of de dienst over gaat. Redactietips: vermijd overbodige achtergrondinformatie of historiek kies steeds het meest specifieke veld (voorwaarden, procedures, tarieven en contacten komen verder aan bod)
Uitzonderingen	maakt waar nodig een duidelijke afbakening tussen (gelijkaardige) producten vb. De Vlaamse huursubsidie is niet combineerbaar met een huurpremie of een huurtoelage van het OCMW Reactietips: Een specifieke regeling voor een bepaalde doelgroep? Plaats deze beter onder "Procedure" vb. als je omwille van mobiliteitsproblemen niet langs de balie kan komen, neem dan contact met ... Een verlaagde kostprijs voor een specifieke groep? Vermeld dit beter onder "Kosten" vb. houders van de Uitpas betalen een verlaagde kostprijs
Voorwaarden	Titel: u mag hier gewoon “Voorwaarden” gebruiken als titel Beschrijving: beschrijft de voorwaarden om in aanmerking te komen voor het product Waar moet de gebruiker aan voldoen? (vb. leeftijd, inwoner zijn van de gemeente, ...) Waar moet een product aan voldoen? (vb. technische normen voor energiesubsidies, ...) Redactietips: Wanneer de voorwaarden te complex of uitgebreid zijn om ze volledig op te sommen, kan je de krachtlijnen samen vatten en een website toevoegen voor de uitgebreide informatie Schrijf in elk geval (de essentie van) de voorwaarden zoveel mogelijk uit. Zo kan iedereen makkelijk terugvinden welke voorwaarden van toepassing zijn. Links en verwijzingen naar meer gedetailleerde informatie kunnen zowel in de tekst worden toegevoegd als via website urls onderaan de productfiches (Meer info).
Bewijsstukken	Naam bewijsstuk: je mag hier gewoon “Bewijsstukken” gebruiken als titel Beschrijving: geeft aan wat de gebruiker moet meebrengen om het product te krijgen of om de procedure op te starten Tip: Voeg eerst voorwaarden toe, vooraleer je bewijsstukken kan toevoegen
Procedure	Titel: u mag hier gewoon “Procedure” gebruiken als titel Beschrijving: geeft aan wat de gebruiker moet doen om het product te verkrijgen Kan de procedure online doorlopen worden? Voeg dan de specifieke webpagina toe waar de procedure kan worden opgestart. Klik hiervoor op Voeg website toe. Redactietips: Vermeld enkel externe procedures (geen interne) Houd de procedure beknopt. Is ze te lang? Vat hier samen en verwijs door naar meer informatie op de website van de bevoegde dienst Maak de afweging welke informatie essentieel is Vermeld info zo veel als mogelijk bij het juiste veld vb. een telefoonnummer hoort bij "contactpunten" Kan de procedure online doorlopen worden? Voeg dan de specifieke webpagina toe waar de procedure kan worden opgestart. vb. elektronisch loket of afspraakmodule
Kosten	Als er kosten verbonden zijn aan het product of de dienst, of wanneer u wil aangeven dat de dienst gratis is, klik dan op Voeg kost toe Titel kost: je mag hier gewoon “Kosten” gebruiken als titel (ENG: "Cost") Beschrijving: geeft aan welke (totale) kostprijs de gebruiker moet betalen om het product te verkrijgen Redactietips: Schrijf achter geldbedragen altijd "euro" (en niet 50 € of € 50) Scheid duizendtallen met een punt (1.250 euro) Vermeld de totale kost
Financiële voordelen	Als er financiële voordelen verbonden zijn aan het product of de dienst, klik dan op Voeg financieel voordeel toe Titel financieel voordeel: je mag hier gewoon “Financiële voordelen” gebruiken als titel Beschrijving: geeft aan welke financiële voordelen de gebruiker kan verkrijgen (vb. subsidies) Redactietips: Een vermindering van kosten (voor een bepaalde doelgroep) hoort thuis onder "Kosten", niet onder financiële voordelen
Regelgeving	bevat verwijzingen naar de wettelijke basis van het product Redactietip: Gebruik de officiële benaming van het KB, decreet, ...
Contactpunten	klik op Voeg contactpunt toe om de specifieke contactgegevens mee te geven waar afnemers van de dienst of het product terecht kunnen. Email Telefoon (+32 ...) Website Openingsuren: je kan hier de openingsuren vermelden of een link invoegen naar de plaats op de gemeentelijke website die de openingsuren van de dienst in kwestie communiceert Elk veld geeft suggesties van eerder gebruikte contactgegevens uit bestaande instanties van jouw bestuur. Een fysiek adres kan je toevoegen door te klikken op Voeg adres toe Er worden suggesties gedaan voor elk veld gebaseerd op het adressenregister Redactietips: Gebruik de specifieke contactinfo voor dit product (niet noodzakelijk hetzelfde als de algemene contactinfo van het lokale bestuur) Notatie van de openingsuren volgens het datamodel dat we volgen: Days are specified using two-letter combinations: Mo, Tu, We, Th, Fr, Sa, Su. vb. open van maandag tot vrijdag, telkens van 9u tot 17u = "Mo-Fr 09:00-17:00" vb. bereikbaar op dinsdag en donderdag van 15u tor 19u = "Tu,Th 15:00-19:00" Enkel op afspraak? Je kan dit bij de procedure vermelden (en eventueel de link naar de afsprakenmodule meegeven)
Meer info	klik op Voeg website toe om een of meerdere websites toe te voegen die meer informatie bieden over het concrete product Titel website: de zichtbare tekst Website URL: de achterliggende link Beschrijving website: je kan hier optioneel beschrijven wat gebruikers op de meegegeven link zullen terug vinden

URL's toevoegen?

Een website meegeven kan je op verschillende plaatsen:

• Procedure: wanneer je de procedure digitaal kan doorlopen of aanvangen

• Contactpunt: contact waar je terecht kan (kan een link zijn naar een contactformulier)

• Meer info: zo veel linken als je wil, met extra informatie over dit product

Je kan ook een link toevoegen in de tekst. Selecteer hiervoor de relevante tekst en klik op het link-symbooltje boven het tekstvak. Er verschijnt een vakje waar de link kan worden toegevoegd.

Een lilnk toevoegen in een tekstveld

Let erop dat een link naar een webpagina steeds vooraf gegaan wordt door 'http(s)://'

Een emailadres voorafgegaan te worden door 'mailto:' (mailto:[e-mail])

Wees je ervan bewust dat wanneer de doelpagina's verplaatst of verwijderd worden, de links in de tekst niet langer werken. Wanneer je een product updatet, kijk dan ook regelmatig de links na die zijn toegevoegd.

Tabblad Eigenschappen

In de productconcepten zal deze informatie al vooraf ingevuld zijn. Bekijk in dat geval zeker nog wel het veld "bevoegde overheid". Voor producten waarvoor het lokale niveau bevoegd is, moet daar de eigen gemeente/provincie staan.

Onderdeel	Inhoud
Algemene info	Geldig vanaf; geldig tot: wanneer het product beperkt geldig is, geef je hier de start- en einddatum in De geldigheidsdatum van een product heeft geen invloed op de beschikbaarheid van de informatie in LPDC of de doorstroom van informatie vanuit LPDC naar IPDC Hergebruiktoepassingen kunnen zelf bepalen of ze deze informatie gebruiken om producten al dan niet weer te geven. Producttype: keuzelijst, bv. bewijs; toelating, financieel voordeel, … Doelgroep: keuzelijst, bv. burger, onderneming, vereniging, … TIP: bekijk dit in de breedste zin - Zo zijn zonnepanelen of een regenwaterput niet enkel voor burgers, maar kan ook worden aangevraagd door verenigingen of ondernemingen. TIP: is je product of dienst relevant voor verenigingen en wil je dat het wordt getoond in het verenigingsloket, duidt dan zeker de doelgroep vereniging aan. Thema’s: keuzelijst: bv. Economie en Werk, Milieu en Energie, … Talen: keuzelijst, geeft aan in welke talen de dienst of het product beschikbaar is
Bevoegdheid	Bevoegd bestuursniveau: welk niveau is bevoegd? keuzelijst Bevoegde overheid: welke concrete overheid(sdienst) is bevoegd? keuzelijst TIP: Wanneer de lokale overheid bevoegd is, zal dit het eigen lokaal bestuur zijn. Uitvoerend bestuursniveau: keuzelijst Uitvoerende overheid: keuzelijst, zal in dit geval telkens het eigen lokaal bestuur zijn Geografisch toepassingsgebied: keuzelijst
Gerelateerd	Tags: geeft trefwoorden mee die gebruikt kunnen worden voor zoekopdrachten Publicatiekanalen: duid aan naar waar de informatie mag doorstromen. Kies voor de producten in het kader van de SDGR hier zeker voor Your Europe. De informatie zal anders niet doorstromen. Categorieën Your Europe: Wanneer het publicatiekanaal YourEurope is aangeduid, is dit veld verplicht. Kies de categorie(ën) waarop het product aansluit. Het online overzicht van de 17 informatiegebieden die relevant zijn voor de Single Digital Gateway resolutie (SDGR), geeft in de meest rechtse kolom aan welke categorie bij welk informatiedomein hoort.

Het label Verplicht duidt aan welke tekstvelden je minimaal moet invullen. Pas telkens wanneer je de Nederlandse informatie wijzigt of aanvult ook steeds de corresponderende teksten in het Engels aan.

Algemene redactietips voor een heldere en toegankelijke productfiche

5 schrijftips:

Bereid je voor!

• Wat je wil zeggen kan je onder verdelen in 5W's + H: Wie, wat, waar, waarom en wanneer + hoe?

• Houd het voor productfiches kort en zakelijk.

• Schrijf voor de burger (niet voor een collega). Interne procedures horen niet thuis in de productfiche.

Breng licht in de duisternis!

• Zet de essentie vooraan, beperk alinea's tot 6 à 7 zinnen, gebruik bullets waar mogelijk en witruimte waar nodig, en accentueer met mate.

• Niet onderlijnen! Dat lijkt op een link. Vermijd ook cursief, Vet kan wel waar nodig.

• Maak de informatie zo duurzaam en 'futureproof' mogelijk. vb. schrijf “jaarlijks tot 15 december” en niet “tot 15/12/2022” want dat laatste is het volgende jaar al niet meer correct

Houd het kort en schrap!

• Vermijd te veel bijzinnen, en overtollige achtergrondinformatie.

• Schrap overtollige woorden en omslachtige formuleringen. Vervang vage woorden door exacte informatie.

Blijf actief!

• Actieve zinnen brengen dynamiek en duidelijkheid. Passieve zinnen zijn vaag en veilig.

• Hulpwerkwoorden (kunnen, willen, zullen, hebben, ...) maken je zin nodeloos lang.

Verkies boven alles de mensentaal!

• Verban formele woorden en jargon. Leg moeilijke woorden uit.

• Wees zuinig met leenwoorden (woorden ontleend uit een andere taal, bv. adequaat, opteren, vigerende, ...).

• Vermijd afkortingen (tenzij deze beter gekend zijn dan de volledige benaming, vb. "btw").

Woordenlijsten met heerlijk heldere alternatieven

Enkele algemene tips als uitsmijter

• Kies zo veel mogelijk het juiste onderdeel voor de informatie. Dubbele info vermijden = werk vermijden bij updates!

• Maak je ook een Engelse versie?

  • Merk op dat de websites waarnaar je verwijst niet in het Engels moeten (en ook de procedure niet)

  • Aanpassingen in het Nederlands moet je zelf ook in het Engels aanpassen. Dit gebeurt niet automatisch. Tip: meertalige woordenlijst van de Vlaamse overheid