Hoe begin je aan een lokale producten- en dienstencatalogus?

Hoe begin je nu (inhoudelijk) aan een lokale producten- en dienstencatalogus? Kies je voor de LPDC-module in het loket voor lokale besturen of voor een andere oplossing?

Stap 1. Kennismaken met de Lokale Producten-en Dienstencatalogus

A. Je lokaal bestuur heeft nog GEEN producten- en dienstencatalogus

Of je nu een lokale producten- en dienstencatalogus wilt beginnen in de LPDC-module van het loket voor lokale besturen of via een andere toepassing, een aantal voorbereidende stappen zullen dezelfde zijn.

Een LPDC aanleggen, is een stevig maar zeer nuttig project. Maar vooral, het is een project.

• Pak dit dan ook aan als een project en manage dit als een project, met respect voor de spelregels van projectmanagement

• Duid een persoon of een groep aan die dit project kan trekken

• Leg je doelen vast: Waarom wil je een LPDC? Wat wil je allemaal met een LPDC bereiken? Op korte termijn en op lange termijn?

• Welke teams heb je nodig om de informatie over alle producten en diensten van jouw bestuur in kaart te krijgen? Of misschien start je liever met een bepaald team of rond een bepaald thema.

• Welke andere collega’s heb je nog nodig? Samenwerken met de communicatiedienst, het contactcenter, het onthaal, IT-dienst, collega’s organisatiebeheersing, … kan een goed idee zijn.

• Maak ook afspraken over hoe je de informatie up-to-date zal houden na de opstartfase.

B. Je lokaal bestuur heeft al een producten- en dienstencatalogus en wil die blijven gebruiken

Op onze website (bij 2. Een eigen producten- en dienstencatalogus integreren met de LPDC-module en IPDC) vind je meer informatie over hoe je een bestaande oplossing integreert met LPDC en IPDC.

Overheidsopdracht nodig?

Je zult sowieso moeten kiezen welke toepassing je gebruikt om jouw LPDC te (blijven) realiseren. Zorg dat je goed weet wat je met je LPDC wilt realiseren. Dan kun je nagaan of je huidige oplossing (als je al een catalogus hebt) of de LPDC-module in het loket voor lokale besturen (klik "De LPDC-module gebruiken" open) voldoet aan jullie noden. Is dat niet zo, dan moet je op de markt op zoek naar een oplossing die wel voldoet. Neem in dat geval in je overheidsopdracht de voorwaarde op dat het opzetten van een integratie met de LPDC en de IPDC een vereiste is zodat jullie meteen van de voordelen van de geïntegreerde LPDC kunnen genieten.

Stap 2. Jouw producten en diensten oplijsten

Welke producten en diensten biedt je lokaal bestuur allemaal aan? Breng dit in kaart. Je doet dit best samen met je collega’s. En denk gerust ruim!

• Producten en diensten voor burgers, ondernemers of verenigingen

• Van klassieke producten of diensten zoals erkenning, subsidies, vergunningen, … maar ook uitleendiensten, ondersteuning van vrijwilligers, zaalverhuur, … .

Tip: er bestaan voor heel wat producten en diensten als ‘sjablonen’ (concepten). Laat je alvast inspireren. Het grote voordeel van concepten is dat al heel wat generieke informatie klaarstaat.

Tip: OCMW, AGB, IGS, VVMW hebben in het loket voor lokale besturen hun eigen LPDC-module. Afhankelijk van hoe jullie georganiseerd zijn, kan het nuttig zijn om wel of niet op te splitsen.

Stap 3. Jouw producten en diensten linken met elkaar

Het kan een goed idee zijn om na te gaan welke producten of diensten met elkaar verwant zijn of welke producten of diensten vaak samen (moeten) worden gebruikt. Zo kan je ervoor zorgen dat de informatie in die producten of diensten gelijklopend is of naar elkaar verwijst.

Ter info: in de LPDC-module en het IPDC/LPDC datamodel bestaat er op dit moment nog geen goede manier om producten en diensten met elkaar te linken. We bekijken hoe we dat in de toekomst kunnen voorzien.

Stap 4. Jouw productfiches uitwerken

Ontwikkel voldoende duidelijke interne richtlijnen voor de producteigenaars over hoe ze de informatie over een product of dienst moeten invullen (bv. gebruik overal de “je”-vorm). En maak afspraken over wie welke informatie mag beheren en wanneer die mag worden verstuurd naar de Vlaamse overheid (moet iemand die informatie nog nalezen?).

Misschien heeft jouw lokaal bestuur al afspraken over het beheer van informatie op de website? Het kan een goed idee zijn om die afspraken op elkaar af te stemmen.

Bekijk zeker ook de handleiding over de informatievelden en redactietips voor LPDC (dit geldt zowel voor de LPDC-module als voor andere LPDC-oplossingen). Je vindt er terug welke informatie je bij welk veld kwijt kan en op welke manier je dat het best doet. Maar je krijgt er ook schrijftips voor heerlijk heldere informatie.

Kijk zeker ook of er opleidingsmomenten voorzien zijn voor heerlijk helder schrijven voor een producten- en dienstencatalogus.

Stap 5. Jouw producten en diensten toevoegen aan de Lokale producten- en dienstencatalogus (LPDC)

Zet alle informatie die je hebt verzameld in de toepassing die jullie hebben gekozen. En hou de informatie up-to-date. Het is sowieso een goed idee om alle informatie minstens 1 keer per jaar tegen het licht te houden. Maar denk er ook aan om dat eerder te doen als het nodig is.

Wil je met de LPDC-module aan de slag?

Surf naar het Loket Lokale Besturen en klik op de tegel om aan te melden bij de lokale producten- en dienstencatalogus. Zie je die tegel nog niet? Dan heb je nog geen toegang. Toegang vraag je via de lokale beheerder van jouw lokaal bestuur. Weet je niet wie dat is? Je vindt jouw lokale beheerder(s) via deze link (aanmelden met itsme of eID).

Bekijk de handleiding, de tutorials en de veelgestelde vragen. Er zijn ook tips over hoe en welke informatie in elk veld kan worden ingeven, en een woordenlijst met heerlijk heldere alternatieven.

Kijk zeker ook of er opleidingsmomenten voorzien zijn over het gebruik van de LPDC-module.

Vragen of feedback?

Loop je toch nog ergens tegenaan, staan er fouten in deze informatie of heb je feedback? Neem contact op met [e-mail]. Deze informatie wordt regelmatig onderhouden.