Synchronisatie met SharePoint
Info voor de editeerders van de SharePointlijst LF Organisaties
Synchronisatie van OP naar SharePoint:
Een aantal specifieke gegevens van de toepassing OrganisatiePortaal (OP) worden overgezet naar de SharePointlijst Organisaties zodat deze specifieke gegevens op beide plaatsen hetzelfde zijn.
🚀 Start van de eerste synchronisatie is voorzien in de eerste of tweede week van oktober. We houden jullie hiervan op de hoogte.
👩🎓 Collega's die in het OP organisatie zullen aanmaken en/of bestaande gegevens bewerken, nodigen we uit voor een extra workshop.
Synchronisatie van welke gegevens
Waarom slechts een selectie van gegevens uit SharePoint in OP?
Niet alle gegevens zijn geschikt om op te nemen in het OP. In het OP nemen wel enkel organisatie- en contactinformatie op.
Tijdens de KAR (Klanten AdviesRaad) worskhops, waarin alle inhoudelijke afdelingen van ABB vertegenwoordigd werden, is gezamelijk beslist welke velden we, per type bestuurseenheid, al dan niet in het OP gingen opnemen.
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Volgende gegevens in OP stromen door naar SharePoint.
| Veldnaam in OP | Veldnaam in SharePoint | Voorbeeld |
|---|---|---|
Naam | Titel | Aarschot |
KBO nummer | KBOnr | 0207515464 |
Type bestuur | Type entiteit | Gemeente |
Status | Organisatiestatus | Actief |
Straat | Straat | Ten Drossaarde |
Huisnummer | Huisnr zonder bus | 1 |
Busnummer | Bus | |
Postcode | Postcode van de organisatie | 2300 |
Gemeente | Gemeente van de organisatie | Aarschot |
Provincie | Provincie van de organisatie | Vlaams-Brabant |
Website | Website | https://www.aarschot.be |
Primaire telefoonnummer | Algemeen telefoonnr | 080020765 |
Algemeen mailadres | info@aarschot.be | |
LBLOD URI | ABB URI |
en dit van volgende bestuurseenheden:
gemeenten
OCMW's
districten
provincies
AGB's en APB's
IGS'sen (midden september in OP verwacht)
politie- en hulpverleningszones (eind 2023 in OP verwacht)
OCMW verenigingen (eind 2023, begin 2024 in OP verwacht)
Waarom synchroniseren?
Vanuit de inhoudelijke afdelingen kwam de vraag om de huidige SharePoint lijst te behouden. Er zijn nog Power BI dashboards gekoppeld aan deze SharePoint lijst.
Kalliope synchroniseert haar data met de SharePointlijst. [met uitzondering van de (centrale) besturen van de eredienst]. In 2024 is de rechtstreekse synchronisatie van Kalliope met het OP gepland.
Het OP biedt momenteel geen exports aan, noch rechtstreeks, noch via de dashboards van BC&K. In de toekomst zullen deze wel beschikbaar komen. Via de SharePointlijst kan je voorlopig wel makkelijk exports maken.
Wat houdt deze synchronisatie in?
Richting
De synchronisatie verloopt in één richting, van OP naar SharePoint. En niet omgekeerd. Dat wil zeggen dat
je de velden uit bovenstaande tabel enkel in het OP moet ingeven.
als je deze velden enkel wijzigt in SharePoint en niet in OP, dan worden deze overschreven door de gegevens uit OP.
Frequentie
Het is een (bijna) live synchronisatie. Aanpassingen in OP verschijnen na enkele minuten ook in SharePoint.
Voor de wijzigingen die niet onmiddellijk doorstromen, is een backup mechanisme voorzien dat 's nachts nakijkt of alle doorstroming zijn gelukt. Doorstromingen die zijn mislukt worden opnieuw door het systeem opgepikt en naar SharePoint gestuurd.
Stel dat een wijziging 's anderendaags nog niet is toegekomen, dan is er iets mis en kan je dit best melden aan onze helpdesk: organisaties.abb@vlaanderen.be.
Wat verandert er voor jou?
Indien je geen velden aanpast die gesynchroniseerd worden van de hierboven vermelde bestuurseenheden, dan verander er niets. Je kan de andere velden en organisaties blijven aanpassen in de SharePointlijst.
Indien je velden aanpast van de hierboven vermelde bestuurseenheden, die wel gesynchroniseerd worden, dan heb je toegang nodig als editeerder voor het OP. We nodigen je ook uit voor een workshop rond het editeren van gegevens in OP. Deze zal georganiseerd worden begin oktober.
Belang van een goede datakwaliteit in OP
Gegevens uit het OP worden hergebruikt in verschillende andere toepassingen. Als er een fout in het OP staat, stroomt die fout ook door naar andere toepassingen.
Binnen ABB:
Datawarehouse
Dashboards van de afdeling BC&K
In de toekomst ook buiten ABB
Last updated
