Fase 1: Voorbereiden agendapunten

Context

Een lokaal bestuur bereidt agendapunten – ook dossiers of ontwerpbesluiten genoemd – apart voor. Dat gebeurt door de bevoegde dienst(en) binnen dat lokaal bestuur. Het gebeurt ook dat medewerkers van de secretarie agendapunten die geen specifieke kennis vereisten voorbereiden, zoals de goedkeuring van de notulen van de vorige zitting.

Stap 1: voorbereiden agenda in agendapunten

[Hulp nodig: kloppen de mensen die betrokken zijn?]

Bestuursorganen

De agendapunten worden voor verschillende bestuursorganen voorbereid. In de applicatie log je in als medewerker van een Gemeente, OCMW of Provincie. [Hulp nodig: district ook? missen er organen of eenheden?]

• Gemeente

  • Gemeenteraad

  • College Burgemeester & Schepenen (CBS)

  • Burgemeester

  • Autonoom Gemeentebedrijf (AGB)

• OCMW

  • Bijzonder comité

  • Vast Bureau

• Provincie

  • Provincieraad

  • Deputatie

  • Autonoom Provinciebedrijf (APB)

Inhoud agendapunt

Onderdeel	Informatie	Gelinkte informatie	Wordt gepubliceerd in
Openbare titel (in agendapunt zelf)	Deze titel wordt gebruikt bij het publiceren van het de uittreksels, notulen en besluitenlijsten.	Ja	Uittreksels, notulen, besluitenlijst
Korte openbare beschrijving (in agendapunt zelf)	Kan meer informatie geven over het besluit. Niet elk bestuur doet dit, sommigen kopiëren de titel. Wordt gebruikt bij het publiceren van de uittreksels, notulen en besluitenlijsten	Ja	Uittreksels, notulen, besluitenlijst
Bestuursorgaan	Over welk bestuursorgaan gaat dit?	Nee	Notulen
Bevoegdheid	Via de citatenplugin geeft het bestuur de rechtsgrond in die bepaalt dat het orgaan bevoegd is.	Ja	Notulen, uittreksels
Juridische context	Via de citatenplugin geeft het bestuur de juridische contexten in die gerelateerd zijn.	Ja	Notulen, uittreksels
Motivering	Het bestuur geeft de motiveringen in.	Neen	Notulen, uittreksels
Beslissing	De beslissing bestaat uit een of meerdere artikel(s).	Ja	Notulen, uittreksels
Artikels	Een artikel bestaat uit een artikelnummer en de inhoud.	Ja	Notulen, uittreksels
Artikel nummer	Opeenvolgende cijfers.	Ja	Notulen, uittreksels
Artikel inhoud	Inhoud.	Ja	Notulen, uittreksels

Visualisering agendapunt

Hoe werkt het in GN?

Bekijk hoe het werkt in Gelinkt Notuleren [Hulp nodig: aparte pagina aanmaken?]

Gelinkt NotulerenHandleiding Gelinkt Notuleren

Rollen

Het is belangrijk dat elke dienst en alle medewerkers van de secretarie hier de rol Schrijver hebben. Dit wordt ingesteld op het Gebruikersbeheer (ACM-IDM), meestal door de IT dienst van het lokaal bestuur.

• Lezer kan alle agendapunten bekijken.

• Schrijver kan alle agendapunten bekijken en bewerken.

Locatie

In Gelinkt Notuleren kunnen dossiers voorbereid worden in de tab Agendapunten. Het is ook mogelijk om rechtstreeks een zitting aan te maken en daar agendapunten toe te voegen – maar dat is minder flexibel.

Voorbeeld van overzicht van agendapunten

Agendapunten die verdaagd werden kunnen gekopieerd worden, zodat ze niet opnieuw opgebouwd moeten worden.

Een agendapunt kopiëren

Status

Er zijn 3 statussen

• Concept Het agendapunt is in voorbereiding, maar werd nog niet aan een zitting gekoppeld. Het agendapunt kan ten allen tijde aangepast worden.

• Geagendeerd Het agendapunt werd in een voorbereiding van een zitting opgenomen. De agenda kan nog veranderen, en het agendapunt kan nog aangepast worden.

• Gepubliceerd Het agendapunt werd gekoppeld aan een zitting, en deze werd gepubliceerd. Het agendapunt kan niet meer aangepast worden.

In deze fase is enkel Concept van toepassing.

Sjablonen

Voorbeelden sjablonen

Wanneer je start met een nieuw agendapunt, start je met een van de 2 generieke sjablonen aan: besluiten (met een stemming) en vrije tekst. Voorbeelden van agendapunten:

• Besluiten

  • Goedkeuren van notulen

  • Reglementen

  • Verordeningen

  • Mededelingen [Hulp nodig: of vrije tekst?]

• Vrije tekst

  • Discussiepunten

  • Varia

Stijl

We bieden 2 stijlen aan voor besluiten:

• Nieuwe stijl: gebruikt rubrieken om bevoegdheden, juridische context en motivering te scheiden. Sommige besturen gebruiken nog extra rubrieken, maar wij maken hier geen verder onderscheid.

• Klassieke stijl: gebruiken "gelet op" en "overwegende dat" om juridische context en motivering te scheiden.