Fase 4 & 5: Ondertekenen, publiceren & melden
Hoe verloopt een zitting, en hoe ondersteunen wij dat?
Fase 4: Ondertekenen
Zowel de agenda, besluitenlijst, notulen als uittreksels dienen ondertekend te worden.
Men kan digitaal ondertekenen via Gelinkt Notuleren. De ondertekening verloopt op basis van de identiteit van de bevoegde personen. Deze personen loggen in via ACM-IDM, en kunnen dan eenvoudigweg ondertekend worden door op "onderteken" te klikken.
Fase 5: Publiceren & Melden van Besluitenlijst, Notulen en Specifieke besluiten
Bepaalde documenten moeten verplicht gepubliceerd en/of gemeld worden: https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/werking-bestuur/bekendmakingsplicht
Per document lopen hier verschillende termijnen:
Agenda: publicatie 8 dagen voor de zitting
Besluitenlijst: publicatie en melding 10 dagen na de zitting
Notulen: publicatie en melding na goedkeuren op de volgende zitting
Afhankelijk van het besluittype worden er nog andere agendapunten apart gepubliceerd en gemeld. Deze hebben verschillende termijnen.
[Hulp nodig: termijnen]
Men kan publiceren en melden zonder ondertekenen. Het is belangrijk dat het bestuur wel een ondertekende versie ter beschikking heeft om juridisch in orde te zijn.
Hoe werkt het in Gelinkt Notuleren
Publiceren
De ontwerpagenda, aanvullende agenda en spoedeisende agenda worden gelinkt gepubliceerd via de softwareleverancier (zoals bijvoorbeeld Gelinkt Notuleren) en worden op de website gezet [Hulp nodig; wordt de spoedeisende altijd op voorhand nog gepubliceerd, of is dat optioneel?] . Wanneer er gepubliceerd wordt via GN, komt deze op de publicatieomgeving terecht. Besturen kunnen linken naar deze pagina.
Melden
Melden kan automatisch gebeuren via een leverancier, semi-automatisch via Gelinkt Notuleren (met nazicht) of manueel via het loket:
Goedkeuring notulen
In de volgende zitting worden de notulen van de vorige zitting goedgekeurd (of de zitting erna, indien er nog aanpassingen dienen te gebeuren).
Uittreksels
Er zijn bepaalde documenten, zoals omgevingsvergunningen, die nog voor het goedkeuren van de notulen aan bepaalde partijen bezorgd kunnen worden. Het is mogelijk om deze apart te ondertekenen, publiceren en te melden.
Hier kan men ook expliciet een print van maken in Gelinkt Notuleren.
Last updated
