🆔FP: Onboarding 4 administrative units: impact
Gemeentes, OCMW's, districten and provincies
Date, name: comment
Status Feature Passport
| STATUS | OWNER | DATE |
|---|---|---|
In proposal | Sofie | 15/06/2022 + 16/07/2022 |
In refinement - Design Research | ||
In refinement - Technical Research/Feedback | ||
In development | ||
In QA/ Testing | Zelim / Kevin | 11/08/2022 |
In Final state |
Analysis
This part of the feature passport is owned by the analyst
Current state
The core menu tabs and core fields of worship services will be reused in the other administrative units.
➕ We have new fields
🟡 We have existing fields that need adjustment in codelists
❌ We have fields that will not be used in the new administrative units
WIP: Overview of metadata in Excel: MetaData_in_OP_20220608.xlsx
New fields
NIS code
Non-editable field: Will be added manually by DEV? (Boris has the list)
Only applicable for: gemeente + provincie
OVO-nummer (= identificator in organisatieregister WEGWIJS)
Non-editable field: Will be added manually by DEV (later automatically via API?)
Applicable for all new administrative units: gemeente + OCMW + district + provincie
Applicable for (Central) worship services, once they all receive an OVO-number (the ones that are registered in WEGWIJS have an OVO-number, but not all entities are registered in WEGWIJS)
Regio
Editable field
Dropdown with code list (Boris has the list)
Only applicable for gemeente
Stadstitel (yes/no)
Non-editable field: Can only be changed via Change Events.
Only applicable for gemeente
Filters on search pages
Apply contextual filters where possible.
Soort eredienst Don't show this filter when one of the new administrative units is selected.
Type bestuur: add the options
Gemeente
OCMW
District
Provincie
Organisatie: add all the new organisations
Positie: add all the new related positions ('mandatarissen' and 'bestuursleden') out of scope: add the other positions of contact persons.
yCorrection after the demo that was shown:
Filter organisation: The municipalities and OCMW's options are shown both only by name. There will be two names: one is the municipality, and one is the OCMW. In case of Antwerpen we will have 4x Antwerpen
Possible solution: Add the type of bestuur.
Antwerpen (gemeente)
Antwerpen (OCMW)
Antwerpen (provincie)
Antwerpen (district)
Better solutions are always welcome 😄.
Table: column organisatie: The same issue is shown in the table. In the table, it is less of an issue as end users can derive the 'type bestuur' from the positions that are shown in the column next to it.
Columns on search pages
Soort eredienst Don't show this filter when one of the new administrative units is selected.
No changes are needed in the MVP. The improvement on the table: column 'organisatie' mentioned in the filters section can be done if time is available.
Kerngegevens (Bestuurseenheden)
We take the metadata of worship services (bestuur van de eredienst) to compare with the new administrative units: municipalities, OCMW, districts and provinces.
Can we automatically show the geographically related organisations if they can be derived from the address? More information is available in:
OP-1512: Create full code-list/hierarchy of werkingsgebieden
OP-1581: Create second version of hierarchy structure
Levels: Land, Gewest, Provincie, Regio, Subregio*, Bestuurlijk Arrondissement, Gemeente and District*
If the geographical relations can be derived from the addresses then they can be non-editable.
Yassin Boullauazan If this is possible, should we also add this to the (central) worship services?
Correction after the demo that was shown:
You showed the kerngegevens of gemeente Aalst. On the details add the field 'Stadstitel' the value is 'Ja' or 'Nee'. It is a non-editable field, the value is the result of a change event.
1. Municipalities (gemeenten)
➕ Bestuurseenheid: NIS code
➕ Bestuurseenheid: OVO-nummer
➕ Bestuurseenheid: Regio
➕ Bestuurseenheid: Stadstitel
🟡 Gerelateerde organisatie: provincie (dropdownlist or automatically via address?)
🟡 Gerelateerde organisatie: OCMW (dropdownlist or automatically, is always related to the OCMW with the same name as the municipality)
🟡 Gerelateerde organisatie: district (dropdownlist multiple select or automatically via address?) = Only for the city of Antwerp
❌ Gerelateerde organisatie: Representatief orgaan
❌ Gerelateerde organisatie: Bestuur van de eredienst
❌ Gerelateerde organisatie: Centraal bestuur van de eredienst
❌ Bestuurseenheid: Soort eredienst
❌ Bestuurseenheid: Strekking
❔ Bestuurseenheid: Grensoverschrijdend (hide for now)
2. OCMW (OCMW)
➕ Bestuurseenheid: OVO-nummer
🟡 Gerelateerde organisatie: provincie (dropdownlist or automatically via address?)
🟡 Gerelateerde organisatie: gemeente (dropdownlist or automatically, is always related to the gemeente with the same name as the OCMW)
🟡 Gerelateerde organisatie: district (dropdownlist multiple select or automatically via address?) = Only for the city of Antwerp
❌ Gerelateerde organisatie: Representatief orgaan
❌ Gerelateerde organisatie: Bestuur van de eredienst
❌ Gerelateerde organisatie: Centraal bestuur van de eredienst
❌ Bestuurseenheid: Soort eredienst
❌ Bestuurseenheid: Strekking
❔ Grensoverschrijdend (hide for now)
3. Districts (districten)
➕ Bestuurseenheid: OVO-nummer
🟡 Gerelateerde organisatie: provincie (dropdownlist or automatically via address?)
🟡 Gerelateerde organisatie: gemeente (dropdownlist or automatically via address?) = Only for the city of Antwerp
🟡 Gerelateerde organisatie: OCMW (dropdownlist or automatically, is always related to the OCMW with the same name)
❌ Gerelateerde organisatie: Representatief orgaan
❌ Gerelateerde organisatie: Bestuur van de eredienst
❌ Gerelateerde organisatie: Centraal bestuur van de eredienst
❌ Bestuurseenheid: Soort eredienst
❌ Bestuurseenheid: Strekking
❔ Grensoverschrijdend (hide for now)
4. Provinces (provincies)
➕ Bestuurseenheid: NIS code
➕ Bestuurseenheid: OVO-nummer
🟡 Gerelateerde organisatie: gemeente (dropdownlist or automatically via address?)
🟡 Gerelateerde organisatie: OCMW (dropdownlist or automatically, is always related to the OCMW with the same name)
🟡 Gerelateerde organisatie: district (dropdownlist multiple select or automatically via address?) = Only for the city of Antwerp
❌ Gerelateerde organisatie: Representatief orgaan
❌ Gerelateerde organisatie: Bestuur van de eredienst
❌ Gerelateerde organisatie: Centraal bestuur van de eredienst
❌ Bestuurseenheid: Soort eredienst
❌ Bestuurseenheid: Strekking
❔ Grensoverschrijdend (hide for now)
Vestigingen (Bestuurseenheden)
1. Municipalities (gemeenten) + 2. OCMW (OCMW) + 3. Districts (districten) + 4. Provinces (provincies)
Type vestiging codelist
❌ Hoofdgebouw erediensten
➕ Gemeentehuis (only applicable for gemeenten)
➕ Ander administratief adres (only applicable for gemeenten) = new information
➕ Districtshuis (only applicable for districten) = new information
➕ Provinciehuis (only applicable for provincies) = new information
Maatschappelijke zetel is normally already foreseen.
DONE: Ask business what items they want to add to the codelist + check OSLO codelist
Sofie 16/7/2022:
The business didn't ask for new types. I added the 'gemeentehuis' myself to make it clear that the 'maatschappelijk zetel' isn't always the same as the location of the 'gemeentehuis'.
I couldn't find a code list on the type vestigingen.
Betrokken lokale besturen (Bestuurseenheden)
1. Municipalities (gemeenten) + 2. OCMW (OCMW) + 3. Districts (districten) + 4. Provinces (provincies)
Make this menu item temporary invisible.
Bestuursorganen (Bestuurseenheden)
1. Municipalities (gemeenten) + 2. OCMW (OCMW) + 3. Districts (districten) + 4. Provinces (provincies)
Show the related 'bestuursorganen', see drawing in Miro.
The Leidinggevenden (marked in yellow) are now also shown in the list. Is it possible to show them in a different page, accessible via a new menu tab called 'Leidinggevenden'? The page can be structured in the same way as the 'bedienaren' page with an extra column 'Periode'. Better solutions are always welcome.
Leidinggevenden
1. Municipalities (gemeenten) + 2. OCMW (OCMW) + 3. Districts (districten) + 4. Provinces (provincies)
New menu-item. Overview of these positions, see drawing in Miro.
These positions can't be edited in OP as the source for this information is Loket (this applies also to 'mandatarissen'). The administrative units need to keep this information up-to-date themselves.
Bedienaren (Bestuurseenheden)
1. Municipalities (gemeenten) + 2. OCMW (OCMW) + 3. Districts (districten) + 4. Provinces (provincies)
Bedienaren are not positions in the new administrative units, so don't show this menu tab when one of the new administrative units is selected.
Out of scope: We want to show a page similar to bedienaren, but the name should be 'Contactpersonen' (this is not the same as the suggested page 'Leidinggevenden' mentioned in the 'Bestuursorganen'.
Veranderingsgebeurtenissen (Bestuurseenheden)
(*) = mandatory field
Municipalities (gemeenten)
Fusie (The label was originally 'Samenvoeging' it is only called 'Samenvoeging' when it is related to worship services but the process is the same) Same fields as the worship services
*Type veranderingsgebeurtenis: Fusie
Beschrijving
Link naar besluit
Datum ministerieel besluit
Datum publicatie BS
*Datum veranderingsgebeurtenis
*Betrokken organisatie (automatisch ingevuld)
*Betrokken organisatie (2)
*Betrokken organisatie (N)
*Resulterende organisatie
Naamswijziging
*Type veranderingsgebeurtenis: Naamswijziging
Beschrijving
Link naar besluit
Datum ministerieel besluit
Datum publicatie BS
*Datum veranderingsgebeurtenis
Stadstitel
*Type veranderingsgebeurtenis: Stadstitel
Beschrijving
*Datum veranderingsgebeurtenis
Link naar besluit
Datum besluit
OCMW (OCMW)
Samenvoeging (Change name 'Samenvoeging' to 'Fusie')
same fields as municipality
Naamswijziging
same fields as municipality
Districts (districten)
Naamswijziging
same fields as municipality
Provinces (provincies)
For now we don't foresee 'veranderingsgebeurtenissen' for provinces.
Don't show the menu tab 'veranderingsgebeurtenissen'.
Gerelateerde organisaties (Bestuurseenheden)
Same as relations mentioned in item Kerngegevens (Bestuurseenheden)
If the geographical relations can be derived from the addresses then they can be set to non-editable. Keep in mind that other type of relationships will be added in the future that need to be editable.
Provincie
Regio (Subregio*) - only applicable for gemeente and OCMW
Gemeente
District - only applicable for Antwerpen
The 'OCMW' and 'gemeente' relationship can also be automatic and set to non-editable since every gemeente has an 'OCMW' with the same name as the 'gemeente'.
Other impact or things to know
Bestuurseenheid: When a municipality merges than the OCMW merges as well (Out of Scope for MVP)
Persons: In the mandatendatabank, we have mandates for municipalities, OCMW's, districts and provinces.
🤩 Expectations
MVP version ready is good.
Out of Scope items can be developed but are not necessary for now or can not be developed yet because we need confirmation of the business.
🕵️♂️ Use Cases
/
🤔 Discussion points
Wat gebeurt er met het OCMW als een gemeente fusioneert?
er ontstaat ook een nieuw OCMW
(te bevragen bij BC&K: team fusies: Tom Nulens)
Wat gebeurt er met het OCMW als een gemeente opnieuw splitst?
out of scope: team fusies: Tom Nulens
Kunnen er nieuwe gemeenten of provincies (naast fusies) ontstaan.
out of scope
Wat gebeurt er als een gemeente/stad beslist om op te splitsen naar districten?
out of scope
In mandatendatabank worden de bestuursleden ook mandatarissen genoemd. Moeten we hier een onderscheid in maken? Dit hebben we wel voor de eredienstbesturen zo gedaan.
Houden alle bestuurseenheden in Loket de mandaten en bestuursleden strikt bij? In de mandatendatabank zitten enkel de mandaten van gemeenten, districten en provincies.
Is de opsplitsing in districten een veranderingsgebeurtenis? LOW
ik vermoed van niet omdat de oorspronkelijke gemeente blijft bestaan als gemeente
Solution
The next two parts of the FP can [sometimes] be worked on simultaneously
Design
This part of the feature passport is owned by the designer
User research
[If there is any user research preceding the wireframe mock-up stage, it needs to be documented here]
Mock-ups
[link to figma mockups + any explanation or extra documentation]
Technical
This part of the feature passport is owned by the technical team
[Information about the technical solutions for expectations that need it - e.g. using mu-search for showing all types of positions in one table.]
After the designer and/or the technical team finish their task, a meeting follows where the solutions are presented. The team exchanges feedback and amends the feature passport where necessary.
Last updated
