🆔FP: Onboarding OCMW-verenigingen

To comment on a FP:

Date, name: comment

Status Feature Passport

STATUS	OWNER	DATE
In proposal	Sofie	22/11/2023 + 23/11/2023 + 13/12/2023
In refinement - Design Research
In refinement - Technical Research/Feedback
In development
In QA/ Testing
In Final state

Epic = OP-2540: MVP Onboarding OCMW-verenigingen

In the media

Nieuw vanaf 2024: adviesplicht bij oprichting en statutenwijziging van IGS en VVMW: artikel op website Vlaanderen

Vanaf 2024 moeten intergemeentelijke samenwerkingsverbanden (IGS) en OCMW-verenigingen (VVMW) voorafgaand aan hun oprichting of statutenwijziging een advies van de Vlaamse Regering inwinnen.

Het advies is niet-bindend, maar wel verplicht: zonder advies is de beslissing tot oprichting of statutenwijziging van rechtswege nietig.

De adviesaanvraag zal verlopen via het Loket voor Lokale Besturen.

ANALYSIS

Expert in OCMW verenigingen in LSV Department = Johan Leys

Johan does the data quality checks for OCMW verenigingen, due to sickness, this is postponed to january 2024.

Data sources

1. SharePoint

The data is available in different SharePointlists:

• LF SharePoint list: Organisaties The list has 85 organisations:

  • VVMW-WV (1)

  • VVMW-AV (14)

  • OV Pur (70) (= OCMW vereniging Publiekrechtelijk = welzijnsvereniging)

• LSV SharePointlist: VVMW The list has 135 organisations

  • Welzijnsvereniging (66)

  • Autonome verzorginstelling (16)

  • Ziekenhuisvereniging (14)

  • Vereniging of vennootschap voor sociale dienstverlening (25)

  • Woonzorgvereniging of woonzorgvennootschap (10)

  • Niet van toepassing (4)

2. Other sources

• KBO (list from KBO select)

  • Vereniging van openbare centra voor maatschappelijk welzijn (95)

A good comparison is needed since the numbers in all lists are different. Johan Leys (department LSV) does the data correction in The LSVP_OCMW-verenigingen_AutoUpdate_20231108.xlsx before we migrate the data to OP.

Organisation Classification

Legal form	Administrative Unit (bestuurseenheid)	Access in Loket voor Lokale Besturen
Welzijnsvereniging (WV) (public)	Yes	Yes, - they are known in Loket as the type 'OCMW vereniging' - they are known in IDM (gebruikersbeheer) as type 'lokaal bestuur'
Autonome verzorgingsinstelling (AV) (public)	Yes	Yes, - they are known in Loket as the type 'OCMW vereniging' - they are known in IDM (gebruikersbeheer) as type 'lokaal bestuur'
Ziekenhuisvereniging (private)	No	No, - they are not registered in Loket - they are known in IDM (gebruikersbeheer) as type 'economische actor'
Vereniging of vennootschap voor sociale dienstverlening (private)	No	No, - they are not registered in Loket - they are known in IDM (gebruikersbeheer) as type 'economische actor'
Woonzorgvereniging of woonzorgvennootschap (private)	No	No, - they are not registered in Loket - they are known in IDM (gebruikersbeheer) as type 'economische actor'

Confirmation compliance to administrative unit definition by legal expert

Van: Thomson Emily <[e-mail]> Verzonden: dinsdag 12 december 2023 10:44 Aan: Merciny Sofie <[e-mail]> CC: Wouters Bart <[e-mail]> Onderwerp: RE: Analyse OCMW verenigingen voor workshop

Dag Sofie,

Gezien mijn verlof vorige week weet ik niet of je al een antwoord hebt gekregen tijdens de workshop. Bij deze dus nog een bevestiging dat de kolom juist is:

• De OCMW-verenigingen die voldoen aan de definitie van een LBLOD bestuurseenheid zijn enkel de welzijnsvereniging en de autonome verzorgingsinstelling.

• Ook enkel de WV en AV hebben toegang nodig tot het Loket. Zij zijn de enigen die een dossier voor goedkeuring (weldra een dossier voor verplicht advies) moeten kunnen indienen in het Loket.

Tot slot ook de bevestiging dat het klopt dat de IGS wel toegang hebben tot het Loket en de PEVA gemeente/provincie niet.

Laat gerust weten mocht iets niet duidelijk zijn!

Groetjes,

Emily

----------------------------------

Van: Merciny Sofie <[e-mail]> Verzonden: woensdag 6 december 2023 14:57 Aan: Thomson Emily <[e-mail]> CC: Wouters Bart <[e-mail]> Onderwerp: Analyse OCMW verenigingen voor workshop

Dag Emily,

Jij, of één van je collega’s, hebt in het verleden al een keertje deze analyse uitgevoerd voor de IGS’en en PEVA’s. Ik mocht het van Bart aan jou vragen.

Zou je nog eens kunnen uitpluizen hoe dit zit bij de OCMW-verenigingen?

Concrete vragen:

1. Welke type van OCMW verenigingen voldoen aan de definitie van een LBLOD bestuurseenheid. (tabel: ‘kolom Bestuurseenheid’)

2. Welke type van OCMW verenigingen hebben toegang nog in het Loket voor Lokale Besturen om stukken in te dienen? (tabel: kolom ‘Toegang in Loket nodig’)

Definitie Bestuurseenheid (LBLOD): Publieke, bestuurlijke organisatie verbonden aan een territoriaal omschreven gebied met bepaalde verantwoordelijkheden waarbinnen het bestuurshandelingen kan stellen.

Onderstaande tabel is vooraf ingevuld. Pas gerust aan waar nodig. We zullen deze tabel ook morgen overlopen tijdens de workshop.

Nog even ter bevesting: IGS’sen hebben wel toegang in Loket voor Lokale Besturen en PEVA gemeente/provincie niet. Klopt dit voor jullie?

Groetjes,

Sofie

In loket there are 83 OCMW-verenigingen listed, all listed as OCMW vereniging (see codelist 'Bestuurseenheid classificatie code'). The type 'Welzijnsvereniging' is not used.

Vergelijking_OCMW-verenigingen_Loket.xlsx Mapped to the types of OCMW-verenigingen in the list of department LSV, we see that only the public organisations (Welzijnsvereniging and Autonome verzorgingsinstelling) are listed in Loket. One exception is the one Ziekenhuisvereninging, but they have no activity in Loket and are not found in 'gebruikersbeheer'. We can assume that the organisation should not be listed in Loket.

Pivottable data Loket and LSV

Definitie van een OCMW vereniging (NL):

Een OCMW kan alleen of samen met partners een nieuwe rechtspersoon oprichten buiten de centrale diensten van het OCMW om taken die oorspronkelijk aan het OCMW toebehoorden erin onder te brengen en deze door de vereniging autonoom te laten uitvoeren.

OCMW kiest er dus voor om bepaalde dienstverlening niet meer zelf aan te bieden maar wel via OCMW-verenigingen in naam van het OCMW.

OCMW-vereniging = vereniging voor maatschappelijk welzijn

Elementen van de definitie:

• Er moet een OCMW bij betrokken zijn, meestal wordt het opgericht door een OCMW (= Oprichtend OCMW)

• OCMW richt het alleen op of samen met partners

  • Alleen = eenhoofdige OCMW vereniging (er is maar één deelgenoot, namelijk het oprichtende OCMW) (gebeurt zelden)

  • Samen met andere partners

    • Deze andere partners zijn niet vrij te kiezen

      • GEEN commerciële partners (staat ter discussie) of natuurlijke personen

      • WEL publieke partners:

        • ander OCMW's

        • ander gemeenten

        • andere OCMW verenigingen

        • private partners die geen winstbejag beogen (= vzw's of verenigingen met sociaal oogmerk)

• Er moet een rechtspersoon worden opgericht die de taken autonoom uitvoert

  • In eigen naam en voor eigen rekening

  • De band met het OCMW worden bijna volledig doorgeknipt. Het OCMW blijft wel controle houden op haar dochteronderneming

    • Door samenstelling van de bestuursorganen, de RvB en AV (dat zijn afgevaardigden van de OCMW raadsleden)

    • Decretale terugkoppelingsmomenten. Een OCMW vereniging moet terugkoppelen naar haar basis OCMW: jaarrekening, evaluatieverslag of bij heel belangrijke beslissingen moeten ze advies vragen bij het OCMW.

Er bestaan geen mengvormen tussen IGS en OCMW verenigingen, maar het is wel zo dat

• een gemeente kan deelnemen aan een OCMW vereniging

• een OCMW kan deelnemen aan een IGS

Decree on OCMW vereniging:

Decreet over het lokaal bestuur

DLB

Public forms of an OCMW vereniging: (De publiekrechtelijke vormen)

• Welzijnsvereniging (art. 475 tot 495 DLB)

• Autonome verzorgingsinstelling (art. 496 tot 500 DLB)

Privat forms of an OCMW vereniging: (De privaatrechtelijke vormen)

• Ziekenhuisvereniging (art. 501 tot 507 DLB)

• Vereniging of vennootschap voor sociale dienstverlening (art. 508 tot 512 DLB)

• Woonzorgvereniging of woonzorgvennootschap (art. 513 tot 515 DLB)

De private rechtsvormen zijn enkel mogelijk in een samenwerking met meerdere partners.

Overview from ABB academy of 26/12/2022

• vzw = vereniging zonder winstoogmerk

• vso = vennootschap met sociaal oogmerk

Onderscheid publiek en privaat is belangrijk.

• Publiek = zijn onderworpen aan dezelfde regels als OCMW ze zijn onderworpen aan

  • Administratief toezicht

  • Motiveringsplicht

  • Beginselen van behoorlijk bestuur

  • BBC

  • Overheidsopdrachten

  • …

• Privaat zijn NIET onderworpen aan de regels van het OCMW

  • Voor hen geldt het Wetboek van Verenigingen en Vennootschappen

New fields = are being refined

1. Name fields

Applicable to all administrative units (see the same item in FP AGB/APB)

• Naam volgens KBO

• Verkorte naam

• Naam volgens statuten

New fields MVP

None

New fields NOT MVP (not to add right now)

• Doel/activiteiten (see AGB/APB/IGS) (in Excel the correspoding field is 'sector')

• Einddatum (in Excel the correspoding field is 'Duurtijd verlenging')

_______________________________________________________

📁 MODULE Bestuurseenheden

Search page

https://organisaties.abb.lblod.info/bestuurseenheden

Filters

• Soort eredienst Don't show this filter when one of the new administrative units is selected.

• Type bestuur: add the options (not validated yet)

  • Welzijnsvereniging

  • Autonome verzorgingsinstelling

  • Ziekenhuisvereniging

  • Vereniging of vennootschap voor sociale dienstverlening

  • Woonzorgvereniging of woonzorgvennootschap

Columns in results table

• Naam (default sorting)

• Type bestuur

• Provincie

• Gemeente

• Status

Kerngegevens (core data)

Fields

Field	Mandatory	Editable	Comments
Naam*	✅	✅
Type bestuur*	✅	❌
Regio*	auto	❌	Derived from primary address
Status*	✅	✅
KBO nummer	✅	✅
SharePoint identificator	❌	✅
OVO-nummer	auto	❌	Do not show on edit page
Adres*	✅	✅	CRAB functionality
Straat*	✅	✅	Manual input of address
Huisnummer*	✅	✅	Manual input of address
Busnummer	❌	✅	Manual input of address
Postcode*	✅	✅	Manual input of address
Gemeente*	✅	✅	Manual input of address
Provincie*	✅	✅	Manual input of address
Country	✅	✅	Manual input of country (check first if OP-1970 is done)
Primair telefoonnummer	❌	✅	Add standard helptext under input field
Secundair telefoonnummer	❌	✅	Add standard helptext under input field
E-mail	❌	✅	Add standard helptext under input field
Website	❌	✅	Add standard helptext under input field

🤩 Expectations

🕵️‍♂️ Use Cases

🤔 Discussion points

• Available in codelist 'Bestuurseenheid classificatie code':

  • OCMW vereniging (= name group)

  • Welzijnsvereniging (= type of OCMW vereniging)

  • TO DO, not now:

    • OP-2870: Technical analysis and impact on changing the codelist Bestuurseenheidclassificatie

    • OP-2888: Datamodel: combination of different types of administrative units (IGS and OCMW-vereniging) (add extra class in datamodel?)

• ✅ Do all types of OCMW verenigingen comply to the definition of a bestuurseenheid? Ask LSV to examinate:

  • Definition Administrative unit (LBLOD): Public, administrative organisation attached to a territorially defined area with certain responsibilities within which it can take administrative action.

  • Definitie Bestuurseenheid (LBLOD): Publieke, bestuurlijke organisatie verbonden aan een territoriaal omschreven gebied met bepaalde verantwoordelijkheden waarbinnen het bestuurshandelingen kan stellen.

• ✅ Complete table in Organisation Classification

Vestigingen (sites)

Set up the same as the other administrative units.

Type of sites:

• maatschappelijke zetel

• andere vestiging

Business (Johan Leys of department LSVP) is going to cleanse the data. Due to sickness of Johan, this is postponed to january 2024.

❌ Betrokken Lokale Besturen (local involvements)

Betrokken lokale besturen where created specifically for worship services.

We will extend the related organisations with different type of relationships so we can display the relationship with local governments in the related organisation's menu-item

❌ Bestuursorganen (governing bodies)

For now we will NOT create the governing bodies in OP and we will NOT capture 'mandaten' or 'bestuursleden'.

This might change in the future because a new proposal to change the decree is in the making.

The governing bodies should be developed, it's needed for the 'Leidinggevenden', but not be shown on the page.

Leidinggevenden (executives)

Set up is the same as the other administrative units.

These will be synced from the leidinggevenden databank.

There is only one type of 'leidinggevenden' and they are called 'Leidend ambtenaar'.

There are only 26 registered for OCMW-verenigingen:

Leidinggevenden OCMW verenigingen

Veranderingsgebeurtenissen (change events)

• Oprichting > Actief

• Naamswijziging > Actief

• In ontbinding > Actief

• In vereffening > Actief

• Ontbonden en vereffend > Niet-actief

• Fusie (via ontwikkelaars)

Ter info, not to import in OP: Change events in Excel LSV > to discuss with business

Change events in list LSV

Gerelateerde organisaties (related organisations)

Type of relationships in OP

voor alle type OCMW verenigingen hetzelfde.

• werd opgericht door (minimum 1 OCMW)

  • 1 OCMW = eenhoofdige OCMW vereniging

  • 1 OCMW met

    • andere OCMW's

    • andere gemeenten

    • andere OCMW verenigingen

    • private partners die geen winstbejag beogen (= vzw's of verenigingen met sociaal oogmerk)

• kan oprichter zijn van

  • andere OCMW verenigingen

• kan participeren in

  • andere OCMW verenigingen

• kan volgende participanten hebben

  • OCMW's

  • gemeenten

  • andere OCMW verenigingen

  • private partners die geen winstbejag beogen (= vzw's of verenigingen met sociaal oogmerk)

• heeft een relatie met

29/02/2023 Sofie: Added this information after testing by Kevin and Enes. OP-3046: OCMW-verenigingen - unable to edit core data

Alexander suggested three options to solve the bug:

1. Add the related organisations, including founders, for public OCMW associations to this release. This depends on when the final data is available, it should not require much time/effort to generate the corresponding migration and add it this prerelease.

2. Make the founder temporarily optional for OCMW associations. Since this requires reverting this back to mandatory at a latter point, I would only do this if the above option would cause too much delay in moving forward with this release.

3. Make the founder only mandatory for newly created OCMW associations.

We prefer option 3. If this option takes too much time to develop, then we go for the second option ‘Make the founder temporarily optional for OCMW associations.’

_______________________________________________________

📁 MODULE Personen

Search page

https://organisaties.abb.lblod.info/personen

Filters

• Organisatie: add all the new organisations

• Positie: add the new related position (Leidend ambtenaar) = already DONE out of scope: add the other positions of contact persons.

Apply contextual filters where possible.

SOLUTION

The next two parts of the FP can [sometimes] be worked on simultaneously

Design

This part of the feature passport is owned by the designer

User research

[If there is any user research preceding the wireframe mock-up stage, it needs to be documented here]

Mock-ups

[link to figma mockups + any explanation or extra documentation]

Technical

This part of the feature passport is owned by the technical team

[Information about the technical solutions for expectations that need it - e.g. using mu-search for showing all types of positions in one table.]

After the designer and/or the technical team finish their task, a meeting follows where the solutions are presented. The team exchanges feedback and amends the feature passport where necessary.