Analysis absent chairman / secretary

GN-3454 / GN-3420

MAIN CONCLUSIONS / BUSINESS OBJECTIVES AND ADDITIONAL REMARKS

  • VISION - LINKED OPEN DATA We want to avoid as much as possible free text fields in order to generate a legally correct basis to indicate the presence of a secretary or a chairman. This is in line with would be in contradiction with our vision of Open Data (annotation has to be aligned with our philosophy). We don't want to misuse the annotation!

  • Question: What is the minimum we want to have annotated? Welke elementen willen we annoteren? Hoe gaan we de identificatie uniek maken? Naam/voornaam/functie/rol/geboortedatum/rijksregister? Gericht op de optiek van GN: een besluit/vergadering wordt uitgetypt en alle informatie is bij voorkeur herbruikbaar. In die optiek: geannoteerde informatie door laten vloeien naar de mandaten- en/of leidinggevendendatabank? >> Aan welke voorwaarden moet voldaan worden om een rijksregisternummer te gebruiken? Moet dit gemeld worden aan rijksregister dat onze software deze informatie gebruikt ter identificatie van zijn gebruikers? (Hoe) Moeten we dit veld anonimiseren/afschermen? In de GDPR is het rijksregisternummer niet opgenomen als gevoelig persoonsgegeven. Maar het vrij verwerken van het rijksregisternummer is verboden. Het verwerken van het rijksregisternummer is bij wet verboden. Wie mag het rijksregisternummer vragen? De wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een rijksregister van natuurlijke personen bepaalt onder welke voorwaarden en door welke personen het rijksregister mag gebruikt worden. Daarbij dient steeds een machtiging verkregen te worden van het Sectoraal Comité van het Rijksregister. Deze machtiging wordt verleend wanneer aan twee voorwaarden voldaan is:

  1. De aanvrager is een openbare of private instelling van Belgisch recht

  2. De aanvrager heeft de informatie nodig voor het vervullen van taken van algemeen belang. Deze taken moeten via een wettelijke basis aan de instelling zijn toevertrouwd of als zodanig worden erkend. Zo kunnen overheids- en politiediensten het rijksregisternummer opzoeken van iemand. Ook notarissen, deurwaarders, advocaten en apothekers kunnen het rijksregister consulteren en dus het rijksregisternummer opzoeken op naam in de uitoefening van hun beroep. Werkgevers hebben de verplichting om bepaalde gegevens van hun werknemers, zoals het rijksregisternummer, te bezorgen aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Zij hebben aldus de plicht het rijksregisternummer op te vragen bij hun werknemers. Zij mogen dit echter niet voor andere doeleinden gebruiken. De verleiding om een rijksregisternummer te gebruiken onder het mom van het identificeren of differentiëren van personen met bijvoorbeeld naamgenoten is groot. Wanneer er meerdere Jan Jansens in een database voorkomen dient een bijkomende identificator gebruikt te worden om beide Jans van elkaar te onderscheiden. Het rijksregister kan echter niet gebruikt worden in dit geval. Zelfs het inlezen van een eID of het bijhouden van een kopie van de achterkant van de identiteitskaart is onder andere om dezelfde reden niet toegelaten zonder machtiging. Inbreuken vaststellen is daarenboven niet moeilijk. Via de website http://www.ibz.rrn.fgov.be/nl/rijksregister/mijn-dossier/ is het mogelijk om te controleren wie u in het rijksregister heeft opgezocht gedurende de laatste 6 maanden.

UNIEKE IDENTIFICATOR zou in dit geval het rijksregisternummer zijn (mits melding en afscherming) >> Opportuniteit nieuw ticket. Machtiging dient aangevraagd worden? Is dit reeds beschikbaar?

  • LEGAL BACKGROUND It can be stated that it must always be possible to deduce from the minutes who holds the chairmanship at what time. The same applies to the position of secretary.

  • There can only be one chairman & one secretary at a time. Los van zijn mandaat als voorzitter - op een zitting één voorzitter / één secretaris tegelijk. Tegelijk is hier een belangrijke term. Er kunnen twee voorzitters zijn voor één zitting, maar slechts één tegelijk. Vb. Stad Gent start zijn GR-zitting op donderdagavond, maar door het aantal agendapunten wordt er vrijdag nog verdergewerkt aan het tweede deel van de agenda. Dit is één zitting met een onderbreking (er zijn geen twee zittingen per week), met mogelijk twee voorzitters en/of twee secretarissen.

  • The order of the (published) meeting notes need to reflect the order of the meeting happening. Heel belangrijk element dat op dag van vandaag genegeerd wordt. We hebben een zitting met een standaard structuur. Daar waar we misschien beter uit zouden gaan van een gesugereerde structuur met aanpasbare blokken. Bv. onderbrekingen staan steeds bovenaan, maar zou -naar analogie van de chronologie- geïntegreerd moeten worden tussen de betreffende agendapunten.

  • If for some reason the algemeen directeur is unable to take minutes, e.g. when he/she has an interest in a particular agenda item, the minutes must show who has acted as secretary. If this does not happen, it could be erroneously deduced from the minutes – the approved and signed minutes have the status of an authentic deed (daadkracht van een authentieke akte)– that the algemeen directeur remained present during the discussion and the vote on a point where he was not allowed to be present. "This can have serious consequences and it goes without saying that such scenarios should be avoided."

  • Question: basically we can note this in free text, though don't we want this annotated to support the importance of annotation? or are there reasons not to? Hoe geven we aan waarom de secretaris of voorzitter de zitting verlaat? Hoe willen we dit annoteren?

Kunnen we een pregedefinieerde lijst integreren om het verlaten van een zitting te annoteren? (vb. conflicterende belangen / ziekte / persoonlijke reden / andere prioritaire aanwezigheid / ...) >> Opportuniteit nieuw ticket. Bv. secretaris verlaat zitting wegens conflicterende belangen. Momenteel wordt er gebruik gemaakt van een vrijtekstveld. Chronologie en het feit dat dit niet makkelijk raadpleegbaar is, spreken voor deze lijst. LOD = intelligentie en kennis vergaren spreekt voor de pregedefineerde lijst.

  • Difference possible between "voorzitter" & "secretary" at the start, and for specific points, or for points in e.g. the second half of the meeting. According to Maryse we cannot leave these fields blank according the DLB. Can we expand the supervisor DB with a protected section or should we provide the possibility in GN to add a temporary chairman? For what concerns the supervisor DB, we cannot make this decision as a GN team.

  • Question: How do we want the local authorities to manage their supervisors? Make it the least complex as possible. Dialogue OP (Sophie), LeidinggevendDB (Nele, Pieter, Geertrui?), GN Komt dit best in de leidinggevendendatabank, bij OP of toch bij GN? Hoe willen we dat lokale overheden de leidinggevenden gaan beheren? LGDB: voor standaard leidinggevenden, in OP voor de kortetermijnafwezigheden, of het is in GN, waar je gewoon aanvullingen kan doen, zodat het kan opgenomen worden door OP of de leidinggevendendatabank. We willen geen tien tools om de afwezigen te beheren. We willen dit bij voorkeur centraal, op één plek.

  • PROVIDE REPLACEMENT FOR THE CHAIRMAN In the current application a replacement for the chairman could be appointed from the persons included in the mandate database. The suggestion menu in the mandate database contains the names of the elected officials – not just the mandate holders. So even if the person concerned is incorrectly not listed as a councilor in the mandate database, his name should still be in that list. The chance that the first in rank, this is the councilor with the most seniority, would not be in the mandate database seems to us rather small.

  • -- We have the possibility to assign a chairman out of the list of mandate holders. No other persons but the mandate holders can be assigned.

  • DEFINE THE 'HIGHEST RANK' To figure out which municipal councilor is the highest in rank, we consult the DLB:

    Art. 6 §7. The ranking of the municipal councilors is determined during the installation meeting of the new municipal council immediately after the municipal councilors have been sworn in. The councilor with the highest seniority takes the highest rank. In the event of equal seniority, the municipal councilor who obtained the highest number of nominal votes during the last complete renewal of the municipal council takes the highest rank. In case of an equal number of nominal votes, the municipal councilor whose list has obtained the most votes during the last complete renewal of the municipal council takes the highest rank. The successors who are installed as municipal councilors after the installation meeting take a rank in order of their oath. Artikel 7. (01/01/2019- 12/10/2024)

    § 1. Op de installatievergadering verkiest de gemeenteraad onder de gemeenteraadsleden van Belgische nationaliteit een voorzitter. De voorzitter wordt verkozen op basis van een akte van voordracht van de kandidaat-voorzitter, ondertekend door meer dan de helft van de verkozenen op de lijsten die aan de verkiezingen deelnamen. Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht ook ondertekend zijn door de meerderheid van de personen die op dezelfde lijst als de voorgedragen kandidaat werden verkozen. Als de lijst waarop de naam van de kandidaat-voorzitter voorkomt maar twee verkozenen telt, volstaat de handtekening van een van hen.

  • PROVIDE REPLACEMENT FOR THE SECRETARY In case of absence the adjunct/deputy CANNOT be picked out of the list to appoint a secretary. This implements the secretary field in GN must be left blank, although the town has a sworn deputy to replace the secretary.

  • -- HOW CAN WE ASSIGN A PERSON FOR A TEMPORARY REPLACEMENT? When he/she is not included in the supervisor DB: add him to the supervisor DB? YES/NO When he/she is not included in the OP: add him to the OP? YES/NO Will we create a seperate DB? What are the expectations for such a DB? >> enter person >> connect with seperate session (maybe per article) >> ...

  • A SOLUTION FOR EVERY ISSUE? We should first build the application for all common cases. As such, we should not be able to fill out a chairman that is currently not included in the mandates DB, as this occurs rarely. Solution thinking: Overtyping the name would not be conform the annotation requirements. We choose to postpone this feature until further notice.

Bugs encountered // meanwhile all solved to take:

  • Once you pick a secretary in GN, you can't undo this selection. You can't make it blank either. This seems like a bug or at least an annoying fact. Made a new ticket: https://binnenland.atlassian.net/browse/GN-3654 - solved

  • Some towns mention twice the same input. (e.g. Beringen has twice the algemeen directeur in the supervisor DB - with exact the same details) As a result these towns twice get the same algemeen directeur in GN (picklist secretary). However, at this point, there's no delete button - but should be removed technically. >> message sent to Pieter Van Hastel (06/09/22) Reminder 04/11/22

  • Some towns don't mention any supervisors (e.g. Asse, Kortrijk) These towns can't input a secretary in GN (no visualistion)

  • Some towns don't mention 'gemeente' nor 'OCMW' -topping at 20 lines These towns can't input a secretary in GN (no visualistion) Notice some AGB's are in upper case, some in lower case, what makes it easy to have a list of 20. In the meanwhile sent to Nele Smets and logged as DL-4108 (05/09/22) solved

The list of mandate holders comes straight out of the mandate DB.

The only options we have is appointing the right chairman or leaving the field blank.

FOR WHAT CONCERNS THE SECRETARY: We have to asign the only secretary available in the application (from the mandate database?).

No other persons can be assigned. The only options we have is appointing the right secretary or leaving the field blank.

ADDITIONAL ELEMENTS (SECUNDARY QUESTIONS)

  • WHAT FUNCTIONS ARE POSSIBLE AS CHAIRMAN/SECRETARY? When we consult the supervisor DB (leidinggevendendatabank), we conclude that towns CAN input their supervisors in the consultable database that is linked to the GN application. * algemeen directeur, previous gemeentesecretaris * (multiple) adjunct algemeen directeur * financieel directeur, previous gemeenteontvanger * adjunct financieel directeur to check: gemeenteraad heeft een controlefunctie m.b.t. taken financieel beheerder. Is het dan ethisch/juridisch ok om de financieel beheerder secretaris te maken van GR?

    However we notice not all towns fill out the database as it should be (doubles/not filled out/partially filled out)

  • WHO SHOULD REPLACE AN ABSENT CHARMAN/SECRETARY? The offices of algemeen directeur and financieel directeur are mandatory to be filled out, if no one is appointed, an observer must be appointed (that observer must also be included in the mandate management if he is a real observer for a longer period (+12 weeks), so not if the appointed algemeen directeur is on leave. An adj-AD can therefore be appointed from 60,000 inhabitants. The persons who (after the introduction of DLB) didn't make it to the office AD or FD (only 1 of each can be appointed) could be appointed as adj- (AD or FD). But those are extinguishing functions. Take Gent for example, they have 2 adj-AD (1 for more than 60,000 inhabitants and the other is the secretary G or O who did not make it to AD). Same with mergers.

  • DESCRIBE THE ADJUCT/DEPUTY FUNCTION Not every municipality has only one assigned secretary, although the LBLOD model limits the possibilities to just one.

    E.g. Ghent has one algemeen directeur and two adjunct algemeen directeurs. In reality there's often a situation where more than one directeur is present at the session. One of them is picked randomly (although they don't feel comfortable with the situation), in order to fill out the mandatory field.

    Often the chairman/secretary change during the session: This is not possible, what de facto means the minutes are incorrect. E.g. Ghent has often sessions spread over two evenings: Day 1 = mandate holder A / Day 2 = mandate holder B. At the end of day 1 the session is 'technisch geschorst'

  • CAN A FINANCIEEL DIRECTEUR BE THE SUBSTITUTE FOR THE ALGEMEEN DIRECTEUR? The fact there are both an Algemeen directeur and a Financieel directeur in the supervisor database, doesn't imply that one is the replacement for the other in case of absence. 1 - Algemeen directeur and financieel directeur are two totally different decretal degrees. It's perfectly possible that both directeurs are absent, which implies they both should be replaced during the session. 2 - Financieel directeur is in principle not attending the session, unless he is invited to elucidate the municipal budget. The absence regulations for both algemeen directeur and financieel directeur are seperately mentioned in seperate chapters in the DLB. One is mentioned with 'personeel', the other with 'mandatarissen' of 'de werking van de raden'.

    to check: gemeenteraad heeft een controlefunctie m.b.t. taken financieel beheerder. Is het dan ethisch/juridisch ok om de financieel beheerder secretaris te maken van GR?

Als de fincancieel beheerder secretaris is van de gemeenteraad en de gemeenteraad behandelt een agendapunt over het financieel beheer van de gemeente, dan kan de secretaris (financieel directeur) dit agendapunt manipuleren. In principe zou de secretaris dan de zitting moeten verlaten. Mss ja indien er geen punten zijn van financieel beheer. Zijn we dan geïnteresseerd om dit te annoteren? Wat is een punt van financieel beheer en wat niet? VRAAG UITGEZET BIJ FRANS WALTER (03/11/2022) >> JIRA GN-3807

  • CAN A CHAIRMAN BE SOMEONE THAT'S NOT INCLUDED IN THE MANDATE DB? Yes. First reason: the mandate database is not always up-to-date. It is as correct as the towns fill it out. This is an important reason why some mandatees are not mentioned in the mandate database and therefore not included in the chairman options in GN or others are included that have no mandate anymore. When a mandate database is incorrect, the GN application has a wrong feed for the chairman. An Algemeen Directeur can appoint any staff member to replace him in case of absence. In case of a sudden absence, the city council has the option to appoint a replacement themselves.

    It's also possible that a chairman outside the mandate database (city council madates), but this is rather unusual. According to Maryse it is essential to provide the option to add these persons in order meet the requirement to at least display the chairman of the session. --> in phase 1 free text can support this / or do we need "other" and make it possible to fill out any name not in the list?

  • WILL ABB CONTROL THE INPUTS IN THE MANDATE DB? Although it is mandatory that both databases are filled out correctly, The ultimate responsability lies with the towns themselves. There are no real sanctions, not even when there is a complaint. So far ABB has never received complaints.

  • WHY DO SOME MANDATES HAVE NO END DATE FILLED OUT? Algemeen directeurs are decree degrees. This means when someone is appointed, he can only leave his function when he himself quits or when he gets negative evaluations. This ends his decree tasks. But some city councils can choose to link the function as algemeen directeur to a mandate. 90% Of all algemeen directeurs are 'vaste benoemingen'. The other 10% choose mandates.

  • DESCRIBE THE REPLACEMENT RULES FOR BOTH SECRETARY AS CHAIRMAN 1 - Replacement rules for a chairman of the town council and the algemeen directeur.

    In case the chairman is unable to attend, e.g. because of parental leave or because of a stay of at least 12 weeks abroad, a new chairman must be elected for the period of the absence (Article 7, §5, first paragraph, DLB). Until the election of the new chairman, the chairmanship is held by the municipal councilor to whom the chairman has assigned his authority in writing (Article 7, §5, second and third paragraph). If the chairman has not transferred his authority in writing, the municipal councilor with the highest rank will act as chairman until the election of the new chairman (Article 7, §5, paragraphs 2 and 3).

    In case the chairman is temporarily absent (e.g. a short stay in hospital due to an operation, annual vacation, etc.) or has an interest in a particular agenda item, the chairman is replaced by the councilor he has designated himself (article 7, §5, third paragraph, 1°, DLB) or, in the absence of designation by the chairman of a councilor, by the councilor with the highest rank (Article 7, §5, third paragraph, 2°, DLB).

    In case the chairman has an accident on the way to the council meeting and is unable to chair the council, this must be regarded as a temporary absence of the chairman and the replacement rules of article 7, §5, third paragraph, 1° and 2° DLB apply again. (see previous paragraph).

    Wat betreft de vervangingsregeling voor de algemeen directeur betreft, moeten we contact opnemen met de collega’s van de afdeling LSVP, want dat betreft een personeelsaangelegenheid.

    2 - replacement rules for a secretary. The term “secretary” is no longer used, the former town secretaries are now “general director”. According to article 277 of the DLB, the general director attends the meetings of the municipal council and is responsible for drawing up and keeping the minutes and the session report.

  • though the meeting still has a secretary role. As such GN speaks of secretary (as filled in by the "general director" functionary)

    Vraag wordt uitgezet bij Personeel (contact: Kristof De Baere)

ELEMENTS OF THE ANALYSIS

Are the current GN technical solutions adequate enough to cover the absence of a chariman/secretary?

PreviousFP Absent chairman/secretaryNextEXTRA: Kan een financieel directeur plaatsvervanger zijn voor de AD?

Last updated