Interviews Caroline

Key learnings

Related to	Learning	Mentioned by	ACTIE
Creation Regulatory Statement	Contents of Regulatory Statements are being copy pasted from other editors like Word, Juma, …	Lanaken, Essen	Is opgenomen in de gapanalyse = geen bijkomende analyseanalyse.
Creation Regulatory Statement	We will only upload a Regulatory Statement as a PDF, since we already store it elsewhere.	Lanaken	To check again.
Add Regulatory statement to an Agendapunt	First instinct is to navigate to ‘Bijlagen’ tab to add a Regulatory Statement	Essen, Linkebeek	Actie: Design GN-4089 (14/02/23)
Publish a Regulatory Statement	Not clear if a Regulatory Statement will be published publicly.	Essen	Actie: woord 'publiceren' verwijderen in register. Beschikbaar maken/ activeren/...
Edit a Regulatory Statement in an Agendapunt	Expectation to make edits to a Regulatory Statement straight into the editor of an ‘Agendapunt’ (not via ‘Bewerk’)	Essen, Linkebeek	WON'T FIX: Technisch onmogelijk.
Editor	Copy paste everything from a seperate editor (Juma)	Lanaken	Is opgenomen in de gapanalyse = geen bijkomende analyseanalyse.
Edit a Regulatory Statement in an Agendapunt	Not clear that you switch to Regulatory Statements when you click ‘Bewerk’ in a ‘Agendapunt’. Suggestion from Christel: “Since all screens look alike, maybe the one for Regulatory Statements could have a different background?”	Essen, Linkebeek	Actie: Design (hoe een reglement bewerken vanuit besluit?) TERM LOSKOPPELEN?
Versioning	Versioning is clear, but not likely that we will use it.	Essen	/
Creation of Regulatory Statements	Short Regulatory Statements are inserted into the text of an ‘Agendapunt’, not as a separate file.	Essen, Linkebeek, Lanaken	/
Editor	By creating a new Article, the first Article automatically becomes the second article, while the cursor was beneath the first article.	Linkebeek	OPGELOST
Editor	There is currently no possibility for indicating headers or adding color to a table. This is very important for us.	Linkebeek	Meenemen naar meeting DoD GN-4056
Adding a Regulatory Statement to an Agendapunt	Tried multiple times to go to the Regulatory Statement to link that to an Agendapunt instead of the other way around.	Essen	/ Nice to have in GN not actionable.
Bug (on staging)	Er moet meerdere keren op 'annuleren' geklikt worden om het boodschap te verwijderen. Als er op OK geklikt wordt, verdwijnt de boodschap. Dit is geen verwacht gedrag.	Linkebeek	OPGELOST
Editor	To some users, it is not clear how 'Invoervelden' have to be utilised.	Linkebeek	Is opgenomen in de gapanalyse = geen bijkomende analyse

Outcome conversations (Q&A)

Vraag	Lanaken	Linkebeek	Essen
Wat houdt je job in? Wat zijn je verantwoordelijkheden?	Diensthoofd secretariaat (voor de Algemeen Directeur) Enige verantwoordelijke over en die werkt met GN (voorlopig) → Werken in een apart systeem (Juma) en Sonja kopieert alles naar GN Taken: (1) vergaderingen voorbereiden (2) administratie wat AD vraagt (3) GN publiceren en melden (4) Verslagen van Management vergaderingen	“Ik ben hoofd van Administratie. Momenteel zorg ik ervoor dat we eindelijk met Gelinkt Notuleren gaan werken. OCMW was daar eerst wat aarzelend over.”	Lief: "Ik geef de gemeenteraad in. Als de agenda buitengaat, zet ik deze dezelfde dag in GN. Na de gemeenteraad maak ik nog eventuele aanpassingen." Chantal: "Ik geef de besluitenlijst van het college in. Eerst in Word, dan kopiëren naar GN. Ik neem de gemeenteraad over van Lief." Conclusie: alles wordt dubbel gepubliceerd (website gemeente + Publicatie GN)
Maak je modellen op van reglementen? Kan je dit proces kort omschrijven?	(from interview 23.06.22) Ja, in Juma (soort online Word) voor volledige besluiten + notules en kopieert hieruit over naar GN (ENKEL wat verplicht is te melden) + arceert wijzigingen in de bijlage in het rood	Ja, soms vertrekken we vanuit een leeg bestand, andere keren vanuit een bestaand reglement.	Enkel voor grote bijlagen, anders rechtstreeks in agendapunt. “Veel knip- en plakwerk” (vanuit Word naar GN).
Ben je bekend met de term Reglementaire Bijlagen?	(from interview 23.06.22) Sonja kent de term 'reglementaire bijlage' niet, maar weet wel door te praten over de effectieve inhoud van het concept.	Antw. Collega’s (5/9/22) Het concept is vrij onbekend, maar na kort door te vragen kunnen beide dames de term correct plaatsen. Christel: “Volgens mij is dat een overeenkomst die bij een bepaalde beslissing moet gevoegd worden.”	Niet aangehaald in het gesprek
Hoe voeg je dit momenteel toe aan een Besluit? Kan je dit tonen?	Iedere dossierbeheerder agendeerd zelf → wij zien die binnenkomen op de vergaderingen en controleren of alles oké zit (niet inhoudelijk; enkel of de data kloppen / college wilt iets schrappen) Reglementen/bijlagen → wij hebben de afspraak dat ze in het besluit het reglement volledig inzetten; tenzij een arbeidsreglement (tot 100 pagina’s), dat is dan een bijlage maar de rest (tot 10 pagina’s ongeveer) komt in het besluit zelf. Zo is het ook duidelijk dat dat de laatste versie is. Vroeger werd dat apart toegevoegd maar dan werd er geen datum bij gezet en was het niet duidelijk of dat de laatste versie was. Conclusie: → Soms in het besluit of als bijlage → Actualiseren en beheren van informatie doen de dossierbeheerders zelf	Via ‘Bijlagen’ in de tabs bovenaan.	Interne regel dat een Reglementaire Bijlage in het besluit zelf geplakt wordt, tenzij een zeer lang bestand. “Die bijlagen worden ook door andere diensten aangemaakt, dus dan is dat niet aan ons om die wijzigingen er in te maken.”
Als we navigeren naar Reglementaire Bijlagen, kan je mij vertellen wat je hier verwacht te zien?	Niet aangehaald in gesprek	“Duidelijk wat ik hier te zien krijg, maar er staat nog geen in dus maak ik een nieuwe aan via de knop vanboven.	“Dat zijn bijlagen zoals een plan bijvoorbeeld. Iets dat je niet in een document plakt. Zoals we ze vroeger gebruikten. Vervangt dit die bijlage?”
Stel; je moet morgen een reglementaire bijlage toevoegen aan een besluit. Toon mij hoe je te werk zou gaan (to check: navigeren ze naar reglementaire bijlagen of rechtstreeks naar agendapunten?)	Dubbel werk momenteel → Juma én GN Doel: tijd besparen, wil het eenvoudig en hetzelfde houden Hoe? Download Word bestand Kopieert besluit en plak dat in het besluit in GN (ook: tabellen) ! Niet plakken zonder opmaak, want dan is de lay-out volledig weg	Navigeert naar ‘Bijlagen’ tab bovenaan - (verliest wijzigingen, want wijziging aan het agendapunt werd niet bewaard) Follow-up: Waarom navigeer je naar ‘Bijlagen’? (we tonen de manier via de editor > Invoegen) → “Het lijkt me vrij logisch - gezien het in het besluit komt te staan - dat het er tussen staat, maar het is nieuw voor mij.”	Er was even verwarring door gekozen sjabloon. Begeleid dat dit sjabloon naar eigen believen kan opgesteld worden. → Verwijderd succesvol de structuur via knop rechts Opent Word en copy paste inhoud naar deze bijlage. Stelt aan ons de vraag: “is het nodig om dat document hier apart bij te houden? Ik zou het als pdf toevoegen.” → Niet duidelijk of dit publiek gepubliceerd wordt of enkel voor Binnenlands Bestuur is.
Reglementaire Bijlage - Editor → Reglementaire bijlage toevoegen aan besluit Waarom koos je ervoor om eerst het besluit aan te maken? (To check: navigeren ze naar bijlagen of voegen ze een RB toe? Waarom koos je er voor om …?)	Zo werk ik niet, ik werk vanuit de agendapunten (die op Juma al klaar staat)	Niet aangehaald in gesprek - wist dat we de nieuwe feature gingen testen dus navigeerden al gauw naar ‘Reglementaire Bijlagen’.	Navigeert naar ‘Bijlagen’ in de tab bovenaan → “zo doe ik het altijd en dan pluk ik die uit mijn documenten.” ”Hoe moet ik die nu linken dan?” → aangetoond dat dit kan via ‘- Invoegen’. Feedback: “Ah ja dan komt die er gewoon onder in het blauw. Dan moet ik dat niet meer op de oude manier doen? Ik kan nu ook zien dat die reeds gekoppeld is.” Bij een twee keer, grijpt Lief opnieuw terug naar ‘Bijlagen’ via de tabs bovenaan. Opvallend: ze wilt via Reglementaire Bijlage een koppeling maken aan het agendapunt
Reglementaire Bijlage - Editor → Bewerken van een RB vanuit een besluit Scenario: het bestaande reglement moet geüpdatet worden met enkele zinnen tekst. Toon stap voor stap hoe je dit zou aanpakken? To check: terug navigeren vanuit het Reglementaire Bijlage naar het besluit (eerst bewaren van wijzigingen in het besluit?	Niet aangehaald in het gesprek	Poging 1: rechtstreeks klikken op de tekst (er gebeurt niets) Poging 2: klikt op ‘loskoppelen’? → Poging 3: klikt op ‘Bewerk’ → krijgt een pop-up (’verlaten zonder wijzigingen te bewaren?’); “dan ben ik mijn addendum kwijt, als ik annuleer dan gebeurt er niets. Poging 4: klikt op ‘Bewerk’ → “We zitten in het addendum. Het is duidelijk dat we nu de RB aan het wijzigen zijn.	Wat betekenen ‘Bewerken’ en ‘Loskoppelen’ volgens jou? ”Loskoppelen = een aparte bijlage; dat die aan het besluit blijft hangen. Bewerken = dat ge er in kunt typen.” Terugkeren van bewerken RB naar agendapunt. Feedback Christel: “Dat is precies wel omslachtig om dan terug naar het agendapunt te moeten navigeren.” Lief: “Staat dat nu dan bij versies?” → ze hebben de verwachting om rechtstreeks in het agendapunt aanpassingen te kunnen maken Conclusie: wij zullen nooit wijzigingen maken rechtstreeks in GN; wij gaan aanpassingen maken in Word en dat dan verhuizen naar GN. Anders zitten we met twee ≠ versies).” ”Wij behouden ook onze documenten omdat die ondertekend moeten worden en dat in GN niet moet.” Word → definitieve versies GN → enkel aanvullingen obv Word
Reglementaire Bijlage - Editor → Vervangen van een Reglementaire bijlage in een besluit Scenario: we hebben een Reglementaire Bijlage ingevoegd, maar we hadden (voorbeeld: het schoolreglement van de verkeerde school) gekozen. We zouden deze dus moeten vervangen. Kan je stap voor stap tonen hoe je dit zou aanpakken?	Niet aangehaald in het gesprek	Door gebruik te maken van ‘loskoppelen’ en een nieuwe te kiezen = duidelijk	Niet aangehaald in het gesprek
Reglementaire Bijlage - Editor → Zitting creëren met Agendapunt (+RB)	Maakt een nieuwe zitting aan Zet datum er in Voegt de agendapunten toe (trekt een excel van de agendapunten en plakt die zo er één voor één in → titel + beschrijving + open/gesloten) Ter info: vergaderingen zijn afgelopen en worden zo overgenomen van Juma naar GN	Niet aangehaald in het gesprek	Ik maak een nieuwe Zitting aan. Uur vul ik naderhand in. Ik keer terug naar Agendapunten en maak die daar aan. Als sjabloon. kiezen we altijd voor ‘klassieke stijl’. Dan moet ik een besluittype kiezen (in dit geval: Andere). En dan begin ik te knippen en te plakken (gebruikt hiervoor wel de voorziene placeholders). Voegt artikels toe met behulp van ‘- Invoegen’. Keert terug naar Zitting en voegt agendapunten toe via modal (Heeft dat gisteren ook gedaan voor de raad van december). Aanpak: maakt dit aan voor de raad begint, dan maak ik notulen in Word en als de raad gedaan is moet ik enkel nog aanpassingen maken, stemmingen ingeven en aanwezigen ingeven. Pijnpunten: ”Soms hapert het programma wel eens.” ”Tijdrovend: bij ieder agendapunt moeten we die aanwezigen terug bevestigen.”
Wat zou voor jou de volgorde van werken zijn indien je een nieuwe zitting bijwoont? (vb. creatie zitting, agendapunt, toevoegen reglementaire bijlage)	(from interview 23.06.22) Andere medewerkers zorgen voor eigen agendapunten. Extra kadering: Sonja neemt soms zelf notulen, maar heeft nooit zelf een bijlage toegevoegd (zitten reeds bij de Agendapunten die de medewerkers voorbereiden).	Voorbereiden van Agendapunten en Bijlagen op voorhand.	“Alle diensten bereiden hun Agendapunten voor en ik voeg die toe aan GN.”
Duidelijk wat ‘In voorbereiding’ betekent?	Geaggendeerd, gepland voor de agenda	Niet aangehaald in het gesprek	Niet aangehaald in het gesprek
Zat er iets in de stappen die we doorlopen hebben wat niet logisch was volgens jou?	Niet aangehaald in het gesprek	“Het is even zoeken, maar dat is normaal als je er nog niet mee gewerkt hebt.” Van Agendapunt naar Reglementaire Bijlagen → al die schermen zien er hetzelfde uit. Misschien is het een idee om een andere achtergrond te geven aan het scherm bij de bijlagen zodat je een indicatie hebt dat je ergens anders aan het werk bent.”	“Deze manier van werken (Reglementaire Bijlagen apart bijhouden in GN naast lokale Word bestanden) geeft extra werk.”
Wat ontbreekt er volgens jou?	Link tussen GN en Juma, zodat ze zelf niets hoeft over te nemen	Niet aangehaald in het gesprek	Niet aangehaald in het gesprek
Reglementaire Bijlage - Editor → Versioning (uitwerking begin december - not included in first tests) We hebben inmiddels al enkele aanpassingen gemaakt aan het besluit. Stel je het scenario voor waarin je een oudere versie wil terughalen om zeer snel enkele wijzigingen ongedaan te maken. Kan je tonen hoe je dit zou aanpakken? Kon je de tab ‘Versies’ eenvoudig terugvinden?	Niet aangehaald in het gesprek	Niet aangehaald in het gesprek	“Ik zie nu versies staan, is dat iets nieuws?” ”Ah dat is wanneer ik het veranderd heb.” Follow-up: Lijkt je dat iets handig om te gebruiken? ”Nee denk van niet, mijn laatste versie is altijd de juiste.”
Meer info over werking	Sonja werkt uit: College → agendapunten Binnenkort ook korte samenvatting Punten die gemeld moeten worden (zoals subsidiereglementen) die werk ik volledig uit, omdat die ook naar het toezicht moeten en dat gaat automatisch vanuit GN Gemeenteraad komt er wel alles in, maar hebben we het notuleren ook nog niet met GN gedaan (in Juma hebben we een ander systeem van notulen → dat wordt gepubliceerd en gemeld) → Dat hoeft niet gemeld, het verslag wel maar dat doe ik apart (via GN = Besluitenlijst) Uittreksels worden via GN gemeld en gepubliceerd en ook via Juma naar de website gepubliceerd	Er wordt bij een reglement niet steeds op een geëikte manier gewerkt (soms in bijlage, soms in de notulen zelf). Opbouw bijlage: Geen vaste structuur (iedere dienst hanteert dit zelf) De keuze tussen bijlage en integratie wordt puur genomen op basis van de grootte van het document. Extra: Grote bijlagen komen zelden voor Het programma wijst zichzelf uit, maar ik denk niet dat onze voorzitter van dezelfde mening is. Ik krijg hem niet aan digitaal ondertekenen (besluitenlijst en uittreksel) - die gewoonte zit er niet in en ik moet hem hiervoor elke dag aanspreken. Ik vermoed dat hij dit verward met officiële notulen. Is meer een intern probleem.	Copy pasten naar Editor gaat vlot, maar de software kan wel eens traag zijn sommige dagen (cursor die traag reageert en kunnen wijzigingen niet bewaren). Spreken van een groot pijnpunt bij het aanduiden van aanwezigen per agendapunt.
Andere opmerkingen		Tracht alreeds getypte tekst om te zetten naar een titel (terwijl de werking is als volgt: titel invoegen > tekst ingeven). Dit gebeurde meerdere malen. Maakt een tweede artikel aan → “Artikel 1 is nu artikel 2 geworden” Decreten komen niet altijd op dezelfde manier in de editor te staan (soms met of zonder tekst die geel gearceerd is) → what is the cause of this? Had de verwachting dat de titel van een document zich automatisch aanpast naar die in de editor staat.

PARTICIPANTS INTERVIEWS REGLEMENTAIRE BIJLAGEN NOVEMBER/DECEMBER 2022

Participant	Software used	Date interview
Lanaken	GN	[e-mail] Tue 29/11/22 02:00 PM https://vlaamseoverheid-my.sharepoint.com/:v:/g/personal/jurgen_robyns_vlaanderen_be/EflEJAXJqlRDrYeapT5R76kB_cmXhgUmJHQb9ITHTcpHmg
Essen	GN	[e-mail]; [e-mail]; [e-mail] Tue 13/12/2022 10:00 AM
Linkebeek	GN	[e-mail] Fr. 09/12/22 11:00AM