Notes Mechelen / Cobra

(WIP) Main insights

Workflow

• Use Cobra for all steps of the way, at several times in the process (prepration of agenda points / adviezen vragen..)

• Correction & end responsibility - 50% of agenda points need correction. Although not officially their end responsibility, notulen team ensures

  • Content is finished & correct; whether all info is needed AND standard fields (like adviezen) is filled out

  • Language mistakes

  • Layout mistakes

    • Opsommingen

    • Missing titles

Opmaak needed

• Bullet points (several levels)

• Tabellen

• Titles (with bold formatting & colored highlighting)

• dt-fouten correctie

Laagdrempeligheid means

• Solution; fixed structure so diensten know what to input/where and all info is corrected (cfr usecase where financial director wants financial numbers in every ontwerpbesluit)

• Not too much clicks

• Correctie nodig

• Doen ook inhoudelijke check

  • Of alles erin staat

  • Of er nog agendapunten op de agenda moeten

Kan je wat meer zeggen over je rol/functie?	Johan, diensthoofd notulen beheer; agendering en verwerking van meetings (gemeenteraad, commissies, besluit algemeen directeur) An, expert op notulen beheer
Pijnpunten?	Afspraken Flows rond adviezen; heel veel mogelijkheden & vraagt ook heel veel acties. Agendapunten vereist heel wat klikwerk Samenvoegen van body & adviesvelden tot ontwerpbesluit en zorgt soms voor verwarring.
Kan je ons jullie huidige werkwijze van het creëren van een ontwerpbesluit tonen? Ook voor & na gebruik software en editor (including gebruik van Word/Excel)? Te checken; ook pre-publicatie & na publicatie? Benoem tijdens het tonen van de flow ook de sterke en minder fijne punten. Wat zijn de pijnpunten waar je momenteel mee geconfronteerd wordt en waarom precies ervaren jullie dit als een pijnpunt? Wat zijn de sterke punten die ze in een to be situatie graag zouden meenemen?	Vermijden van foto's te delen in een ontwerpbesluiten. Beperken tot tekst. Foto's & plannen als afzonderlijke bijlages. Procedures = sjablonen, boekdeel 1 boekdeel 2 = blanco sjablonen waarbij enkel vaste rubrieken --> samen met CEVI gecreeerd BB = specifieke diensten of onderwerpen --> diensten leveren die aan en worden foor Johan & Ann in Cobra opgeladen. Rollen & rechten beheer doen Notulen beheer ook. Er wordt altijd met een sjabloon gewerkt. Agendapunt + titel moet altijd ingevuld worden. Website omschrijving wordt niet ingevuld. Zouden nog een extra check moeten doen of het gestandardiseerd is ingevuld. Word document zichtbaar. Dossierbeheerder vult relevante rubrieken aan. Nieuw financieel directeur die wil dat er financiele gegevens in ontwerpbesluiten zitten. Die zijn standaard voorzien. Worden met account boekhouder opgemaakt. Tabellen; input wordt rechstreeks in de tabellen in ontwerpbesluit gedaan. In de balk zitten de vaste stijlen geprogrameerd; ontwerpbesluit moet overzichtelijk zijn; geen lange teksten - opsommingen gebruiken. Volgens de stijlen die erin zitten. Richtlijnen voor het opmaken van ontwerpbesluiten dat ter beschikking is op intranet. Opleiding van nieuwe medewerkers elke 2 jaar. Opmaak is belangrijk voor de uniformiteit van de 70 agendapunten. Samengevoegd document zit veel info in. Makkelijker voor beslissingsnemers dat er een herkenbare structuur in zit. Problemen met Word; invulveld van advies / visum --> velden worden overgeschreven. Structuur zorgt ervoor dat dossierbeheerders weten wat in te vullen. Dossierbeheerders, adviseurs, accountants, financieel directeur...
Zijn er verschillende mensen in dat proces betrokken? Wie doet wat en wie draagt welke verantwoordelijkheden (incl. eindverantwoordelijkheid)?	Dossierbeheerder maakt agendapunt aan Vraagt advies aan diensten die betrokken zijn Financiele consequenties & stafmedewerker aan financiele directeur --> aparte flow in Cobra Ontwerpbesluit af = goedkeuring van de dossierbeheerder aan de verantwoordelijke directeur / Vereiste dat departementshoofd een visum heeft & agenda Pijnpunt; agendapunt moet volledig afgwerkt zijn. Vanuit notulenbeheer doen ze nog een conrole over de agendapunten om te zien of de adviezen volledig zijn & of er geen procedures meer lopend zijn. Doen ook inhoudelijke check of alles erinstaat Besluit van A tot Z intypen & Mechelen die feature per feature gebruiken. Procedure om timing Helft van de gevallen aanpassingen doen Opsommingen die niet correct zijn Titels die niet meer aan de body Advies veld Dt-fouten Onduidelijkheid wat er van de gemeenteraad verwacht wordt & vragen. Efficientie & time management van gemeenteraadsleden. Eindverantwoordelijkheid niet noodzakelijk bij Johan & An, eindverantwoordelijkheid bij Algemeen Directeur Templates Educatie Correcties Real life case; Vragen tijdens de live zitting, kwam bij Algemeen directeur terecht. Niemand van de politiek kan in Cobra. Zij kunnen daar niet in.
Over software & editor ondersteuning In het algemeen, hoe ervaar je deze software? Wat werkt goed aan de software? Minder goed?
(indien er nog niet uitgekomen in beschrijving workflow) Kan je tonen (of beschrijven) hoe de gebruikte software in de flow past van jullie notulen?	Van in het begin; gebruikten de software voor de hele flow
We hoorden dat jullie Word / Excel vaak gebruiken, kan je daar wat meer over zeggen of tonen, hoe en waarom? Wordt de huidige editor soms vergeleken met Word? En wat zijn dan de algemene bevindingen? Wordt er op eenzelfde manier gewerkt? Ontbreken er nog bepaalde features?	Vrijheid is er niet. Als er geen tijd is dan kunnen de correcties niet. Afbeeldingen in een apart document als PDF opslaan en als bijlagen toevoegen.
Hoe vaak kopiëren jullie in verhouding tot het aantal keren dat jullie effectief verse input leveren (rechtstreeks intypen in de editor)?
Over de editor Duidelijk onderscheid maken tussen de software als een geheel en de editor specifiek + uitleggen wat het verschil is. Hoe ervaar je het gebruik met de editor? Wat aan jullie werkwijze met de editor verloopt goed/minder goed?
Wat zijn nice-to haves en “must-haves” in jullie gebruik van de editor ?	Must haves; - Vaste structuur - Lettertypes maakt niet uit --> huisstijl - Automatische goedkeuringsflows & toevoegingen naam dossierbeheerder - Tabellen - Afbeeldingen; gaat erom hoeveel zodat het niet ellenlang wordt. - Publicatie naar de buitenwereld; telkens werken met PDF & HTML versie --> geen vooruitgang. 2 types documenten. 1 enkel document een PDF.
Wie zijn deze mensen en zijn deze mensen afhankelijk van approvals van anderen bij hun werk met de editor? Wordt er soms afgewisseld in het werk tussen de betrokken users? Zoja: brengt dit problemen mee?
Bestaat er een uitgeschreven proces waarin het gebruik van de editor vervat zit en wat iedereen moet volgen? Wordt er soms afgeweken van dit proces?	Ja.
Welke opmaakmogelijkheden zijn er momenteel beschikbaar in de editor en hoe worden deze gebruikt? Voldoen de huidige opmaakmogelijkheden aan jullie verwachtingen? Zoneen: wat ontbreekt er en vooral: wat zouden jullie daarmee willen bereiken? Is dit een algemeen afgeklopt gebruik van opmaak of kan dit per zitting/agendapunt anders zijn?
Huisstijl - Kan je wat meer zeggen over de rol van opmaak in jullie besluiten / agendapunten? (vraag gelieerd aan huisstijl?, detail m.b.t. opmaak : tabellen, tekening invoegen, lijsten ((on)genummerde), titels, hoofdstukken, hyperlinken, bijlagen,…)