Notes Antwerpen (Green Valley)

Aanwezig: * Jacques / Tania (collegewerking en digitaal tekenen) * Evie (dienst besluitvorming: GR / Maatschappelijk welzijn) * Lynn (dienst besluitvorming / vlinder) * Caroline (Smooth Sailing) * Green Valley was niet vertegenwoordigd

800-tal sjablonen ter beschikking. Basis is het generiek sjabloon (andere/raad). Sjablonen werken in een minimum van de gevallen met eenvoudige markering (geen datavelden): Dit wordt tot een minimum beperkt omdat er moet ingevuld worden, maar evengoed ook de formattering van die tekst goedgezet moet worden (!)

100% Zelfde opmaakmogelijkheden als in Word is niet nodig. GV voldoet ruim aan de verwachtingen. Ondanks dat wordt er doorheen het overlegmoment héél vaak naar Word gerefereerd. Symbool alineamarkering is bij GV het symbool voor uitlijning (vreemde keuze).

Wat me opvalt is dat Word als referentie wordt genomen, maar lang niet alle opmaakmogelijkheden gekend zijn. Als er gepraat wordt over de Word opmaakmogelijkheden, heeft 95% van de gebruikers het over de basisopmaak: bold, cursief, onderlijnen, doorhalen, tabs, opsommingen, ...

OVERZICHTSPAGINA wordt heel positief gepercipieerd. Je kan er in het overizcht de verzchillende schermen zien en aanpassen. Je hoeft niet terug in de flow te gaan om aanpassingen te maken.

NIEUW BASEREN OP: Er wordt een vorig (gelijkaardig) besluit geopend en van hieruit kan een nieuw besluit opgesteld worden (soort duplicate).

Kwaliteitscontrole: allesomvattend (maar niet het financiële en juridische stuk): spelfouten, titels, stijlfouten, ... Er kunnen twee commissies aangeduid worden (gemeenteraad/districtraad), maar er kan maar één schepen aangeduid worden.

A-punt: wordt op de zitting besproken. B-punt: wordt eigenlijk niet op de zitting besproken. Onderscheid (vertrouwelijk/niet vertrouwelijk en besloten/niet besloten vergadering)

Er is een historiek beschikbaar, maar die wordt niet gebruikt wegens niet altijd even correct/makkelijk. Wordt als ondermaats beschreven. Liever Track Changes als in Word.

"Het gevaar bestaat erin dat de opmaak er zo erg als Word uitziet dat mensen niet beseffen dat er toch wel wat problemen zijn met copy/paste."

Kan je wat meer zeggen over je rol/functie?	Jacques / Tania (collegewerking en digitaal tekenen) Evie (dienst besluitvorming: GR / Maatschappelijk welzijn) Lynn (dienst besluitvorming / vlinder) Werken met eBesluitvorming (Green Valley)
Kan je ons jullie huidige werkwijze van het creëren van een ontwerpbesluit tonen? Ook voor & na gebruik software en editor (including gebruik van Word/Excel)? Te checken; ook pre-publicatie & na publicatie? Benoem tijdens het tonen van de flow ook de sterke en minder fijne punten. Wat zijn de pijnpunten waar je momenteel mee geconfronteerd wordt en waarom precies ervaren jullie dit als een pijnpunt? Wat zijn de sterke punten die ze in een to be situatie graag zouden meenemen?	Sterke punten: "Daar stadenie bij stil, hé" Software werkt heel intuïtief. Goede opmaakmogelijkheden. Sjablonen zijn een absolute meerwaarde. Naast sjablonen is er ook 'nieuw baseren op' = soort duplicate. Vanop de overzichtspagina kan heel makkelijk aangepast worden/tekst verplaatst worden. Aanvulling Caroline: Kunnen in een bestaand besluit zeer snel wijzigingen maken (opent modal met blokje tekst) Aanvulling Caroline: Koppelingen naar andere besluiten (zeer belangrijk voor hun) Aanvulling Caroline: Kunnen ‘opmerkingen’ doorgeven in de editor (users krijgen verwittiging via mail) Pijnpunten: Copy/paste! Aanvulling Caroline: Copy/paste in het algemeen alsook overnemen van tabellen Historiek is ondermaats. Liever track changes als in Word. Aanvulling Caroline: (argument Historiek) je ziet het niet in één oogopslag, moet gaan vergelijken en al best ver in details duiken) Spellingscontrole: twijfel over werking (weinig rood onderlijnd!) Niet evenwaardig als in Word. Aanvulling Caroline: Opsommingstekens hebben te veel mogelijkheden, te snel een wirwar
Zijn er verschillende mensen in dat proces betrokken? Wie doet wat en wie draagt welke verantwoordelijkheden (incl. eindverantwoordelijkheid)?
Over software & editor ondersteuning In het algemeen, hoe ervaar je deze software? Wat werkt goed aan de software? Minder goed?	Best tevreden over de werking van de software. Check
We hoorden dat jullie Word / Excel vaak gebruiken, kan je daar wat meer over zeggen of tonen, hoe en waarom? Wordt de huidige editor soms vergeleken met Word? En wat zijn dan de algemene bevindingen? Wordt er op eenzelfde manier gewerkt? Ontbreken er nog bepaalde features?	Het gebeurt beiden: intypen en knippen/plakken. Knippen/plakken gaf nogal vaak 'rare situaties'. Vooral kopiëren van tabellen worden als 'een ramp' beschreven. >> Beter zelf tabel invoegen in de software van GV.
Hoe vaak kopiëren jullie in verhouding tot het aantal keren dat jullie effectief verse input leveren (rechtstreeks intypen in de editor)?	Door het gebruik van sjablonen en 'nieuw baseren op' kan een flink stuk van kopiëren vermeden worden. Er wordt geijverd om op deze manier te werken. Excel wordt vaak als bijlage toegevoegd (niet makkelijk te kopiëren) Test tijdens overleg: eenvoudige exceltabel werd gekopieerd en in editor geplakt en was volledig uit de tabel getrokken. Ondermaats.
Over de editor Duidelijk onderscheid maken tussen de software als een geheel en de editor specifiek + uitleggen wat het verschil is. Hoe ervaar je het gebruik met de editor? Wat aan jullie werkwijze met de editor verloopt goed/minder goed?	Gebruiksgemak is de laatste jaren enorm verbeterd. Heel intuïtief.
Wat zijn nice-to haves en “must-haves” in jullie gebruik van de editor ?	Must-have: SJABLONEN! Aanvulling Caroline: in sjablonen staat er al veel informatie Nice-to-have: 'Nieuw baseren op'
Wie zijn deze mensen en zijn deze mensen afhankelijk van approvals van anderen bij hun werk met de editor? Wordt er soms afgewisseld in het werk tussen de betrokken users? Zoja: brengt dit problemen mee?
Bestaat er een uitgeschreven proces waarin het gebruik van de editor vervat zit en wat iedereen moet volgen? Wordt er soms afgeweken van dit proces?	Er is een e-learning op intranet. T&T/stijlrichtlijnen. Geen papieren/online document meer. "Een kat vond er haar jongeren niet in"
Welke opmaakmogelijkheden zijn er momenteel beschikbaar in de editor en hoe worden deze gebruikt? Voldoen de huidige opmaakmogelijkheden aan jullie verwachtingen? Zoneen: wat ontbreekt er en vooral: wat zouden jullie daarmee willen bereiken? Is dit een algemeen afgeklopt gebruik van opmaak of kan dit per zitting/agendapunt anders zijn?	Ruim voldoende mogelijkheden voor opmaakmogelijkheden. Niet 100% hetzelfde als Word, maar eens je dat onder de knie hebt, werkt dit perfect. Afspraak waarom kleurmarkering belangrijk is: Als er tussen agendering en eigenlijke zitting iets gewijzigd wordt, dient dit aangeduid te worden door grijze markering. Bij carte blanche zou er meer aandacht gevraagd worden voor copy/paste (vooral tabellen)
Huisstijl - Kan je wat meer zeggen over de rol van opmaak in jullie besluiten / agendapunten? (vraag gelieerd aan huisstijl?, detail m.b.t. opmaak : tabellen, tekening invoegen, lijsten ((on)genummerde), titels, hoofdstukken, hyperlinken, bijlagen,…)	Grootte van tekst en lettertype kan je niet kiezen. Wordt tijdens het gesprek wel aangehaald. Er is wel begrip voor deze keuze (i.k.v. huisstijl) In dit kader wordt bij copy/paste het lettertype en de grootte omgezet naar de standaard van het lokaal bestuur. Vet/cursief/onderlijnen/... wordt evenwel meegenomen.
Bijlagen	Bijlagen (afbeeldingen) nooit in tekst opgenomen. Steeds als aparte bijlage. Je kan een bijlage toevoegen en aanvinken of het opgenomen wordt in het besluit. In de publicatie wordt het mee opgenomen.