Notes St-Gillis-Waas (CEVI)

https://vlaamseoverheid-my.sharepoint.com/personal/jurgen_robyns_vlaanderen_be/_layouts/15/stream.aspx?id=%2Fpersonal%2Fjurgen%5Frobyns%5Fvlaanderen%5Fbe%2FDocuments%2FOpnamen%2FINTERVIEW%20EDITOR%20N

Notes (Jurgen)

Kan je wat meer zeggen over je rol/functie?	Wendy Varewijck - cel beleidsondersteuning (dienst notulen) (stafdienst met celhoofd bij AD)- lokaal bestuur St-Gillis-Waas sinds 2019.
Kan je ons jullie huidige werkwijze van het creëren van een ontwerpbesluit tonen? Ook voor & na gebruik software en editor (including gebruik van Word/Excel)? Te checken; ook pre-publicatie & na publicatie? Benoem tijdens het tonen van de flow ook de sterke en minder fijne punten. Wat zijn de pijnpunten waar je momenteel mee geconfronteerd wordt en waarom precies ervaren jullie dit als een pijnpunt? Wat zijn de sterke punten die ze in een to be situatie graag zouden meenemen?	Wendy is superpositief over Cobra. PRO: HEEL GEBRUIKSVRIENDELIJK "Zelf alles uitgezocht, geen handleiding nodig. Je kan heel veel proberen, zonder dat dit problemen geeft." PRO: SJABLONEN Binnen het softwarepakket wordt er over het algemeen met sjablonen gewerkt. Voor de meeste types agendapunten zijn er nauwkeurige sjablonen uitgewerkt, die het werken in Cobra een stuk makkelijker maken. Sjablonen (inclusief procedure/wie wat moet zien) worden onderverdeeld per dienst. Is er geen sjabloon beschikbaar, wordt er gebruik gemaakt van een algemeen sjabloon. De diensten van het lokale bestuur plaatsen hun agendapunten zelf in Cobra. Uitzonderlijk worden er zittingen zonder sjabloonagendapunten gehouden (uitzonderlijke zittingen over een enkel agendapunt, bv. tijdens vakantie) De sjablonen worden op geregelde tijdstippen gecheckt op volledigheid en bestaansrecht. PRO: COBRA @ HOME Het softwarepakket bevat een thuiswerkmodule, die door de raadsleden wordt gebruikt om de agendapunten voor te bereiden. CON: Terwijl er in een beslissing gewerkt wordt en de gebruiker wil een andere beslissing checken om aan te vullen, dan kan Word (actief document) het moeilijk krijgen. (1:13:00 in video) Op de vraag wat Wendy zou kiezen als Word geen optie was (vraag gesteld door CEVI), kan Wendy niet antwoorden. Het moet "efficiënt, handig en gebruiksvriendelijk" zijn.
Zijn er verschillende mensen in dat proces betrokken? Wie doet wat en wie draagt welke verantwoordelijkheden (incl. eindverantwoordelijkheid)?	De diensten van het lokale bestuur maken zelf hun agendapunten op en sturen deze door naar Wendy (dienst notulen). Zij kijkt alle punten na op volledigheid en consolideert de agenda. Dienst Notulen vlagt de agendapunten af (vrijgeven) indien ze nagekeken zijn. Dit vlagje betekent dat het agendapunt definitief goedgekeurd zijn. Officieel moet het afgevlagd zijn voor het echt opgenomen mag worden op de agenda van de zitting.
Over software & editor ondersteuning In het algemeen, hoe ervaar je deze software? Wat werkt goed aan de software? Minder goed?	Beide partijen (lokaal bestuur en CEVI) zijn heel positief over elkaar. Heel fijne samenwerking.
(indien er nog niet uitgekomen in beschrijving workflow) Kan je tonen (of beschrijven) hoe de gebruikte software in de flow past van jullie notulen?	Er zijn twee mogelijkheden om een agendapunt aan te maken: Toevoegen agendapunt / Toevoegen agendapunt met procedure. Er wordt enkel gebruikt gemaakt van de laatste optie (met pregedefinieerde /ingevulde velden). Dit garandeert dat alles correct ingevuld is. Er is voor elk agendapunt een historiek beschikbaar. Zo kan er nauwkeurig opgevolgd worden wie welke wijzigingen doorvoerde. Handig voor wie sjablonen/procedure op zo'n manier manipuleert dat het huisstijlmatig niet meer klopt.
We hoorden dat jullie Word / Excel vaak gebruiken, kan je daar wat meer over zeggen of tonen, hoe en waarom? Wordt de huidige editor soms vergeleken met Word? En wat zijn dan de algemene bevindingen? Wordt er op eenzelfde manier gewerkt? Ontbreken er nog bepaalde features?	De editor IS Word. Hierdoor is kopiëren heel makkelijk - grote blokken tekst worden gekopieerd en in de editor geplakt. Dit geeft geen problemen. Wendy vindt geen nadelen aan Word als editor. Excel wordt volgens Wendy zo goed als niet gebruikt als bronbestand.
Hoe vaak kopiëren jullie in verhouding tot het aantal keren dat jullie effectief verse input leveren (rechtstreeks intypen in de editor)?	Verhouding is moeilijk te geven, maar het gebeurt vaak. Wendy vindt dienst notulen niet de geschikte dienst om deze vraag te stellen: andere diensten zijn 'hoofdtoevoerders' van de agendapunten. Besluiten kunnen ook in andere toepassingen gemaakt worden (bv. grafconcessies) en foutloos gekopieerd. Elke omgevingsvergunningsaanvraag is in principe een copy-paste.
Over de editor Duidelijk onderscheid maken tussen de software als een geheel en de editor specifiek + uitleggen wat het verschil is. Hoe ervaar je het gebruik met de editor? Wat aan jullie werkwijze met de editor verloopt goed/minder goed?	Cobra werkt met een Word-editor. Gezien Word, kan de gebruiker niet zeggen wat er nog zou ontbreken. Heel volledig. Er wordt bewust gekozen om de alineamarkeringen aan te zetten om de specifieke vereisten van lay-out nauwgezet te verzekeren. Alineamarkering is belangrijk voor visueel tonen: spatie, inspringing, regeleinde, ... Gemeenteraad is héél streng over vorm (alinea's, enters, ....) Digitaal ondetekenen: signmarks worden ingevoerd (kan in verborgen tekst staan, wat het moeilijk maakt om zonder alineamarkering terug te vinden).
Wat zijn nice-to haves en “must-haves” in jullie gebruik van de editor ?	Must-haves: Sjablonen (!), historiek, alineamarkering, Arial 11, voldoende ruimte voor duidelijke titel en uitspraak. Nice-to-haves: beknopte omschrijving voor de website, gelinkte data, visums (sectorhoofd krijgt mailtje en kan alles checken + nadien visum geven (akkoord).
Wie zijn deze mensen en zijn deze mensen afhankelijk van approvals van anderen bij hun werk met de editor? Wordt er soms afgewisseld in het werk tussen de betrokken users? Zoja: brengt dit problemen mee?	-
Bestaat er een uitgeschreven proces waarin het gebruik van de editor vervat zit en wat iedereen moet volgen? Wordt er soms afgeweken van dit proces?	Er is geen uitgeschreven proces. Wendy zoekt graag de dingen zelf uit en houdt niet van handleidingen (zo leer je het beste). Wendy werkte voor alle diensten specifieke sjablonen uit. Door deze sjablonen, nemen de gebruikers de lay-out verder over zoals opgenomen in het sjabloon.
Welke opmaakmogelijkheden zijn er momenteel beschikbaar in de editor en hoe worden deze gebruikt? Voldoen de huidige opmaakmogelijkheden aan jullie verwachtingen? Zoneen: wat ontbreekt er en vooral: wat zouden jullie daarmee willen bereiken? Is dit een algemeen afgeklopt gebruik van opmaak of kan dit per zitting/agendapunt anders zijn?	Gezien Cobra werkt met een Word-editor, zijn alle mogelijke opmaakmogelijkheden aanwezig. In Word zijn tabellen mogelijk en worden effectief gebruikt voor bv. ontwerpbeslissingen binnen de gemeenteraad. De vormelijke inhoud wordt streng opgevolgd (lay-out).
Huisstijl - Kan je wat meer zeggen over de rol van opmaak in jullie besluiten / agendapunten? (vraag gelieerd aan huisstijl?, detail m.b.t. opmaak : tabellen, tekening invoegen, lijsten ((on)genummerde), titels, hoofdstukken, hyperlinken, bijlagen,…)	Opmaak is essentieel. Bv. Huisstijl met Arial 11 is 'superbelangrijk'. Visual stempel onderaan uittreksel notulen gemeenteraad. Bv. Tabellen zijn essentieel (in Word - geen Excel). Bv. Ongenummerde lijsten worden vaak gebruikt. Bv. Invoegen afbeelding is belangrijk (niet invoegen object)
Reglementen	9/10 Worden reglementen in bijlage gezet. Enkel financiële dienst werkt zonder afzonderlijke bijlagen. Er is geen samenhang tussen grootte reglement en de keuze voor aparte bijlage of geïntegreerd besluit.
Gelinkte data	Er wordt geen gebruik gemaakt van gelinkte data. Er wordt gewoon gekopieerd en in het agendapunt geplakt.