Interview reglementaire bijlagen Essen
Datum: 9 december 2022
lief.goorden@essen.be; sanne.vandenbergh@essen.be; chantal.quick@essen.be (lokaal bestuur Essen) Interview: Caroline Verellen (Smooth Sailing) Notes: Jurgen Robyns (BA ABB)
CONCLUSIES: Gebruikers zijn erg vasthoudend aan huidige werkwijze (copy/paste uit Word) voor het opmaken van agendapunten. Dit wordt kracht bijgezet omdat agendapunten door de specifieke diensten worden aangeleverd. Er is veel onduidelijkheid (hieronder beschreven) waarom de nieuwe RB-functionaliteit er is. Er wordt specifiek vermeld dat ze dit niet gaan gebruiken.
Ik ben van oordeel dat het -zonder begeleiding- helemaal niet mogelijk was geweest om de RB op een correcte manier toe te voegen.
Agendapunten worden momenteel in Word aangemaakt en daarna gekopieerd naar GN. Besluiten worden apart opgemaakt. Dubbel werk = ook publicatie is dubbel werk (website + ABB) Besluitenlijst wordt in Word opgemaakt. Wordt daarna omgezet in pdf en op site Essen geplaatst. Bij GN wordt de besluitenlijst ook opgemaakt, maar wordt als minder klantvriendelijk beschouwd. Niet gebruiksvriendelijk omdat het moeilijker is om terug te vinden. Hetzelfde met de belastingreglementen. Moet apart op de website vermeld worden. Toevoegen agendapunt: > Eerst nieuwe zitting aanmaken (GR in dit geval) > Agendapunten bijmaken > Agenda wordt eerst in Word gemaakt > Van elk punt toelichtende nota, toelichting, bijlagen, ontwerp raadsbesluit > Titel wordt manueel overgetypt (niet gekopieerd) > sjabloon klassieke stijl > Besluittype wordt gekozen (andere) > knippen plakken (titel wordt terug gekopieerd, juridische grond wordt uit het worddocument geplakt > Motivering (overwegende dat...) wordt weer uit Worddocument geplakt > Artikels worden een voor een geplakt uit het Worddocument > bewaren raadsbesluit. "We zien geen voordelen om het te verhuizen naar GN. Ik weet ook niet of we dit zomaar zlef kunnen veranderen."
Bij elk agendapunt moeten de aanwezigen opnieuw bevestigd worden. Wordt als minder handig gepercipieerd dat dit voor elk punt apart opnieuw dient te gebeuren.
Wat zijn reglementaire bijlagen? “Zoals een plan. De bijlagen die we vroeger gebruikten.”
Editor reglementaire bijlagen: Had je dit verwacht? Het is duidelijk wat de bedoeling is van de editor RB, maar er is onmiddellijk onduidelijkheid over het gebruik. Niet duidelijk: Wat doen met titel? De gebruikers vragen zich af of de titel moet geplakt worden naar ‘dit is een hoofdstuk’.
Bovendien is het niet duidelijk of de RPR (111 bladzijden) nu volledig moet gekopieerd worden en hierin geplakt.
Na knop 'verwijderen structuur', wordt het RPR in Word geopend en gekopieerd. Veel getwijfel over werkwijze: niet duidelijk waar ze mee bezig zijn.
Niet duidelijk waar de RB nu terecht komt en of dit ook voor de bewoners zichtbaar zal zijn.
Alle titels van de RPR worden gekopieerd naar GN, wat een foute overname van de layout geeft.
Niet duidelijk dat je een RB aan een agendapunt kan toevoegen > dit wordt expliciet gevraagd. "Moet ik dan hier of moet ik terug naar bijlage gaan om de link te leggen?" >> Wordt door Karolien aangegeven via agendapunt de link te leggen.
Hoe zou je een bijlage toevoegen?
Foutieve assumptie? De gebruikers zouden (ondanks de oefening) spontaan terug op de knop bijlagen klikken om de bijlage toe te voegen. Foutieve assumptie? Ze gaan er nog steeds van uit dat ze daarna de bijlage uit de documenten op hun PC gaan plukken en daarna kunnen toevoegen.
Onduidelijk: Er wordt aangeven dat je eerst in de editor moet klikken om iets toe te voegen. > Er wordt vervolgens midden in een woord geklikt (niet duidelijk waarom er eerst in de tekst moet geklikt worden). Vijf minuten later gebeurt hetzelfde: echt niet duidelijk.
"Als ik het op deze manier doe, moet ik het niet meer bijvoegen op de oude manier?" Karolien: Dit geeft de mogelijkheid om de RB in GN te onderhouden.
Hoe kan je zien dat de RB gekoppeld is? Duidelijk met de vermelding 'reeds gekoppeld'
Versies: Lijkt dit iets handig? "Goh, ik verander steeds mijn besluiten en denk niet dat ik dit ga gebruiken. Ik maak alle dingen afzonderlijk. Dit ga ik niet veel gebruiken. Ik overschrijf toch steeds het document. Is steeds de laatste versie." >> Geen intentie om te gebruiken bij de gebruikers.
Knoppen Bewerken en loskoppelen: wat betekent dit voor jou? "Dat ze niet aan het besluit blijft hangen. Dat de connectie weggenomen wordt. Bewerken: dat je er nog kan in typen." Het is duidelijk dat we binnen de RB aan het aanpassen zijn. >> het wordt als omslachtig gezien dat je terug naar agendapunten moet gaan.
Bij klikken op bewerk, ga je uit het agendapunt en ga je naar de RB-omgeving. Geen navigatie als bij zittingen mogelijk. Is dit duidelijk? "We zullen nooit hier iets veranderen. We zullen steeds Word blijven gebruiken en kopieren naar GN."
"We vertrekken altijd vanuit onze documenten. We werken niet in GN. Enkel naar gekopieerd."
Kopieren en plakken uit Word gaat vrij vlot. Gaat het soms niet correct? "Ja, vorige week werd GR-besluit gewijzigd. Cursor blijft soms haperen" : inertie tot gevolg." Bij specifieke vraag of opmaak verloren gaat: neen, geen probleem. "Telkens moet je selecteren in besluit klassieke stijl (terwijl we dat altijd met klassieke stijl doen). Kan dit niet voor alle punten standaard geselecteerd worden?"
Last updated