Urgent agenda (items) Agenda Types
As treated in GN-3361 (https://binnenland.atlassian.net/browse/GN-3361)
Conclusie: In functie van notatie/annotatie kan de basis uitgevoerd worden met de aangereikte GN-tool. De beperkte capaciteit en ruimte maken dat we hierdoor op dit ogenblik niet verder gaan inzetten op dit element.
Openstaande vraag: Welke oplossing zou toereikend zijn om op een goede manier -wat ze nu manueel gaan doen- te gaan automatiseren?
DEFINE THE AGENDA TYPES
In the prepublish environment one has to choose to which type of agenda he wants to link the notes. Basically there's a choice between 3 agenda types:
Draft agenda (ontwerpagenda)
Supplementary agenda (aanvullende agenda)
Urgent agenda (spoedeisende agenda)
These three terms will be introduced in the multilanguage vocabulary tool of V.O., dienst Communicatie.
VISUALISE CURRENT FLOW (AS IS)
Once the agenda type is selected, the treatment (and screens) are identical:
AS IS: The current GN flow provides an exact copy for all three agenda types. This is OK for both draft and supplementary agenda. Even for the urgent agenda the current screens allow the user to add an agenda point at any time (since the urgent agenda point can be added at any time before and during the session).
It needs some creativity in free text zones from the user, since there are no specific options in GN that make it obvious to mention it's an urgent agenda item. QUESTION: Do we need to add a functionality to make it more obvious? Should we include a way to indicate what type of agenda point we're dealing with? (e.g. extra column? Tick/radio box?)
REQUIREMENTS FOR ADDING AN URGENT AGENDA ITEM
The agenda items should at least have all functionalities of a normal agenda item. It's quite important to have a seperate agenda item for both the voting on acceptance (2/3 majority voting) and the actual treatment of the content and linked voting on the subject.
Both agenda items should have a seperate voting.
In case several urgent agenda items are on the agenda to be voted for acceptance (2/3 majority voting), then these requests could be combined one agenda item with several votings. The 2/3 majority voting on accepting the agenda item should always be at the beginning of the session, there where the actual treatment of the topic (after 2/3 majority) will be put later on the same agenda. "ontvankelijkheid en eigenlijke behandeling kunnen gesplitst verlopen, maar dat hoeft in de praktijk niet het geval te zijn." "Artikel 32 DLB. De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig artikel 277 en 278."
"Artikel 278 § 1 DLB. De notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat is gegeven aan de punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen. Ze maken melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij geheime stemming, vermelden de notulen hoe elk lid gestemd heeft. Van die laatste verplichting kan worden afgeweken voor beslissingen die genomen zijn met unanimiteit." These articles from the DLB implement that when susceptibility and the actual treatment of the topic are successively treated, this should also be put as such in the minutes by the managing director.
The different urgent agenda items can be voted in one movement (one agende item for the voting on acceptance of multiple topics)
NICE TO HAVE (?): visuele highlight dat het over welk agendatype gaat / Hoe weet een eindgebruiker welk type agendapunt het is (bv. extra kolom nodig?)
van zodra SEA wordt toegevoegd >> uitsturen van de agenda naar de raadsleden?
AS IS FUNCTIONALITIES
According to Stad Gent, GN can cover both the agenda items with the current technical functionalities, as long as these agenda items are separate and sufficiantly described.
THE AGENDA OF THE SESSION:
TREATMENT OF THE AGENDA ITEMS: 2/3 MAJORITY VOTING (accepting the agenda item)
TREATMENT OF THE AGENDA ITEMS: ACTUAL AGENDA ITEM IS TREATED
DEADLINES WITH THE AGENDA TYPES
There's a formal agreement on the agenda of a session. "It's like the ten commandments.... You can't -just like that- add an eleventh commandment". Urgent agenda items may be the exception on this rule. But then again: it's for obvious reasons an urgent agenda point CAN be added to the agenda, taking into account the initial voting for validation (2/3 majority). It's like an exception on the general rules. Whether an agenda item is urgent depends on the source of the initiation: (check hereunder with CREATE VISUAL CONCEPT OF THE TIMELINE)
When an agenda item is initiated by the 'administration' (via board of mayor and aldermen / vast bureau - since BRM prepares the agenda items for the session), it will be urgent when it's communicated after the agenda is sent (as described in the DLB: 8 days before the actual session)
Such an agenda item becomes urgent when it's placed on the agenda. At the start of the session there will be a voting whether or not it is accepted for handling. There's a 2/3 majority required in order to further discuss the agenda item.
In the event that the agenda item is admitted to the session, it is discussed and voted in the course of the session.
An agenda item introduced by a coucilor (= proposal for a council decision), can be submitted as a normal agenda item upto 5 days before the session (draft agenda/additional agenda)
When the agenda item is introduced less then 5 days before the session, it will be treated as an urgent agenda item.
Besides agenda items, a councilor can request to put a question on the agenda. There's an internal agreement on this matter (house rules) that this will be no later requested then 12:00 noon, on the day of the session. There's no 2/3 majority voting required.
DRAFT AGENDA (ONTWERPAGENDA)
Draft agenda needs to be communicated at least 8 days in advance of the session.
SUPPLEMENTARY AGENDA (AANVULLENDE AGENDA)
Supplementary agenda items can be added to the agenda until 5 days in advance of the session.
URGENT AGENDA (SPOEDEISENDE AGENDA)
Anyone can add an urgent agenda (item) without any further explanatory documentation. (This may differ from regular agenda items), but it has to be voted in favour before actually making it to the session's actual dialogue.
E.g. - a retirement home burns down and there need to be taken urgent decisions on how to deal with the inhabitants. This agenda item can be added at the session itself, but this implies the need for two votings.
First voting on the question whether the urgent agenda item can be added to the agenda of the town council or the the board of mayor and aldermen. There's a 2/3 majority of the councilor votes needed to include the agenda item. There's an obligation to include the decision in the minutes if there's no two thirds majority attained.
Second voting on the agenda item itself.
CREATE VISUAL CONCEPT OF THE TIMELINE
LATEST UPDATE: WHEN IS AN AGENDA ITEM URGENT?
SPOEDEISEND VS HOOGDRINGEND
In the existing code listings for agenda items, there was made the decision to change the name from 'hoogdringend' agenda item to 'spoedeisend' agenda item. Contact for these code listings is Thomas Van Langenhove (LOW). These code listings can be found on Google Drive: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1hWQwoFNTBKJU_RAjn74UB6VE4p3fsf5_BWX4W84IjVI/edit#gid=1778587249
Basically we can conclude these terms are used for one and the same agenda type. There were we used to use 'hoogdringend', we now use 'spoedeisend'. NO FURTHER DEVELOPMENT NEEDED.
IMPORTANT REMARK: Besides urgent agenda items, we also have urgent sessions. Katrien DS interprets the legislation as there's a certain need to actually publish an agenda for these sessions.
DIFFERENCE BETWEEN BOARD OF MAYOR AND ALDERMEN (BMS) AND TOWN COUNCIL FWC (URGENT) AGENDA ITEMS
People serving in the town council are majority and opposition. For them it's important that all agenda items (and the linked attachments) are available in time. This allows the opposition to take note of the content. The board of mayor and aldermen (further listed as 'BMA') takes decisions on the daily ins and outs (e.g. dismissal, daily events) and is only composed of members of the majority. It's far less subject to political discussions. There are no terms by decree for the agenda of the board of mayor and aldermen. Still they have agreements on how to conduct the session.
An agenda item can only be treated by the town council once it is treated by the BMA. Only when the BMA agrees on the subject, it can move on to the town council, where the opposition is included in the further dialogue. For the BMA we can conclude there are more often urgent agenda items, but they are not officially regulated as with the town council. There's no need for an initial 2/3rd majority voting before being able to discuss the actual content of the agenda item. It is not regulated by decree. Formal requirements remain the same for as well normal agenda items as for urgent agenda items. This means e.g. that an agenda should be consultable for the citizens as soon as possible. When a normal agenda item is edited the change should be visible for the citizens too.
THE/NO NEED FOR SPECIFIC DEVELOPMENT IN GN
According to end users it should not pose a problem that an urgent agenda item cannot be checked in as such. The current software gives enough (free text) options to cover the situation. Why should one consult the seperate urgent agenda items? The mention itself should be consultable in order to check the legal deadlines, but there's no urgent need to add a tick box, drop down list, etc. to mention this.
The urgency is estimated at the start of the session, and is not necesarily followed by the discussion on the actual content (seperate agenda item). Therefore it's quite important to list the first 2/3rd majority voting as a seperate agenda item, seperate from the actual agenda item and its substantive voting.
The deduplication of the votings (agenda items) is important to cover the exact list of those present and the vote linked to them (this can be different, so there's a need to differentiate!)
Another important thing is the numbering of the agenda items. Agenda items are often numbered but not necessarily treated in that order. Technical: agenda items should be placed in order by their timestamp and not by their number. The number is merely used for callability and knowability (afroepbaarheid ("we bespreken punt 20") en kenbaarheid).
E.g. The agenda has agenda items 1, 2, 3, 4, ... but can be treated as 10, 4, 7, 1, ...) The notes should be taken in that (final) order.
URGENT SESSION
The DLB is rather limited when it boils down to information on urgent sessions. It seems these sessions are more common in larger cities. This may be due to the fact larger cities have a far more complex preparation for these points then smaller cities (more flexible preparation).
There's a two third majority needed in order to treat the subject of the urgent session.
Article 50 of the DLB states: "Het college van burgemeester en schepenen vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. De burgemeester kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt."
This also implies to article 110 of the DLB (social service)
This mentions that the mayor -in urgent cases- can summon "extraordinary sessions" whenever he decides is best. There are no futher details on the formal requirements.
I noticed the described way to have an urgent session is not always followed by the rule.
E.g. DLB describes in Article 50 that the MAYOR should summon the urgent session. However the rules per city differ. In Leuven it is described as: "In spoedeisende gevallen wanneer het geringste uitstel gevaar of ernstig nadeel zou kunnen opleveren, roept de voorzitter de gemeenteraad samen in spoedzitting." - No mention of the mayor whatsoever. >> Not in all cases the mayor is the chairman (in most cases he/she is).
Article 53 of the DLB states: "§ 2. Bij staking van stemmen verdaagt het college van burgemeester en schepenen de zaak tot een volgende vergadering. Als de meerderheid van het college van burgemeester en schepenen de zaak vóór de behandeling ervan echter spoedeisend heeft verklaard, is de stem van de voorzitter van het college van burgemeester en schepenen beslissend. Hetzelfde geldt als er op twee achtereenvolgende vergaderingen over dezelfde zaak een staking van stemmen is."
This mentions that the vote of the chairman of the board of mayor and aldermen is deciding. The same applies to the situation when on two consecutive meetings on the same matter, there's a tie of votes. This implies that it should be mentioned in the free text with the voting.
Example of the internal regulations of Leuven, incl. the urgent session in article 6: https://leuven.be/sites/leuven.be/files/documents/2021-03/GR20210301_Huishoudelijk%20reglement%20GR.pdf)
FREELY INTERPRETABLE RULES FOR AN URGENT SESSION
In urgent matters (there's no definition of an urgent matter, but e.g. a town is involved in a disaster and there are quite urgent decisions te make) there's the possibility to avoid the regular way to convene a session (8 days in advance of the sesion - Article 20 of the DLB). In principle, the formal requirements to organise a regular session (e.g. a convocation with place, date, time and agenda) also apply to urgent sessions, but for obvious reasons one can deviate from these formalities and the chairman of the town council can even invite the council members last minute by phone. Urgent sessions are fairly uncommon. Urgent sessions derogating from the general rules are even more uncommon. An urgent session cannot be comparted to an urgent agenda point (article 23 of the DLB). The minutes expectations of an urgent session are quite the same as for a regular meeting.
GN is versatile enough to cover an urgent meeting.
WHEN URGENT AGENDA ITEM/URGENT SESSION?
The choice between an urgent agenda item and an urgent session is solely dependant on the timing of the subject. Basically one can add an urgent agenda point before the end of the town council session. As soon as the town council closes the session and before the start of a next town council session, the chairman can call for and initiate an urgent session.
There are no rules on the formal conditions of setting up an urgent session. The chairman will demand for the town council to meet. This makes it plausible there will be discussion whether the session makes sense. As a result any councillor can demand for a voting on the agenda of the urgent session.
It will by highly exceptional to have such a voting for such a meeting. But it is obvious the town council will not be gathering for a trivial matter.
SHOULD WE INCLUDE THE OPTION FOR MULTIPLE SUPPLEMENTARY AGENDAS?
Although we had the opinion (based on gutt feeling) that there's no need at all, since it's a habit with the local governments in the current workflow to wait to publish until the final day, this is not necessarily the opinion of other stakeholders. Town council members can add agenda items until five days before the actual meeting. These agenda items should be immediately communicated to the other town council members.
According to Walter Frans: "When we provide the possibility to add new agenda points to the sole supplementary agenda and to close it earlier than seven days in advance of the town council, then we should at least consider the option to add a second or even third supplementary agenda."
According to him it would be useful to add the functionality to add more than one supplementary agenda for the local governments.
Functionality options (from no workload to more workload):
Keep the functionality as is
When keeping a single supplementary agenda: Add a warning it can be added only once + deadline for the users
Provice the possibility to add multiple supplementary agendas
According to users with the town of Ghent, there's sufficient attitude to wait for the final moment in order to send the agenda. No further need to add more than one additional agenda.
Synthesise what is legally described in DLB and translate to process flow, in order to refute current GN setup
Source: https://codex.vlaanderen.be/PrintDocument.ashx?id=1029017&datum=&geannoteerd=true&print=false
The whole DLB doesn't really mention a whole lot that has impact on the way GN treats urgent agenda items.
Conclusion: DLB doesn't impact our current development - all mentioned articles are covered.
Article 20 of the DLB: "Behalve in spoedeisende gevallen wordt de oproeping ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering aan het raadslid bezorgd. (...)" There's not even described what the timing for urgent agenda items should be. NO IMPACT ON DEVELOPMENT GN
Article 22 of the DLB: "Behalve in spoedeisende gevallen worden de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergaderingen van de gemeenteraad uiterlijk acht dagen voor de vergadering openbaar gemaakt, zodat het publiek ervan kan kennisnemen op elk moment. Het huishoudelijk reglement bepaalt de nadere regels voor de plaats en de wijze van openbaarmaking. (...) In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering openbaar gemaakt overeenkomstig het eerste lid." NO IMPACT ON DEVELOPMENT GN
Article 23 of the DLB: "Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.
Tot spoedbehandeling kan alleen worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld." NO IMPACT ON DEVELOPMENT GN
Article 32 of the DLB: "Behalve in spoedeisende gevallen worden de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de gemeenteraadsleden. (....) Als de gemeenteraad bij spoedeisendheid is samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering." Free text covers the needs of this matter. NO IMPACT ON DEVELOPMENT GN
Article 46 of the DLB: "De constructieve motie van wantrouwen kan niet bij spoedeisendheid in bespreking worden gebracht als vermeld in artikel 23. (....)" NO IMPACT ON DEVELOPMENT GN
Article 50 of the DLB: "Het college van burgemeester en schepenen vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. De burgemeester kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt. (....)' NO IMPACT ON DEVELOPMENT GN
Article 53 of the DLB: " (....) § 2. Bij staking van stemmen verdaagt het college van burgemeester en schepenen de zaak tot een volgende vergadering. Als de meerderheid van het college van burgemeester en schepenen de zaak vóór de behandeling ervan echter spoedeisend heeft verklaard, is de stem van de voorzitter van het college van burgemeester en schepenen beslissend. Hetzelfde geldt als er op twee achtereenvolgende vergaderingen over dezelfde zaak een staking van stemmen is. (....)" Free text covers the needs of this matter. NO IMPACT ON DEVELOPMENT GN
Article 104 of the DLB: " (....) De constructieve motie van wantrouwen kan niet bij spoedeisendheid in bespreking worden gebracht als vermeld in artikel 74 samen gelezen met artikel 23. (....)" NO IMPACT ON DEVELOPMENT GN
Article 110 of the DLB: " (....) De voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt. (....)" NO IMPACT ON DEVELOPMENT GN
Article 124/1 of the DLB: " (....) De constructieve motie van wantrouwen kan niet bij spoedeisendheid in bespreking worden gebracht als vermeld in artikel 23 juncto artikel 126. (....)" NO IMPACT ON DEVELOPMENT GN
Article 538 of the DLB: " (....) In afwijking van het eerste lid juncto artikel 74 en artikel 20 wordt de agenda, behoudens de punten die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn of hun onderhoudsplichtigen, onder dezelfde voorwaarden ook meegedeeld aan de burgemeester en aan de gemeenteraad. In spoedeisende gevallen kan de termijn, vermeld in artikel 20, eerste lid, ingekort worden. (....)" NO IMPACT ON DEVELOPMENT GN
WHEN CAN ONE ADD AN URGENT AGENDA ITEM?
An urgent agenda item can be added before ànd during the session. Once the session is closed, for obvious reasons there can't be added a new urgent agenda item.
According to a General Director I had a conversation with, it would be common sense to put the voting of the urgent agenda item on top of the agenda (treat it first).
However, article 22 of the DLB states: "Als agendapunten aan de agenda worden toegevoegd overeenkomstig artikel 21, wordt de aangepaste agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, openbaar gemaakt overeenkomstig het eerste lid. In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering openbaar gemaakt overeenkomstig het eerste lid."
There's no mention of adding urgent agenda items DURING the session.
AANVULLENDE NOTITIES NA AFSTEMMINGSRONDE (23/08/22)
Kunnen we terug het type agenda implementeren? In de voorvertoning van de agenda's werd in een eerdere release de vermelding gemaakt van het type agenda. De weergave werd als suboptimaal beschouwd (tekst: visueel verwarrend) en om die reden ook weggehaald. In de code/data zit dit woord nog steeds geïntegreerd, maar visueel werd dit weggewerkt. >> Vraag is of we dit opnieuw kunnen implementeren, mits rekening te houden met het feit dat dit bij voorkeur eenvoudig -in een oogopslag- te onderscheiden identificatieëlementen zijn (bv. icoon). Belangrijke bemerking: in de oude visualisatie wordt voor ontwerpagenda(punt) de vermeldiing 'gepland' gebruikt. Graag aligneren met de terminologie die door de eindgebruikers wordt gebruikt (ontwerpagenda). Deze keuze zou mogelijks gemaakt zijn doordat ontwerpagenda niet als 'finaal' beschouwd kan worden. >> Determineren wat de preciese reden is.
Wat doen we met publicatie van spoedeisende agendapunten die ter zitting worden toegevoegd? Situatie: Agenda is al gepubliceerd, maar spoedeisende agendapunten staan er niet in (worden in de zitting zelf toegevoegd en er wordt op dit moment beslist of ze al dan niet behandeld worden). Nieuwe punten worden daarna enkel in verslag getoond (chronologie in de vergadering). >> Wat is hier de nood van de eindgebruikers? Is dit dekkend voor de requirements?
Type agenda wordt niet afgedwongen bij de eindegebruikers. Zuiver technisch wordt er geen enkele verplichting opgelegd over welke agenda er gepubliceerd wordt. Als de eindgebruiker dit wil, kunnen ze zelfs onmiddellijk een spoedeisende agenda publiceren. Het is aan de gebruiker om het correcte agendatype te selecteren. Het agendapunt krijgt het type van de agenda waar hij op gepubliceerd is (als de gebruiker om eender welke reden onmiddellijk kiest om een spoedeisende agenda te selecteren, zullen alle agendapunten die worden toegevoegd spoedeisend zijn. Regels worden niet zo strikt nageleefd - soms wordt een type agenda overgeslaan / niet gebruikt. >> Flow kan hier verbeterd worden - maar is dit wenselijk?
Moeten we de optie voorzien om verschillende aanvullende agenda's te publiceren? Verdere analyse? Uit de interviews bleek dat er voor de ontwerpagenda geen nood was om meer dan één agenda te voorzien. Voor de aanvullende agenda: als er een raadslid een agendapunt heeft, willen ze dat niet tegenhouden tot op de zitting, maar vooraf al laten weten aan de mandatarissen (persoon X heeft een extra punt ingevoerd). Belangrijk onderscheid: elementen tot de raadsleden (hebben perfect toegang tot GN), elementen naar de burgers toe (we voorzien ook niets anders dan de ontwerpagenda en de gepubliceerde agenda). Hou er rekening mee dat versionering van de agenda's een ernstige workload meebrengt.
>> Uitzoeken wat de uiteindelijke beslissing is gezien de tegenstrijdige visies tussen Frans en Ines. >> Wanneer en waarom kijken burgers naar de agendapunten? >> Wat is de visie van ABB over dit punt? Dienen we de vendors te analyseren cfr. de agendatypering? In GN publiceren we een volledige agenda (voornamelijk een technische keuze). Bij Green Valley zijn er weldegelijk verschillende agenda's (ontwerpagenda/aanvullende agenda (vermelding van enkel de aanvullende punten) Bij Tobania werkt eerder met versies van publicaties (één agenda die meerdere versies heeft en daar komen punten van een bepaald type op). (!) Bij het datamodel bestaat de agenda als document niet. Er wordt hier enkel gesproken van agendapunten en die krijgen een typering. >> Dienen we principe van de vendors over te nemen bij GN?
Willen we de mogelijkheid geven om op voorhand het ontwerpbesluit te annoteren voor een spoedeisend agendapunt en op welke manier?
Er werd geen conclusie genomen in de afstemronde op 23/08. >> Te bekijken.
Datamodel stemmingen Algemene tekortkoming in GN: datamodel stemmingen Als een agendapunt meerdere stemmingen heeft, dan kan je de stemming ook niet linken aan een specifiek besluit.Ja, dat is mogelijk. Er zijn gemeenten die bv. de bouwvergunningen bundelen in één agendapunt, maar weldegelijk de bouwvergunningen apart stemmen. Zo krijg je één agendapunt met meerdere stemmingen achter. Elke bouwvergunning is dan een besluit op zich. Maar louter uit de data kan je niet afleiden wat de stemming is per besluit.
Last updated
