Notes Laarne

Main insights

Workflows

• Goal of Lieven = As many "diensten" as possible create their own agenda points (in a correct manner)

• Diensten have their own workflows, so we can't generalise 1 workflow per city

Software

• Word is the editor of CEVI/Cobra. In Cobra, someone can create an agendapoint based on a template defined by. Lieven. This will open an agenda point in Cobra with several options, like "documents". They can open the document (besluitontwerp) in Word & save, which will save it in the Cobra database and be accessible from Cobra. Word <> Cobra

• Diensten have freedom to fill out templates (and delete predefined opmaak) and insert pictures etc. Lieven/Directeur correct agenda points created by other diensten mostly for lay-out matters (white space / inserting pictures) AND language (spoken language inserted). Lieven also coordinates publication of uitreksels (one aggregated Word doc with all agenda points, signed on the bottom through Cobra)

• Diensten can collaborate on agenda points, but one-by-one, not both at the same time.

• Bijlages are called "Documents"

• Unclarity & looking to ABB on how to create the correct decisions and/or what needs to be in a "bijlage" vs decision

Opmaak used

• Lists

• Colored text

• Titles & bolding

• Inserting plans / pictures / Excel tables (goes wrong in Cobra)

• Copy past from emails / Excel (goes wrong in Cobra)

• Inserting where people need to fill out information (users do this incorrectly)

UX & Laagdrempeligheid

• Lieven creates Templates voor ontwerpbeslissingen (Including opmaak & clear directions which fields need to be filled out)

• Laagdrempeligheid equals

  • Less work for people filling in agenda points

  • Vaste structuur met opmaak

  • Only filling out what is needed in an easy way & automatic prefill certain fields

  • Freedom for contributors to make certain choices

  • GN is not laagdrempelig because too many things need to be filled out over and over

• Customisation needed; important to start from "a blank sheet"

Full Notes

	Answer	Other
Kan je wat meer zeggen over je rol/functie?	Diensthoofd beleid & organisatie. Werkt voor de directeur. Staat dicht bij gemeenteraad & OCMW etc. Staat dicht bij opmaak van beslissingen. Schrijft ontwerpbeslissingen templates uit voor collegas. Diensten hebben niet altijd tijd & kennis om besluiten op te volgen (legaal). Willen kunnen terugvallen op model besluit. Als wetgeving wijzigt moet besluit gewijzigd worden. Niet iedereen kent de wetgeving. Niet duidelijk wat ABB verwacht van gemeenten en diensten. Wordt duidelijk bij gebruik van Cobra.	Ze hebben GN gebruikt 1x --> Word document waar al veel instaat, veel invoegvelden bij GN Wens; laagdrempelig zijn. Bij de installatie vergadering leek het technisch moeilijk. Nu kunnen ze vetrekken van een leeg blad.
Kan je ons jullie huidige werkwijze van het creëren van een ontwerpbesluit tonen? Ook voor & na gebruik software en editor (including gebruik van Word/Excel)? Te checken; ook pre-publicatie & na publicatie? Benoem tijdens het tonen van de flow ook de sterke en minder fijne punten. Wat zijn de pijnpunten waar je momenteel mee geconfronteerd wordt en waarom precies ervaren jullie dit als een pijnpunt? Wat zijn de sterke punten die ze in een to be situatie graag zouden meenemen?	Bepaalde diensten (omgevingsvergunning) vertrekken vanuit omgevingsloket --> maken WORD document & vullen advies aan & zetten over naar notuleringssoftware. Werken met nijlages en enkel besluit "verginnning is verleend" Intranet --> schepencollege. 40 agenda punten aangemaakt. Vlagje betekent dat agendapunt afgewerkt is. Streeft naar elke dienst zoveel mogelijk hun eigen beslissingen creeeren. Ontwerpbeslissing die door Lieven aangemaakt werd --> Modelbesluit templates "beknopte omschrijving voor de website" Detail/ Documenten (informatieve & reglementaire bijlagen) Message Handler dient om Word aan te spreken Template: in Word met voorgevulde en lege velden <<ADVIES>>. Anderen kunnen WORD document aanvullen vanuit Cobra. & vanuit cobra het openen & wijzigen. --> Via Cobra kunnen adviezen bij een andere dienst opgevraagd worden. Advies veld wordt niet gebruikt --> te drempel is te hoogt. Ze typen het in of steken er als bijlage erbij. Word is laagdrempelig. Iedereen kent het Je kan alles klaarzetten Door procedure te kiezen worden bepaalde velden ingevuld automatisch.	Onduidelijk vanuit ABB hoe een besluit moet zijn & wat er in bijlage moet zitten. En wat in een notule moet zitten. Voor verkeerszaken; voor burgers (publicatie) moet bij de tekst een plan zitten. Welke diensten gebruiken Word?
Zijn er verschillende mensen in dat proces betrokken? Wie doet wat en wie draagt welke verantwoordelijkheden (incl. eindverantwoordelijkheid)?	Tekst worden extern opgemaakt Dienst vrije tijd maakt een beslissing aan (en is toegewijd aan de dienst). Het kan zijn dat Lieven of directeur de beslissing gaat bekijken. Vooral vormelijke ingrepen (teveel witruimte OF taal te verbeteren). Coordinatie van uitreksels gebeurt door Lieven --> samenvoegen in Word Mensen werken NOOIT tegelijkertijd in het Word documenten. Het wordt gelockt. Iemand anders kan het pas bewerken als het afgewerkt is.
Over software & editor ondersteuning In het algemeen, hoe ervaar je deze software? Wat werkt goed aan de software? Minder goed?
(indien er nog niet uitgekomen in beschrijving workflow) Kan je tonen (of beschrijven) hoe de gebruikte software in de flow past van jullie notulen?
We hoorden dat jullie Word / Excel vaak gebruiken, kan je daar wat meer over zeggen of tonen, hoe en waarom? Wordt de huidige editor soms vergeleken met Word? En wat zijn dan de algemene bevindingen? Wordt er op eenzelfde manier gewerkt? Ontbreken er nog bepaalde features?
Hoe vaak kopiëren jullie in verhouding tot het aantal keren dat jullie effectief verse input leveren (rechtstreeks intypen in de editor)?
Over de editor Duidelijk onderscheid maken tussen de software als een geheel en de editor specifiek + uitleggen wat het verschil is. Hoe ervaar je het gebruik met de editor? Wat aan jullie werkwijze met de editor verloopt goed/minder goed?
Wat zijn nice-to haves en “must-haves” in jullie gebruik van de editor ?	Fout lopen; - Fotos - Excel - Copy pasten van email --> opmaak gaat verloren - Lieven gaat het aanpassen voor de zitting om die bijlages die foutief zijn aan te passen. - Double edge sword; vrijheid geeft fouten & teveel aan beperkingen werkt ook niet	ABB verstuurde een nieuwsbrief over hoe besluiten te publiceren. 200-300 beslissingen moeten schrijven over Besluit van de burgemeester. Hoe ver moet je gaan in eenzelfde format gieten. In hoeverre moet je een lijn trekken in structuur & juridische en opmaak van beslissingen. Moet een besluitenlijst van een burgemeester gepubliceerd worden en hoeveel? Wat versta je onder besluit; drank vergunning? Moet je ze allemaal uitschrijven of een handtekening alleen? --> REPURCUSSIES NAAR WERK
Wie zijn deze mensen en zijn deze mensen afhankelijk van approvals van anderen bij hun werk met de editor? Wordt er soms afgewisseld in het werk tussen de betrokken users? Zoja: brengt dit problemen mee?
Bestaat er een uitgeschreven proces waarin het gebruik van de editor vervat zit en wat iedereen moet volgen? Wordt er soms afgeweken van dit proces?
Welke opmaakmogelijkheden zijn er momenteel beschikbaar in de editor en hoe worden deze gebruikt? Voldoen de huidige opmaakmogelijkheden aan jullie verwachtingen? Zoneen: wat ontbreekt er en vooral: wat zouden jullie daarmee willen bereiken? Is dit een algemeen afgeklopt gebruik van opmaak of kan dit per zitting/agendapunt anders zijn?	Mooie rubrieken met opsommingingen & titel Basis document is afgesproken met directeur Structuur is voor elke beslissing dezelfde. Titel / opsommingen / kleuren Mag er andere content zoals tabellen? Fotos? Alle opmaak mag van Lieven, maar moet technisch haalbaar zijn; alles moet in overeenstemming met wat cobra kan. Je weet niet altijd hoe COBRA gaat reageren. Plan kan schuiven over de tekst. Creeert eerst een tekstveld om er dan een plan in te zetten zodat het niet verschuift. Plan opgenomen in PDF-uitreksel. Je kan ook met bijlagen werken, maar dat moet duidelijk zijn voor de burger.
Huisstijl - Kan je wat meer zeggen over de rol van opmaak in jullie besluiten / agendapunten? (vraag gelieerd aan huisstijl?, detail m.b.t. opmaak : tabellen, tekening invoegen, lijsten ((on)genummerde), titels, hoofdstukken, hyperlinken, bijlagen,…)