Notes Deerlijk (Remmicom)

https://vlaamseoverheid-my.sharepoint.com/personal/jurgen_robyns_vlaanderen_be/_layouts/15/stream.aspx?id=%2Fpersonal%2Fjurgen%5Frobyns%5Fvlaanderen%5Fbe%2FDocuments%2FOpnamen%2FINTERVIEW%20EDITOR%20N

Insights (Jurgen)

• De meeste agendapunten worden samengesteld a.d.h.v. templates/sjablonen.

• Templates/sjablonen hebben groen gemarkeerde invoegvelden waar zaken moeten ingevuld worden (datum, algmene of buitengewone vergadering, ...). Deze velden dienen overtypt te worden - dienen louter als referentiepunt (vooral handig in grotere documenten).

• Drieledig opzet van Remmicom: Meeting.net (op dienstniveau) / Meeting.mobile (naar gemeenteraadsleden en college) / Meeting.burger (burgerkant)

• Geen LBLOD-ondersteuning. Sjablonen worden aangevuld met juridische artikels, zonder deze over te nemen.

• Taakbalk:

Kan je wat meer zeggen over je rol/functie?	Secretariaat gemeentebestuur en notulen OCMW-bestuur. Voorbereiding en afwerking in Meeting.net: vast bureau, gemeenteraad, OCMW-raden, bijzonder comité, AD-besluiten, burgemeesterbesluiten, ...
Kan je ons jullie huidige werkwijze van het creëren van een ontwerpbesluit tonen? Ook voor & na gebruik software en editor (including gebruik van Word/Excel)? Te checken; ook pre-publicatie & na publicatie? Benoem tijdens het tonen van de flow ook de sterke en minder fijne punten. Wat zijn de pijnpunten waar je momenteel mee geconfronteerd wordt en waarom precies ervaren jullie dit als een pijnpunt? Wat zijn de sterke punten die ze in een to be situatie graag zouden meenemen?	Over het algemeen zijn de gebruikers best tevreden met de mogelijkheden van de editor van Remmicom. Sterk punt: sjablonen! Sterk punt: tabellen kunnen nu vlot gekopieerd worden Sterk punt: rechterkolom met de verschillende punten: het agendapunt hoeft niet gesloten te worden om te switchen tussen punten. Pijnpunt: Meeting.net wordt soms als traag gepercipeerd (lag tussen verspringen tussen velden). Vooral naar deadline toe (als meer medewerkers in de applicatie werken), wordt de lag groter. Pijnpunt: bij uitval netwerk is alles kwijt wat niet bewaard werd: geen autosaves zoals bij Word. Na 100 minuten wordt het programma afgesloten met backup/save. Bij afmelden wordt wel alles netjes gesaved. Pijnpunt: intern/extern klembord wordt als heel onhandig beschreven. Dit dient correct getoggled te worden om elementen uit Meeting.net (intern klembord) en externe software (vb. Word - extern klembord) in te voegen (copy/paste). Pijnpunt: rechter muisknop copy/paste werkt niet. Er dient met de toetsencombo Ctrl+C en Ctrl+V gewerkt te worden.
Zijn er verschillende mensen in dat proces betrokken? Wie doet wat en wie draagt welke verantwoordelijkheden (incl. eindverantwoordelijkheid)?	Adminstratie dienst + Afdelingshoofd + Administratie.
Over software & editor ondersteuning In het algemeen, hoe ervaar je deze software? Wat werkt goed aan de software? Minder goed?
(indien er nog niet uitgekomen in beschrijving workflow) Kan je tonen (of beschrijven) hoe de gebruikte software in de flow past van jullie notulen?	Medewerkers per afdeling maken de notulen op, waarna de diensthoofden goedkeuren. Daarna worden de agendapunten nagelezen, gecorrigeerd en geagendeerd door de geïnterviewde dames. De dames maken ook zelf punten aan voor hun eigen dienst.
We hoorden dat jullie Word / Excel vaak gebruiken, kan je daar wat meer over zeggen of tonen, hoe en waarom? Wordt de huidige editor soms vergeleken met Word? En wat zijn dan de algemene bevindingen? Wordt er op eenzelfde manier gewerkt? Ontbreken er nog bepaalde features?	Er wordt wel vaker gekopieerd uit Word. De basisopmaak (vet, cursief, onderlijnd, doorhalen) wordt meegenomen. Andere lettertypes dan het lettertype uit de huisstijl worde niet meegenomen. Concreet wordt het lettertype geresized en gereset naar de huisstijl. Alineamarkering wordt standaard aangezet volgens Remmicom en de geïnterviewde dames. Ik merk echter dat tot 23 minuten in het overleg nog geen alineamarkering aanzetten. Volgens Remmicom is dit een essentieel onderdeel van gelijk welke editor. (?)
Hoe vaak kopiëren jullie in verhouding tot het aantal keren dat jullie effectief verse input leveren (rechtstreeks intypen in de editor)?	-
Over de editor Duidelijk onderscheid maken tussen de software als een geheel en de editor specifiek + uitleggen wat het verschil is. Hoe ervaar je het gebruik met de editor? Wat aan jullie werkwijze met de editor verloopt goed/minder goed?
Wat zijn nice-to haves en “must-haves” in jullie gebruik van de editor ?	Must have: Minimaal de huidige opmaakmogelijkheden. Must have: sjablonen. Nice to have: spellingscontrole.
Wie zijn deze mensen en zijn deze mensen afhankelijk van approvals van anderen bij hun werk met de editor? Wordt er soms afgewisseld in het werk tussen de betrokken users? Zoja: brengt dit problemen mee?	Inhoudelijke approval door diensthoofd. Vormelijke approval door de geïnterviewde dames.
Bestaat er een uitgeschreven proces waarin het gebruik van de editor vervat zit en wat iedereen moet volgen? Wordt er soms afgeweken van dit proces?	Neen.
Welke opmaakmogelijkheden zijn er momenteel beschikbaar in de editor en hoe worden deze gebruikt? Voldoen de huidige opmaakmogelijkheden aan jullie verwachtingen? Zoneen: wat ontbreekt er en vooral: wat zouden jullie daarmee willen bereiken? Is dit een algemeen afgeklopt gebruik van opmaak of kan dit per zitting/agendapunt anders zijn?	Taakbalk staat boven deze tabel in groter formaat. De mogelijkheden van Word worden soms gemist, maar het is absoluut geen struikelblok! Stijlen wordt niet gebruikt.
Huisstijl - Kan je wat meer zeggen over de rol van opmaak in jullie besluiten / agendapunten? (vraag gelieerd aan huisstijl?, detail m.b.t. opmaak : tabellen, tekening invoegen, lijsten ((on)genummerde), titels, hoofdstukken, hyperlinken, bijlagen,…)	Niet zo streng als bij sommige andere lokale besturen. Huisstijl wordt als heel belangrijk beschouwd. Is uitgeschreven in een specifiek document, maar het wordt niet strikt opgevolgd door de gebruikers. Indien het niet strikt opgevolgd wordt, zullen de geïnterviewde dames de opmaak aanpassen. Bij zware nalatigheid t.o.v. de huisstijl wordt het agendapunt teruggestuurd. Logo van de gemeente wordt vooraf ingesteld. Van zodra een agendapunt een uittreksel wordt, wordt automatisch de volledige huisstijl (incl. hoofding met logo en ondertekening) overgenomen.
Afbeeldingen	Afbeeldingen worden meestal als bijlage toegevoegd.
Tabellen	Meeting.net heeft voldoende functionaliteit om tabellen in te voegen. Soms ook gekopieerd uit Word.
Reglementen	Er wordt gevraagd om alles in het agendapunt op te nemen. Er is de foute perceptie dat dit door ABB verplicht wordt. In praktijk worden grote bijlagen toch nog als bijlage toegevoegd. Het aantal keer een reglement toegevoegd wordt als bijlage is beperkt. 'Grote bijlagen' is niet geobjectiveerd (= buikgevoel).