Revocation/Correction

This page tracks the design of the revocation of a publication.

Motivation

We've noticed on many occasions that mistakes in publications are only noticed after the fact. This is not exactly a surprise and is unavoidable. Due to legal requirements, we cannot simply allow corrections after the fact on the document itself.

Instead, any correction must happen through a new publication which overrules (adds insight to) the old one.

Moment where a fault can be noticed:

• first signature agenda set

• agenda published

• first or second signature besluitenlijst

• besluitenlijst published

• first or second signature uittreksel

• uittreksel published

• first or second signature notulen

• notulen published

• next meeting first agendapoint: remarks on last notulen

Question:

2 scenario's:

(1) In case of "(materiële) vergissing" (correction initiated by the local government itself)

(2) In case of "annulment" (vernietiging) (correction initiated by higher government of law) - difference between reglement vs. besluit // difference between "full annulment" and "partial annulment".

• what with earlier publications/signatures.

• What with "meldingen" already sent?

Requirements

Any revocation flow has the following minimal requirements:

• The revoked publication should be marked revoked, and link to the publication that supersedes it

• It's important that the initial publication was published on it's initial date. Only the elements corrected receive a new publication date.

• On all platforms managed by us, it should be very clear that a publication is "revoked", i.e. a correction has been published (erratum) (as such not really revoked)

• The "revoking" publication should link back to the publication it "revokes"

• It should be quick and easy to create a revoking publication: Better: it should be simple and possible, but if it's too easy, people become negligently.

Open questions

• How to cope with "vernietigingen/annulments" of besluiten or reglementen? Add annotation "vernietigd by ... link to decision concerning"?

• Revocation regarding publications has been described here. What about needed adaptations due to 2nd signature (signer sees errors before publication)?

• Agenda published, and correction needed vs. meeting has been finished and a correction is needed regarding the besluitenlijst/notulen/uittreksels. Is there any difference?

• Impact of the error: order of agenda vs. public/non-public vs. besluit not mentioned.

• What does "quick and easy" mean for the users? (copy old content? how granular?)

  • "clone" zitting as "correction" to prepare for correction

  • correct (and/or add) zitting, agendapunten, besluiten, attachments, votes, attendees, (non-)public states

  • have a short log on the changes within the notulen (e.g. extra intro text)

• If an agenda is revoked, does the revoking agenda have to belong to a new meeting? AKA is it necessary to create a new meeting every time anything needs to be revoked?

  • it is in fact the same meeting. Only the "administrative error" will be corrected. I would presume the same URI is used to reflect to this meeting. At the other hand: It are different meeting notes. You have the ones with the "error", and the "corrected" meeting notes.

• What about the "melding" process?

  • When the melding wasn't done yet: no problem, otherwise, a melding of the correct notulen/besluitenlijst... will be needed.

Challenges

New ux patterns accross all platforms

How do we show revocation in GN? How in Publication? Loket?

We need an icon/mark/flag, e.g. a stamp "ADMINISTRATIVE ERROR" and "CORRECTED", "VERNIETIGD/ANNULLED"

We could also introduce a flag to show "no corrections are made on this agendapoint/zitting/..."

Multiple revocations

How do we handle revocations-of-revocations in a clear way? Data-wise, no immediate problems come to mind, but it could be a significant UX design challenge to keep things organized.

MVP

A potential "least effort" solution could work as follows:

In GN: mark an entire meeting as revoked. This invalidates all publications attached to that meeting. --> only if full zitting is compromised. In general, an agendapoint has to be corrected. For all other agendapoints/decisions the initial date of publication is import (e.g. omgevingsvergunning vs. start bouwwerken)

A new meeting is automatically created with all meeting information copied over (general info, participants, agenda-items, treatments, votings, etc etc). It also makes the initial meeting read-only, and clearly marks it as being revoked.

Additionally, link the revoked and the new meeting. Show visually in the publication platform that the old was revoked (by making the meeting non-interactive). On all old publication detail pages, link to the new meeting instead of rendering the content. This is a nuclear option which also handles the case where non-public information was accidentally published.

LAW

Vraag 1. Wat moet er gebeuren bij de vernietiging of intrekking van een beslissing als die digitaal worden bewaard?

De regelgeving bepaalt hierover 2 zaken:

• De algemeen directeur vermeldt de intrekking van een besluit, de vernietiging of de niet-goedkeuring van een besluit door de toezichthoudende overheid in de notulen van de gemeenteraad of het CBS (art. 284 DLB)

• Als de toezichthoudende overheid een besluit heeft vernietigd, wordt ook van die vernietiging een melding gemaakt [op de webtoepassing] (art. 287 DLB)

In de notulen van de zitting waarop het besluit werd goedgekeurd, moet er dus een ‘melding’ gemaakt worden van de vernietiging (e.a.). Rond de modaliteiten van deze melding wordt niets bepaald. Dit kan met een toegevoegde annotatie dat vermeldt dat het besluit ‘is vernietigd’ (in het datamodel vond ik hier niets over terug) of dit kan – als jullie werken met digitaal ondertekende pdf’s – door aan de pdf een opmerking/markering toe te voegen. Bijkomend moet dus van deze vernietiging een melding gemaakt worden op de webtoepassing. Ook dit kan o.a. op bovenvermelde manier (?). Er wordt dus niets bepaald over het opnieuw opmaken van notulen en besluitenlijsten van de afgelopen zitting.

Opgelet: in het decreet over het lokaal bestuur is er sinds 1/1/2019 geen sprake meer van schorsing van reglementen of besluiten. Er kan enkel nog vernietigd worden als toezichtmaatregel. Het lokaal bestuur kan ook nog altijd zelf overgaan tot intrekking van een beslissing.

Vraag 2. Wat indien bovenstaande van toepassing is op een reglement?

Reglementen moeten enkel gepubliceerd worden zolang ze geldig zijn. Dit veronderstelt dat telkens de gecoördineerde en actuele versie van het reglement gepubliceerd moet staan op de webtoepassing en vernietigde of niet-actieve reglementen niet gepubliceerd staan. Een einddatum is in deze niet van toepassing omdat het (deel van) het reglement geacht wordt nooit te hebben bestaan.

Vraag 3. Quid gemelde reglementen die nadien vernietigd werden.

Er moeten geen acties ondernomen worden t.a.v. de toezichthoudende overheid na het vernietigen van een reglement (of ander besluit). Het klopt dat wij het – door jullie gemelde besluit – hebben ontvangen voor de vernietiging, maar wij houden zelf bij welke besluiten vernietigd werden. Het enige wat nog moet gebeuren is dat de algemeen directeur de raad of CBS op de hoogte brengt van de vernietiging op de eerstvolgende vergadering (art. 284 DLB)