Research with users of other software providers

Goals

Overarching goal: We wensen te begrijpen hoe gebruikers vandaag de editor gebruiken binnen hun toepassing, wat hun gebruiksprofiel is, verzuchtingen en basisvereisten. Om dat grondig te kunnen begrijpen, willen we hun gehele werkwijze en interacties met de software verstaan. Software providers zijn onze partners om kwalitatievere besluiten te laten maken door de lokale besturen.

  • Huidige workflows bij gebruikers van commerciële toepassingen en manier van aanmaken van ontwerpbesluiten (en voorbereiding) begrijpen (1 - see below)

  • Begrijpen hoe commerciele software in hun huidige workflow past

    • Noden van de gebruikers van de huidige software begrijpen (must haves / nice to haves)

    • Begrijpen van het gebruik van een editor binnen het notuleringsproces. En must haves & nice to haves

  • Pijnpunten / Sterke punten van het huidige proces blootleggen

    • Goede / slechte punten van de huidige software + editor verstaan om prioritisation voor toekomstige features te kunnen aanvullen met user-driven feedback

  • Werkwijze met Word/Excel verstaan

    • Valideren van wat softwarebouwers claimen over de noden en pijnpunten van editors.

      • Opmaak vanuit Word & Excel kunnen overnemen is een must have

      • Afbeeldingen kunnen toevoegen is een must have

Vragen

Introductie (& warm-up)

  • Onszelf voorstellen + wat is het opzet van dit gesprek? Wij begrijpen graag beter hoe jullie je huidige software gebruikt en vooral het gebruik van de teksteditor. Door jullie ervaring met een andere editor beter te begrijpen, krijgen wij een beter beeld hoe we onze editor kunnen verbeteren omdat jullie andere workflows gewoon zijn en geen voorkennis hebben van onze software, wat enorm waardevol is.

  • Kan je wat meer zeggen over je rol/functie?

Over hun gehele werkwijze (brede vraag)

  • Kan je ons jullie huidige werkwijze van het creëren van een ontwerpbesluit tonen? Ook voor & na gebruik software en editor (including gebruik van Word/Excel)?

    • Te checken; ook pre-publicatie & na publicatie? Benoem tijdens het tonen van de flow ook de sterke en minder fijne punten.

  • Wat zijn de pijnpunten waar je momenteel mee geconfronteerd wordt en waarom precies ervaren jullie dit als een pijnpunt?

  • Wat zijn de sterke punten die ze in een to be situatie graag zouden meenemen?

  • Zijn er verschillende mensen in dat proces betrokken? Wie doet wat en wie draagt welke verantwoordelijkheden (incl. eindverantwoordelijkheid)?

Over software & editor ondersteuning

  • In het algemeen, hoe ervaar je deze software? Wat werkt goed aan de software? Minder goed?

  • (indien er nog niet uitgekomen in beschrijving workflow)

    • Kan je tonen (of beschrijven) hoe de gebruikte software in de flow past van jullie notulen? Wanneer precies in het proces komt de software aan bod en welke onderdelen van het globale proces bevinden zich voor en na het gebruik van de software?

    • We hoorden dat jullie Word / Excel vaak gebruiken, kan je daar wat meer over zeggen of tonen, hoe en waarom?

      • Wordt de huidige editor soms vergeleken met Word? En wat zijn dan de algemene bevindingen? Wordt er op eenzelfde manier gewerkt? Ontbreken er nog bepaalde features?

  • Hoe vaak kopiëren jullie in verhouding tot het aantal keren dat jullie effectief verse input leveren (rechtstreeks intypen in de editor)?

Over de editor

Duidelijk onderscheid maken tussen de software als een geheel en de editor specifiek + uitleggen wat het verschil is.

  • Hoe ervaar je het gebruik met de editor?

  • Wat aan jullie werkwijze met de editor verloopt goed/minder goed?

  • Wat zijn nice-to haves en “must-haves” in jullie gebruik van de editor ? Wie zijn deze mensen en zijn deze mensen afhankelijk van approvals van anderen bij hun werk met de editor? Wordt er soms afgewisseld in het werk tussen de betrokken users? Zoja: brengt dit problemen mee?

  • Welke opmaakmogelijkheden zijn er momenteel beschikbaar in de editor en hoe worden deze gebruikt?

    • Is dit een algemeen afgeklopt gebruik van opmaak of kan dit per zitting/agendapunt anders zijn?

    • Voldoen de huidige opmaakmogelijkheden aan jullie verwachtingen?

    • Zoneen: wat ontbreekt er en vooral: wat zouden jullie daarmee willen bereiken?

  • Bestaat er een uitgeschreven proces waarin het gebruik van de editor vervat zit en wat iedereen moet volgen? Wordt er soms afgeweken van dit proces?

Over specifieke features

  • Huisstijl - Kan je wat meer zeggen over de rol van opmaak in jullie besluiten / agendapunten? (vraag gelieerd aan huisstijl?, detail m.b.t. opmaak : tabellen, tekening invoegen, lijsten ((on)genummerde), titels, hoofdstukken, hyperlinken, bijlagen,…) Het is van essentieel belang dat er een duidelijk onderscheid gemaakt wordt tussen wat opmaak is en wat als huisstijl in template vervat zit! We dienen te peilen naar beide elementen.

Logistics

Possible participants:

Email tekst

Uitnodiging

Beste,

Wij kregen je gegevens van [insert software provider] in verband met jullie gebruik van hun software pakket om te notules te maken. In het kader van een peiling naar hoe jullie huidige notuleringssoftware kan evolueren naar een meer met zijn gebruikers afgestemde vorm, kregen we jullie coördinaten doorgespeeld van jullie softwareprovider [insert software provider] Binnen Agentschap Binnenlands Bestuur ontwikkelen wij een eigen editor die deze software providers ook zouden kunnen integreren. Het Agentschap Binnenlands Bestuur zet zich dagelijks in om ook een eigen editor te ontwikkelen, waarvan (delen van) de code geïntegreerd kan worden door de commerciële aanbieders.

Om die editor zoveel mogelijk af te stemmen op jullie noden en je huidige software pakket, willen wij graag begrijpen hoe jullie huidige workflows en ervaringen met de software en editor zijn. We verzamelen graag jullie input gedurende een videocall van 1u, waarbij je niets hoeft voor te bereiden. Om die editor zoveel mogelijk af te stemmen op de noden van zijn gebruikers, willen we graag begrijpen hoe jullie huidige workflows zijn en hoe jullie de huidige editor ervaren. We noteren graag jullie input gedurende een videocall van 1u, waarvoor je niets hoeft voor te bereiden.

Bij interesse, je kan eenvoudig hier een datum/tijd prikken in November die je past. Jullie mening telt echt voor ons. Mogen we jullie daarom vragen om hieronder -en voor [duidelijk afgelijnde periode in te vullen]- een datum/tijd te prikken in november die voor jullie het beste uitkomt. Bedankt Judith Straetemans Product Manager

Doorsturen vragen

Beste, Ter voorbereiding van ons gesprek, willen we graag de vragen al doorsturen. Dit is louter informatief en je hoeft helemaal niets voor te breiden, behalve mogelijks de eerste vraag; we zouden graag meekijken en concreet verstaan hoe jullie werkwijze is voor het creeeren van ontwerpbesluiten (voor/na het gebruik van de software inclusief). Zou dat mogelijk zijn? Bedankt!

  • Kan je ons jullie huidige werkwijze van het creëren van een ontwerpbesluit tonen? Ook voor & na gebruik software en editor (including gebruik van Word/Excel of andere software)?

  • Wat zijn de pijnpunten en de sterke punten?

  • Zijn er verschillende mensen in dat proces betrokken? Wie doet wat en wie draagt welke verantwoordelijkheden (incl. eindverantwoordelijkheid)?

Over het gebruik van de software

  • In het algemeen, hoe ervaar je deze software? Wat werkt goed aan de software? Minder goed?

  • Hoe vaak kopiëren jullie in verhouding tot het aantal keren dat jullie effectief verse input leveren (rechtstreeks intypen in de editor)?

Over de editor die embedded is in de software

De editor is de tekstverwerker die in de software geencapsuleerd is en waar je tekst kan invoegen en opmaken.

  • Hoe ervaar je het gebruik met de editor?

  • Wat aan jullie werkwijze met de editor verloopt goed/minder goed?

  • Welke opmaakmogelijkheden zijn er momenteel beschikbaar in de editor en hoe worden deze gebruikt? Is dit een algemeen afgeklopt gebruik van opmaak of kan dit per zitting/agendapunt anders zijn?

  • Bestaat er een uitgeschreven proces waarin het gebruik van de editor vervat zit en wat iedereen moet volgen? Wordt er soms afgeweken van dit proces?

  • Over huisstijl - Kan je wat meer zeggen over de rol van huisstijl en opmaak in jullie besluiten / agendapunten?

(1) Rationale: Reden 1: het onderzoek naar het gebruik van de editor past in een breder proces waarbij de context verstaan moet worden om het gedrag met de editor te begrijpen en waarom pijnpunten pijnpunten zijn. Dit is een traditioneel geval van oorzaak-gevolg-benadering die in de leanfilosofie wel vaker naar voor wordt geschoven. Ik zou voorstellen om hier een ishikawamodel (cause and effect matrix) op te stellen en vooral door te vragen op de waarom van ieder element. Bv. als dingen gecopy paste worden uit Excel is het belangrijk te begrijpen hoe ze dat in Excel doen en waarom in excel i.p.v. enkel te focussen op de oplossing zijnde copy-pasten vanuit Excel. Deze data kan de basis vormen voor het opzetten van een IPO- of een SIPOC-model? Het analyseren van de relatie tussen de elementen om goede notulen te creëren en de eigenlijke doorgestuurde notulen. Waarbij: - Input gedefinieerd wordt als 'raw data captured in some way or pre-existing data which has been provided by an external system. - The (transformation) Process is essential in this model. The process accepts the inputs in the system and performs some type of operation on it, which transforms it into some other state. Bij het kopiëren van data in de editor van de provider, is het essentieel de details van het proces te begrijpen. - Output from the system which is the result of processing the input. Reden 2: We hebben een kans om met prospecten van GN te praten, het begrijpen van hun proces ZONDER GN/editor is super valuable. Daar waar we in het verleden vaak inzetten op effectieve gebruikers van GN kan dit een frisse aanpak zijn om de GN-ontwikkeling te verrijken. Op deze manier draaien we de gebruikelijke approach in de omgekeerde richting. Daar waar GN vaak een voorbeeldrol heeft qua open code en aanpak, gaan we hier als GN-team aan de slag met de best practices van de commerciële toepassingen. Deze aanpak kan nieuwe opportuniteiten scheppen voor de toekomstige aanpak.

PreviousGAP-research: Software providers on the editorNextInterviews

Last updated