Notes Beveren (Green Valley)

Aanwezig: * Ellen Van Stappen (diensthoofd stedebouw en ruimtelijke ordening) * Jurgen Robyns (BA ABB) * Green Valley was niet vertegenwoordigd

OPMERKELIJK: Volgens het diensthoofd zijn er geen sjablonen in gebruik. Er worden wel vorige agendapunten gekopieerd om hier wijzigingen aan te brengen om een nieuw agendapunt te genereren. Voldoende funtionaliteiten beschikbaar en het geheel van opmaak lijkt op Word (wat positief onthaald wordt)

Kan je wat meer zeggen over je rol/functie?	Diensthoofd stedebouw en ruimtelijke ordening. Gebruikt vrij vaak de software van Green Valley
Kan je ons jullie huidige werkwijze van het creëren van een ontwerpbesluit tonen? Ook voor & na gebruik software en editor (including gebruik van Word/Excel)? Te checken; ook pre-publicatie & na publicatie? Benoem tijdens het tonen van de flow ook de sterke en minder fijne punten. Wat zijn de pijnpunten waar je momenteel mee geconfronteerd wordt en waarom precies ervaren jullie dit als een pijnpunt? Wat zijn de sterke punten die ze in een to be situatie graag zouden meenemen?	PIJNPUNTEN: Copy/paste vanuit Word (format verdwijnt vaak gedeeltelijk of volledig) Bij het plakken van een afbeelding, kan er niet meer boven getypt worden - de afbeelding gaat naar beneden, maar er komt geen tekst tevoorschijn (opname 19:30 e.v.). Soms vervelend dat je tussen schermen moet bladeren om sommige velden te wijzigen. Ofwel moet je helemaal naar achter gaan (overzicht met potloodjes om elke inbreng aan te passen). (Liever dropdownlijstje met alle schermen) STERKE PUNTEN: Opmaak heeft de look & feel van Word. (duidelijke symbolen)
Zijn er verschillende mensen in dat proces betrokken? Wie doet wat en wie draagt welke verantwoordelijkheden (incl. eindverantwoordelijkheid)?	Voorbereiding medewerker dienst > approval diensthoofd > approval afdelingshoofd > geagendeerd Vervelend: bij hoogdringend agendapunt: goedkeuring van diensthoofd valt weg. Enkel afdelingshoofd moet nog goedkeuren. Wordt als verkeerde aanpak gepercipieerd. Zou beter diensthoofd zijn dat approval geeft in dit geval en niet het afdelingshoofd.
Over software & editor ondersteuning In het algemeen, hoe ervaar je deze software? Wat werkt goed aan de software? Minder goed?	De editor (buiten knippen en plakken) scoort goed en doet wat het moet doen.
We hoorden dat jullie Word / Excel vaak gebruiken, kan je daar wat meer over zeggen of tonen, hoe en waarom? Wordt de huidige editor soms vergeleken met Word? En wat zijn dan de algemene bevindingen? Wordt er op eenzelfde manier gewerkt? Ontbreken er nog bepaalde features?	Neen, geen vergelijking mogelijk, maar voldoende functionaliteiten om de nota's te maken. Soms als er iets niet lukt om te kopiëren, wordt er een afbeelding te maken en die in te voegen.
Hoe vaak kopiëren jullie in verhouding tot het aantal keren dat jullie effectief verse input leveren (rechtstreeks intypen in de editor)?	Afhankelijk de complexiteit van de nota: Green Valley durft nogal eens vastlopen. Indien dit gebeurt, dan ben je alles kwijt. Voor kleinere nota's wordt er vaak rechtstreeks in GV gewerkt. Bij meer complexe nota's wordt het eerst voorbereid in Word. De opmaak verdwijnt soms grotendeels bij een copy/paste. Soms verloopt het eerste deel van de paste correct en bij een groter document later in het document helemaal verkeerd. Excel wordt bijna niet gebruikt om voor te bereiden en te kopiëren in GV.
Over de editor Duidelijk onderscheid maken tussen de software als een geheel en de editor specifiek + uitleggen wat het verschil is. Hoe ervaar je het gebruik met de editor? Wat aan jullie werkwijze met de editor verloopt goed/minder goed?	Voldoende functionaliteiten aanwezig. GV loopt soms vast en hierdoor gaat men bij grotere nota's eerst voorbereiden in Word.
Wat zijn nice-to haves en “must-haves” in jullie gebruik van de editor ?	Kopiëren van agendapunten is belangrijk.
Wie zijn deze mensen en zijn deze mensen afhankelijk van approvals van anderen bij hun werk met de editor? Wordt er soms afgewisseld in het werk tussen de betrokken users? Zoja: brengt dit problemen mee?	Er is een trechtersysteem: als een iemand niet goedkeurt, blijft het daar hangen.
Bestaat er een uitgeschreven proces waarin het gebruik van de editor vervat zit en wat iedereen moet volgen? Wordt er soms afgeweken van dit proces?	Ja, maar intern gebruik dienst Stedebouw. Geen formatafspraken.
Welke opmaakmogelijkheden zijn er momenteel beschikbaar in de editor en hoe worden deze gebruikt? Voldoen de huidige opmaakmogelijkheden aan jullie verwachtingen? Zoneen: wat ontbreekt er en vooral: wat zouden jullie daarmee willen bereiken? Is dit een algemeen afgeklopt gebruik van opmaak of kan dit per zitting/agendapunt anders zijn?
Huisstijl - Kan je wat meer zeggen over de rol van opmaak in jullie besluiten / agendapunten? (vraag gelieerd aan huisstijl?, detail m.b.t. opmaak : tabellen, tekening invoegen, lijsten ((on)genummerde), titels, hoofdstukken, hyperlinken, bijlagen,…)	-
Bijlagen	De grootte van het agendapunt bepaalt niet of iets als bijlage wordt geplaatst of in de nota zelf. Ook al wordt iets textueel toegevoegd in de nota, men zal steeds proberen om de originele bijlage toe te voegen.