Notes Duffel (LB365)

Aanwezig: * Anne Faes (afdelingshoofd interne ondersteuning - minder inhoudelijke kennis) * Annemieke Govaerts (bestuursadministratie gemeente- en OCMW-raad) * Yves Beirinckx (expert information management) * Kris Horemans (bestuursadministratie college en vast bureau - volgt LB365 op en nieuw sinds juli 2022 - heeft enkel met LB365 gewerkt (ideale contact)) * Jurgen Robyns (BA ABB) * LB365 was niet vertegenwoordigd (dito editor GN)

Duffel heeft voor LB365 met CEVI (Cobra) gewerkt. Vorig jaar moest er van CEVI een update gebeuren en zou niet op tijd klaar zijn met LBLOD. Daarom dat er gekozen werd voor LB. CEVI enkel nog voor GR. Tijdelijk dubbel gebruik (ligt niet aan LBLOD), alles moet correct gedupliceerd worden.

De medewerkers van Duffel zijn vragende partij om op geregelde tijdstippen af te stemmen. Ze vinden het fijn dat dit gesprek ingepland werd. Expliciete vraag om de oefening opnieuw te doen als er ook voor de gemeenteraad met LB365 gewerkt wordt.

Kan je wat meer zeggen over je rol/functie?	De aanwezigen hebben een divers profiel - check details bij Aanwezig hierboven.
Kan je ons jullie huidige werkwijze van het creëren van een ontwerpbesluit tonen? Ook voor & na gebruik software en editor (including gebruik van Word/Excel)? Te checken; ook pre-publicatie & na publicatie? Benoem tijdens het tonen van de flow ook de sterke en minder fijne punten. Wat zijn de pijnpunten waar je momenteel mee geconfronteerd wordt en waarom precies ervaren jullie dit als een pijnpunt? Wat zijn de sterke punten die ze in een to be situatie graag zouden meenemen?	Pijnpunten: ISSUE: als het punt als geagendeerd staat, dan kan het punt enkel nog geraadpleegd worden (inhoud kan niet meer gewijzigd worden), MAAR de bijlagen kunnen wel nog gewijzigd worden. Dit is een van de redenen waarom er nog Cobra gebruikt wordt. LB365 werkt trager dan Cobra. Zorgt wel voor wat frustratie bij gebruikers. Inertie is een vaak optredend element bij gebruik LB. Werkt niet als Word. Vergelijking met Word wordt wel vaker gebruikt. Enkel gebruik backspace wordt als pijnpunt ervaren. Tabellen zijn een pijnpunt: niet handig! Je kan niet met CTRL+selecteren gebruiken om verschillende delen tekst hetzelfde te formatteren. Tabellen worden als afbeelding geplakt, omdat opmaak anders vaak verloren gaat. Indien er te snel wordt getypt na het plakken (uit Word), gaat de tekst soms verloren. Liniaal en tabgebruik (om dingen verder te laten inspringen). Er wordt opnieuw aangehaald dat de 'bollekes' te dicht tegen de linkerkant staan. Ze vinden de opsomming in LB365 ondermaats. Ik stuurde naar het intenser gebruik en uitproberen van de opsommingstekens (er was niet gekend dat er meer dan volle 'bollekes' zijn. Was een aha-moment. Als er een langere tekst geplaatst wordt, moet er steeds naar boven gescrold worden om de formatting te gebruiken: vervelend!! CTRL+Z (ongedaan maken) werkt niet steeds (soms gaan dingen verloren, werkt soms niet) URL's kunnen in de editor niet als link toegevoegd worden. Ook geen mogelijkheid om lange URL's in te korten (à la Word) Sterke punten: Linken met het juridisch kader wordt positief onthaald. Zoveel mogelijk gebruikt, MAAR: "Heel veel dingen worden niet gevonden" Niet gekend of het random is of er een lijn kan getrokken worden wat er niet gevonden wordt. (Anne zal dit navragen) Er moet veel langer gezocht worden naar positieve punten dan naar pijnpunten ("door wat ze allemaal al gewend waren in CEVI")
Zijn er verschillende mensen in dat proces betrokken? Wie doet wat en wie draagt welke verantwoordelijkheden (incl. eindverantwoordelijkheid)?	Dienst maakt de agendapunten op. Goedkeuring leidinggevende, dan naar bestuursadministratie = agenderen. Alles wordt naar de AD verstuurd: fiat. Cascadesysteem is niet van toepassing: als leidinggevende (die moet goedkeuren ziek is, kan er alsnog geagendeerd worden door bestuursadministratie). Volgorde van de agendapunten op basis van de dienstclassificatie (elke dienst heeft een nummer) - steeds in dezelfde volgorde. Indien er meerdere agendapunten per dienstclassificatie zijn: alfabetische volgorde.
Over software & editor ondersteuning In het algemeen, hoe ervaar je deze software? Wat werkt goed aan de software? Minder goed?	Editor wordt als minder performant ervaren als CEVI (Cobra) - gemis aan formatting en functionaliteiten.
We hoorden dat jullie Word / Excel vaak gebruiken, kan je daar wat meer over zeggen of tonen, hoe en waarom? Wordt de huidige editor soms vergeleken met Word? En wat zijn dan de algemene bevindingen? Wordt er op eenzelfde manier gewerkt? Ontbreken er nog bepaalde features?	Agendapunten worden wel vaker gekopieerd uit Word. Input wordt vaak verkregen uit een werking gehaald (niet heel agendapunt wordt voorbereid in Word, maar de informatie wordt wel vaker als delen uit Word gekopieerd). Layout gaat wel vaker verloren. Er is niet geweten of er (vaak) gekopieerd wordt uit Excel.
Hoe vaak kopiëren jullie in verhouding tot het aantal keren dat jullie effectief verse input leveren (rechtstreeks intypen in de editor)?	Is vaak een combinatie. (niet heel agendapunt wordt voorbereid in Word, maar de informatie wordt wel vaker als delen uit Word gekopieerd).
Over de editor Duidelijk onderscheid maken tussen de software als een geheel en de editor specifiek + uitleggen wat het verschil is. Hoe ervaar je het gebruik met de editor? Wat aan jullie werkwijze met de editor verloopt goed/minder goed?	Vaak inertie: frustratie. Gemis aan Word-functionaliteiten (opmaak).
Wat zijn nice-to haves en “must-haves” in jullie gebruik van de editor ?	MH: URL's! Opsommingen ('de bollekes') essentieel! NTH: 'Gebruiksgemak van Word' Liniaal en tabs. Alineamarkering. Onderling commentaren delen was een belangrijke (schepenen onderling) Smartflows: geautomatiseerde korte scenario's Zien of er in de laatste versie van de software gewerkt wordt. Geen zicht of er betere versies zijn. Versiebeheer/statuspagina.
Wie zijn deze mensen en zijn deze mensen afhankelijk van approvals van anderen bij hun werk met de editor? Wordt er soms afgewisseld in het werk tussen de betrokken users? Zoja: brengt dit problemen mee?	Afdelingshoofd + AD geven approval (als overal)
Bestaat er een uitgeschreven proces waarin het gebruik van de editor vervat zit en wat iedereen moet volgen? Wordt er soms afgeweken van dit proces?	Enkel digitaal op 'Duffelpunt' (intranet voor LB Duffel)
Welke opmaakmogelijkheden zijn er momenteel beschikbaar in de editor en hoe worden deze gebruikt? Voldoen de huidige opmaakmogelijkheden aan jullie verwachtingen? Zoneen: wat ontbreekt er en vooral: wat zouden jullie daarmee willen bereiken? Is dit een algemeen afgeklopt gebruik van opmaak of kan dit per zitting/agendapunt anders zijn?	Dito GN.
Huisstijl - Kan je wat meer zeggen over de rol van opmaak in jullie besluiten / agendapunten? (vraag gelieerd aan huisstijl?, detail m.b.t. opmaak : tabellen, tekening invoegen, lijsten ((on)genummerde), titels, hoofdstukken, hyperlinken, bijlagen,…)	-
Bijlagen	NOTULEN MOETEN ZO KORT MOGELIJK GEHOUDEN WORDEN. Bijlagen worden bij voorkeur integraal opgenomen in het agendapunt. Reglementaire bijlagen worden als bijlage toegevoegd. De term RB is niet gekend. Vorderingsstaten uit 3P worden wel als tabel in de tekst geplakt. ("per bestuur is dit anders")