Interviews user tests GN 03/2022

Maart 2022

Betrokken gemeentes en provincies:

· Gemeente Lanaken

· Gemeente Linkebeek

· Provincie Limburg

NOTITIES BIJ INTERVIEW LANAKEN: Sonja Cleuren: Diensthoofd secretariaat - verzorgen, uitnodigingen vergaderingen + publiceren enkel bij Sonja.

• GN wordt weldegelijk gebruikt door Lanaken, maar gebeurt parallel met DJUMA van Circle Software . Djuma ondersteunt nog geen Linked Open Data.

• Djuma is reeds een tweeëneenhalf jaar in gebruik en wordt als uitgangspunt gebruikt.

• De benodigde functionaliteiten uit Djuma worden door GN zo goed als 1 op 1 meegenomen.

• De afgewerkte besluiten uit Djuma worden gekopieerd naar GN Ze doet dit in één beweging: Plakken zonder opmaak Verschillende artikels ineens kopiëren resulteert in een enorme extra workload. >> Zou handig zijn als de applicatie GN zelf artikels zou herkennen. Bv. op basis van regelbegin met ‘Artikel’

• De voordelen van open data gaan verloren met de huidige werkwijze verloren. Bovendien hebben Hannes en ikzelf het idee dat de echte filosofie achter linked open data niet echt doorgedrongen is.

• GN wordt enkel gevoed met strikt noodzakelijke input: agendapunten inbrengen, gemeenteraad: nieuwe regelementen of tijdelijke politieverordeningen.

• Sonja haalt haar info zelf uit de vergaderingen, maar stelt zich soms de vraag of de juiste informatie overgenomen wordt.

• De GN applicatie wordt wekelijks en actief gebruikt: voor iedere vergadering: gemeenteraad / college / ocmw-raad / vast bureau + tijdelijke politieverordeningen

• Inhoud vergadering en stemming publiceren ze nog zelf op de website.

• Geheime zitting: bleef bij notities staan: “schrik om het te publiceren”. Niet duidelijk waar ze dit moet aanduiden.

• Onduidelijk voor Sonja hoe je het best een agendapunt kan aanmaken (bv. op basis van een vrijetekstveldsjabloon en dan vrijgeven).

• Sonja kon de secretaris van de zitting niet aanduiden. Dit leek inderdaad om een bug te gaan.

• Sjablonen worden gebruikt, bv. sjabloon voor politieregelementen wordt vaak gebruikt door Sonja.

• Uit de applicatie GN was het niet duidelijk hoe het verschil tussen stemrecht en onthouding te annoteren, waardoor de applicatie ook niet altijd zoals bedoeld werd gebruikt.

• Tussen de agendapunten is het niet mogelijk tekst te plaatsen in GN. Expliciete vragen van de raadsleden worden nu bij de stemming als nota geplaatst. Vraag om of het mogelijk zou zijn deze functionaliteit toe te voegen.

• Sjabloon toevoegen in vrije tekst lukt niet. Omgekeerd lukt wel: starten met besluit, dan kan het sjabloon wel ingevoegd worden.

• Sonja vind het raar dat de besluitenlijst gebaseerd is op de titels van de besluiten. Maar je hebt ook je agendapunten. De agendapunten hebben soms een andere naam dan het besluit.

• Sonja spreekt haar vrees uit: 'Ik ga dat niet klaarkrijgen dat ze alles in GN gaan invoeren'

• Initiële gedachte: ‘Er moeten niet vaak aanpassingen gebeuren na publicatie.’ Er blijkt echter op geregelde tijdstippen een aanpassing doorgevoerd. In GN is daar niets mee gedaan: wel gepubliceerd op website. Bv. Toelating burgemeester carnaval

• UX: Alles is ingegeven: maar voor Sonja niet duidelijk hoe dat op je website moet komen. Link naar publicatieomgeving is toegevoegd, maar wordt niet gebruikt.

• Omdat ze niet zeker weet: link die eignelijk op website moet staan, die naar GN staat, naar Lanaken zoeken, burger kan het zo zien. Verplichting: op website: ontsluiten van gelinkte publicaties (link naar omgeving).

• Zou handig zijn moest deze omgeving opgesplitst/gefilterd kan worden (nog geen inhoudelijke zoek, wel bv. op datum) = hier is nood aan bij Lanaken.

• Sonja voelt zich ambetnt dat dit nog niet in orde is >> Kunnen wij iets doen?? Kunnen wij een brief sturen?? Mail in handen??

• Sonja gaat naar de dienst communicatie om dit nu eindelijk in orde te maken. Was in hun ogen niet prioritair.

• Bijlagen zijn vlot om mee te werken: ‘Geen enkel probleem, fijn.’

NOTITIES BIJ INTERVIEW LINKEBEEK: Virginie Van der Gucht: Administratie gemeente.

Opvallend vlot gebruik door Virginie van de tool die weinig suggesties opleverde. Veelvoudig gebruik ‘dat gaat als vanzelf’.

• Gemeenteraadsleden zijn nog wat onwennig in het gebruik, ‘maar gaat wel’. Sommigen moeten gepusht worden qua gebruik. Door vakantieperiode hadden sommigen geen toegang tot GN (afwezigheid). De agenda wordt verder opgemaakt door Virginie.

• Linkebeek is een faciliteitengemeente. Gezien GN strikt NL-talig is, maar er ook in het Frans dient gepubliceerd te worden, wordt men verplicht om op twee verschillende manieren te gaan werken. Dit komt het algemeen gebruik niet ten goede (Wordversie - raadsleden en voorzitter voor naar de gemeente komen fysiek de notulen ondertekenen - .pdf wordt gepubliceerd op de website). Kan dit bekeken worden?

• Virginie ging sowieso de andere faciliteitengemeenten al beginnen checken om te bekijken hoe anderen dit doen.

• Sjablonen zijn geen probleem: ‘GN is een sjabloon op zich’.

• Nog nooit bijlagen gepubliceerd. Nog nooit wijzigingen achteraf gedaan.

• Nog nooit spoedeisende agenda gehad (bijzonder kleine gemeente van 4.500 inwoners).

NOTITIES BIJ INTERVIEW PROVINCIE LIMBURG: Linda Comhair:

• Besluit toevoegen aan een agendapunt (copy/paste): hierdoor kwamen taalfouten en vreemde tekens in de geplakte tekst. Opmaak van de tekst verdween. Linda kopieerde alinea per alinea ‘omdat dit minder fouten genereerde’ >> onzekerheid door GN. Copy/paste in user test interview komt uit een artikel RPR in .pdf. "Ook in Wrd geeft dit probleem" - bij praktijktest tijdens het interview lijkt alles te werken, ook opmaak. Mogelijk gaat het om een scan van een origineel document - wat deze fout genereert. Kan dit nagekeken worden of dit een algemeen probleem is? Bug?

• Linda kreeg van Tine Cappelle (adjunct provinciegriffier) de opdracht om stemming niet in te vullen. Is dit niet verplicht? Het was Linda niet duidelijk hoe dit verder afgehandeld werd.

• Linda kreeg van Tine Cappelle (adjunct provinciegriffier) de opdracht om aanwezigen per agendapunt niet in te vullen. Is dit niet verplicht? Het was Linda niet duidelijk hoe dit verder afgehandeld werd. Enkel als iemand de vergadering verlaat, werd dit genoteerd. Linda zou graag uitsluitsel krijgen of dit correct is.

• Als er een artikel ingevuld werd, en de tekst werd terug verwijderd om bv. te corrigeren of een andere tekst te plaatsen, bleef ‘Besluit’ steeds achter de tekst staan. Dit kon niet verwijderd worden. Bij het opgeslagen artikel was dit niet te zien, maar als je het artikel terug opent, komt ‘Besluit’ opnieuw tevoorschijn. Bug.

• Bijlagen toevoegen gaat heel vlot (‘supergoed’), maar Linda weet niet dat je de inhoud moet openen om een bijlage te bekijken. UX: eentje bij paperclip van bijlage lijkt voor haar een niet-functionerende knop.

• De knop ‘Opslaan en afsluiten’ werd niet gebruikt. Dit gaf 6 maand geleden problemen en sindsdien gebruikt ze de knoppen Opslaan en Afsluiten apart. Tijdens interview duidelijk gemaakt dat dit wel functioneerde. Linda ging deze knop nu verder gebruiken.

• Voor de rest ‘werkt alles super’ ‘Vlot’

• Spoedeisende agenda is nog nooit gebruikt.

• Linda heeft nog nooit gepubliceerd – dit kon niet verder afgestemd worden.

• Onderbrekingen werden nog nooit gebruikt.

• UX: Linda was blij dat het maximum aantal agendapunten nu onbeperkt is.

NOTITIES BIJ INTERVIEW ESSEN: Lief Goorden / Sanne Van den Bergh / Chantal Quick: Administratie gemeente.

• Vlot gebruik van de tool die weinig suggesties opleverde. Veelvoudig gebruik "Eens ge der mee weg zet, ist gemakkelijk, zenne." Laatste gebruik D-1.

• Agenda GR wordt nog manueel opgemaakt in Word (GR agenda, toelichtende nota en ontwerpraadsbesluit + besluitenlijst college). Er wordt momenteel gewacht op de software van Green Valley – niet de intentie om GN te blijven gebruiken. AS IS: Alles uit de .doc’s wordt gekopieerd en in GN geplakt. dubbel gebruik en niet te intentie om GN te blijven gebruiken.

• Nieuwe zittingen aanmaken: geen probleem, ging vlot in de voorstelling.

• Nieuw agendapunt aanmaken: geen probleem, ging vlot in de voorstelling.

• Sjablonen gebruiken: geen probleem, ging vlot in de voorstelling (klassieke stijl)

• Besluittype: OK, anders kan je niet bewaren.

• Kopiëren: geen enkel probleem (lay-out werk probleemloos overgenomen).

• Vervelend: je kan niet deleten: je moet steeds met backspace verwijderen.

• Nog niet meegemaakt dat artikels veranderd dienen te worden = leverde tot nog toe geen vervelende situaties op zoals beschreven in nota’s van provincie Limburg.

• Bijlagen: weerom heel makkelijk ervaren. Geen probleem met voorstelling.

• Publiceren gaat heel vlot: Daar waar vroeger alles naar AD en GR werd doorgestuurd om getekend te worden, wordt nu alles zelf geregeld.

• UX: Bij digitaal loket: ‘geen type’ komt steeds tevoorschijn, wat als vervelend wordt ervaren. Dient manueel verwijderd te worden. Werd in het verleden beloofd om dit aan te passen, maar is nog niet gebeurd.

• Notuleren doen ze niet zelf – ze krijgen de notulen doorgestuurd in Word, met rode aanvullingen.

• Stemmingen gaan heel vlot. UX: als iemand afwezig is, dient dat voor elk raadsbesluit apart ingegeven te worden. Dit wordt als vervelend ervaren.

• Nog nooit spoedeisende agenda gebruikt.