Interview reglementaire bijlagen Lanaken
Sonja Cleuren: Dienst secretariaat lokaal bestuur Lanaken (onder AD) Interview: Caroline Verellen (Smooth Sailing) Notes: Jurgen Robyns (BA ABB) Link naar opname: https://vlaamseoverheid-my.sharepoint.com/personal/jurgen_robyns_vlaanderen_be/_layouts/15/stream.aspx?id=/personal/jurgen_robyns_vlaanderen_be/Documents/Opnamen/OVERLEGMOMENT+REGLEMENTAIRE+BIJLAGEN+-+LANAKEN-20221129_140631-Opname+van+vergadering.mp4&ga=1&sw=auth
AS IS
CONCLUSIES: Weinig constructief gesprek door het dubbel systeem in Lanaken:
Alle agendapunten worden in Djuma aangemaakt. Van daaruit wordt alles gekopieerd naar GN. Dit resulteert in een situatie waarbij een weinig goodwill is om de optimale functionaliteiten van GN te gebruiken. "Iedereen zal altijd in Djuma werken, ik kan niet vragen om in GN te werken." "Sorry, dat ga ik echt niet doen. Daar heb ik geen tijd voor."
De grootte en niet de aard bepaalt de verwerking. De grootte van het reglement bepaalt hoe het wordt toegevoegd. 'Kleine' reglementen (spreken over om en rond 10 pagina's) worden zoveel mogelijk ingevoegd in het beschrijvend gedeelte van het agendapunt. 'Grotere' reglementen worden als bijlage toegevoegd.
Heel inefficiënte werkwijze (copy/paste): Besluiten: Invoer Djuma > Export Word document > Copy/paste naar GN Agendapunten: Invoer Djuma > Export excel > Copy/paste naar GN
Sonja haalt aan dat het gebruik van de sjablonen met juridische context in GN (bv. gemeentelijke aanvullende reglementen) worden als heel positief gezien. "Stemt overeen met wat er in Djuma wordt geplaatst." (steeds de vergelijking)
Djuma heeft geen gelinkte informatie (bv. wetgeving). Alles wordt gekopieerd.
Er is een foutieve perceptie dat Lanaken "bezig is met ABB" om Djuma te koppelen aan GN. Er werd niet gevraagd naar de oorsprong van deze desinformatie.
Sonja is de enige die de agendapunten consolideert in GN. Risico bij uitval.
Sonja werkt met 'een apart systeem' (Djuma aka 'het zaaksysteem') en alles wordt van daaruit gekopieerd naar GN. Dit brengt een vrij hoge werklast mee.
Djuma is een 'zaaksysteem' - alles wat geagendeerd wordt, is een 'zaak'. Iedere dossierbeheerder agendeert zijn zaken zelf. Sonja neemt hier geen initiatief in.
De dienst bij Sonja Cleuren voorziet een nazicht of alles correct staat (voornamelijk de datum) en volledig ingevuld is. De kleinere reglementen (bv. retributiereglementen) worden zoveel mogelijk in het agendapunt verwerkt. De grotere zaken als RPR of arbeidsreglement wordt steeds al bijlage toegevoegd. Indien het reglement aangepast dient te worden (bv. dit wordt vastgesteld op het college), ook dan wordt de wijziging door de dossierbeheerder doorgevoerd.
AFSTEMMING VAN DE FUNCTIONALITEIT REGLEMENTAIRE BIJLAGEN
Atypische verwerking: Gezien Lanaken in een dubbel systeem functioneert, zal het aanvullen van een nieuw artikel steeds geïnitieerd worden vanuit Djuma. Van daaruit zal alles naar GN gekopieerd worden.
SITUATIE 1: TOEVOEGEN VAN EEN REGLEMENTAIRE BIJLAGE
Kan je ons uitleggen waarom er gepland achter de titel staat? "Omdat die op de geplande agenda staat."
Ontbreekt er info die voor jou handig is? "Ik zou het niet weten want ik ben de enige die ermee werkt."
Als er momenteel bijlagen worden toegevoegd aan besluiten, gebeurt dat dan niet in GN? "Ja, maar dat doe ik altijd zelf en we werken in Djuma, wat niet gelinkt is aan GN. Zolang dat niet is, werk ik dubbel. Ik kan niet vragen aan de collega's om het in Djuma te maken en ook nog in GN... dat gaat niet gebeuren."
Wat gebeurt er met de uittreksels? De uittreksels (die wel gemeld en gepubliceerd worden) voor zowel schepencollege, vast bureau of gemeente- of OCMW-raad worden via GN gemelde en gepubliceerd en apart op de website gepubliceerd. Er werd niet doorgevraagd over hoe die gepubliceerd worden.
SITUATIE 2: AGENDAPUNT TOEVOEGEN EN REGLEMENTAIRE BIJLAGE KOPPELEN
Carine weigert om vanuit dit scherm te werken, gezien ze zo niet werkt. Ze gaat altijd via de zittingen werken.
Na het aanmaken van een zitting, gaat ze in de zitting de agendapunten toevoegen.
Opmerkelijke werkwijze: Carine gaat voor het toevoegen van een agendapunt vanuit Djuma een excel-export maken. Vanuit die Excel wordt de titel en beschrijving gekopieerd en geplakt en wordt het agendapunt bewaard. Vervolgens opent ze het agendapunt opnieuw en plakt ze de inhoud in het agendapunt en bewaart ze opnieuw het agendapunt.
Last updated
