Notes Heusden-Zolder (Remmicom)

https://vlaamseoverheid-my.sharepoint.com/personal/jurgen_robyns_vlaanderen_be/_layouts/15/stream.aspx?id=%2Fpersonal%2Fjurgen%5Frobyns%5Fvlaanderen%5Fbe%2FDocuments%2FOpnamen%2FINTERVIEW%20EDITOR%20N

Insights (Judith en Jurgen)

• Correcties;

  • Wendy kijkt na voor taal & andere fouten alvorens te agenderen.

  • Alinea markeringen om alinea witruimte juist te zetten

  • Wendy kijkt na of aviezen & visums correct zijn

  • 10% inhoudelijke correcties (taal), 50% lay-out aanpassingen

    • Inhoudelijke correcties gebeuren door diensten zelf wegens geen expertise in de materie

  • Voor 100 agenda punten --> duurt halve dag

• Features used

We zijn van oordeel dat de geïnterviewde persoon niet de correcte contactpersoon was. Er wordt door haar en haar collega's niet vaak met de editor gewerkt. De agendapunten worden door de betrokken diensten opgemaakt. Wendy haalt er de taalfouten uit en agendeert de agendapunten. Nieuwe contacts (dienst financiën): Corine Claes [e-mail]; Melina Melders [e-mail] INGEPLAND 29/11

Bij onderstaande tabel werden notities van Judith en Jurgen gecombineerd in één kolom, gezien visualisatie anders onmogelijk was (issue breedte tabel).

	Notes Judith & Jurgen
Kan je wat meer zeggen over je rol/functie?	Secretariaatsfuncite onder AD bij lokaal bestuur Heusden-Zolder.
Kan je ons jullie huidige werkwijze van het creëren van een ontwerpbesluit tonen? Ook voor & na gebruik software en editor (including gebruik van Word/Excel)? Te checken; ook pre-publicatie & na publicatie? Benoem tijdens het tonen van de flow ook de sterke en minder fijne punten. Wat zijn de pijnpunten waar je momenteel mee geconfronteerd wordt en waarom precies ervaren jullie dit als een pijnpunt? Wat zijn de sterke punten die ze in een to be situatie graag zouden meenemen?	Agenda; diensten maken de punten op in de software. Agenda gaat in voorstel en zij agendeert het. Hoe bepaal je iets geagendeerd wordt? Diensten duiden aan op welke datum het Wendy kijkt na of adviezen & visums beantwoordt zijn Correcties; diensthoofd bekijkt een agendapunt Wendy kijkt na of er taalfouten instaan of andere fouten Wendy past nummering aan van agendapunten aan (volgorde) Verschillende soorten punten; Besluit --> moet naar derden gestuurd worden Kennisname --> info naar de raad Kort besluit --> beslissing (vooral intern) Mededeling --> kort Sjablonen: Bij bepaalde items is tekst voor ingevuld. Voor een datum in te vullen --> opent de tekst editor en toont variabele "datum". Alinea markeringen actief; staat standaard uit, zij zet dat aan. Soms hebben diensten 10 alineas staan --> zij kan dat corrigeren De diensten maken hun eigen sjablonen op. Correcties: voor 100 agendapunten moet ze een halve dag correctie tijd uittrekken Wat zou helpen; Laden van de agendapunten duurt lang --> makkelijker van agenda naar agenda punt springen
Zijn er verschillende mensen in dat proces betrokken? Wie doet wat en wie draagt welke verantwoordelijkheden (incl. eindverantwoordelijkheid)?	Betrokken dienst: opstellen agendapunt. Teamverantwoordelijke: goedkeuring agendapunt. Secretariaat AD: taalfouten en agendering. AD: finaal nazicht.
Over software & editor ondersteuning In het algemeen, hoe ervaar je deze software? Wat werkt goed aan de software? Minder goed?	Voldoende functionaliteiten. Maar gezien het beperkte gebruik van de editor, misschien niet de beste referentie.
(indien er nog niet uitgekomen in beschrijving workflow) Kan je tonen (of beschrijven) hoe de gebruikte software in de flow past van jullie notulen?
We hoorden dat jullie Word / Excel vaak gebruiken, kan je daar wat meer over zeggen of tonen, hoe en waarom? Wordt de huidige editor soms vergeleken met Word? En wat zijn dan de algemene bevindingen? Wordt er op eenzelfde manier gewerkt? Ontbreken er nog bepaalde features?	Rechter muisknop om te knippen & plakken. Ja, editor wordt wel vaker vergeleken met Word en het wordt als jammer ervaren dat de editor niet 'het vertrouwde' Word is.
Hoe vaak kopiëren jullie in verhouding tot het aantal keren dat jullie effectief verse input leveren (rechtstreeks intypen in de editor)?	Gebeurt vaker uit Word en ook Excel. Er kan geen verhouding opgegeven worden, gezien Wendy niet de agendapunten zelf opmaakt, maar slechts goedkeurt.
Over de editor Duidelijk onderscheid maken tussen de software als een geheel en de editor specifiek + uitleggen wat het verschil is. Hoe ervaar je het gebruik met de editor? Wat aan jullie werkwijze met de editor verloopt goed/minder goed?	Minder handig dat het niet Word is. Soms zie je niet dat een collega een tab i.p.v. een opsommingsteken gebruikt hebben. Gevolg; tekst verdwijnt van het blad. Diensten hebben al gezegd dat het minder makkelijk werkt dan Word & dat ze minder opties hebben Opsommingen & tabellen worden dikwijls gebruikt. Tabellen; overzicht van bedragen. Word & Excel. Copy C + copy V = moeilijk, ze zijn gewoon om de rechter muisknop te gebruiken. Rechtermuisknop kan niet meer gebruikt worden.
Wat zijn nice-to haves en “must-haves” in jullie gebruik van de editor ?	Must have = Opsommingsteken Lettertype opmaak (vet, onderlijnen, cursief, kleuren worden zelden gebruikt --> management wel) Ongedaan maken Knippen & plakken met rechter muisknop Gebruiken geen hoofdstukken Weinig gebruikt = Stijlen Vervangen Alineamarkering (staat standaard uit, maar Wendy gebruikt dit wel). Loopt niet goed Tabellen invoegen = - Copy pasten van een ander programma - Uitreksel toont tabel niet in de juiste opmaak - Tabellen worden niet gescaled; breedte van de tabellen valt niet op de pagina. - Word sjabloon wordt samengevoegd met de data die uit meeting.net komt. Opmaak verwijnt vanuit 3P of Begraafplaatsen
Wie zijn deze mensen en zijn deze mensen afhankelijk van approvals van anderen bij hun werk met de editor? Wordt er soms afgewisseld in het werk tussen de betrokken users? Zoja: brengt dit problemen mee?	De diensten bij het lokaal bestuur maken het agendapunt op en leggen het dan voor bij de teamverantwoordelijke (approval 1). Die kijkt het punt na en keurt al dan niet goed. Bij niet-goedkeuring komt er automatisch een correctie op om een nieuwe datum in te plannen. Het wordt bij niet-goedkeuring door de teamverantwoordelijke niet geagendeerd. Indien het punt goedgekeurd werd, komt het als agendavoorstel in Remmicom (Meeting.net) en weet Wendy dat het geagendeerd kan worden (approval 2). Approval Wendy is eerder praktisch en taalfouten. Bij echte wijzigingen wordt het punt teruggestuurd naar de betrokken dienst.
Bestaat er een uitgeschreven proces waarin het gebruik van de editor vervat zit en wat iedereen moet volgen? Wordt er soms afgeweken van dit proces?	Er bestaat een uitgeschreven proces dat omschreven wordt als 'een boek'. Deze wordt niet altijd even goed geconsulteerd.
Welke opmaakmogelijkheden zijn er momenteel beschikbaar in de editor en hoe worden deze gebruikt? Voldoen de huidige opmaakmogelijkheden aan jullie verwachtingen? Zoneen: wat ontbreekt er en vooral: wat zouden jullie daarmee willen bereiken? Is dit een algemeen afgeklopt gebruik van opmaak of kan dit per zitting/agendapunt anders zijn?	Vet / (Cursief) / Onderlijnen / (Doorhalen) / (superscript) / (subscript) / tabellen / opsommingen / uitlijning / stjlen. Ongedaan maken wordt vaak gebruikt. Indeling hoofdstukken / paragrafen wordt niet gebruikt door Wendy en haar collega's. De huidige mogelijkheden voldoen aan de nood.
Huisstijl - Kan je wat meer zeggen over de rol van opmaak in jullie besluiten / agendapunten? (vraag gelieerd aan huisstijl?, detail m.b.t. opmaak : tabellen, tekening invoegen, lijsten ((on)genummerde), titels, hoofdstukken, hyperlinken, bijlagen,…)	Huisstijl; - Geen afbeeldingen - Opmaak is dezelfde - Er is een handboek over de huisstijl. - Dienst communicatie zorgt dat huisstijl nageleefd wordt - Zij bellen om te zeggen dat taal aangepast aangepast moet worden --> enkel inhoudelijk omdat zij niet experten worden(10%) Vormelijke aanpassingen (50%) 200 Medewerkers werken met meeting.net --> allemaal Wendy is vooral nazicht Gids huisstijl werd opgeleverd.
Reglementen	Reglementen worden wel vaker als aparte bijlage bijgevoegd en niet als tekst integraal opgenomen. Er zijn geen duidelijke regels wanneer een reglement al dan niet opgenomen wordt of als bijlage toegevoegd wordt.
Andere	Handtekenen = agendapunt afsluiten --> digitale handtekening --> doorsturen pakket knop --> doorsturen naar Algemeen Directeur & Burgemeester Handtekenen gebeurt op niveau zitting. Er wordt niet met gelinkte data gewerkt. Het concept van gelinkte data is ook niet gekend: gelinkte data is voor de dienst synoniem voor hyperlink.