Expansion User group GN / Embeddable
Uitbreiding gebruikersgroep GN(E)
Impact map
UITGANGSPUNT: NIET WARM MAKEN, MAAR FACILITEREN
Kunnen we onze bestaande doelgroep GN(E) uitbreiden (met oog voor de onderlinge verhouding aantal gebruikers vs. effort inspanningen aan GN(E))?
CONCLUSIES:
1 – Om een maximale impact te hebben en de meeste potentiële gebruikers te sensibiliseren, dienen we niet noodzakelijk te concluderen dat we onze effort best focussen op de AGB’s. Zij maken weldegelijk het grootste aandeel uit van alle externe verzelfstandigde entiteiten in Vlaanderen, maar zullen hoogstwaarschijnlijk dezelfde notulerinssoftware gebruiken als de gemeentebesturen, wat de kans op integratiesuccess aanzienlijk verlaagt. Hierdoor vormen IGS'en een interessante doelgroep: ze hebben vaak nog niets van notuleringssoftware. Binnen IGS zijn DV en OV de meest interessante focus, gezien zij veel besluiten moeten doorsturen.
2 – Het volume van de notulen van de RVB van een RGB is heel variabel. Rekening houdend met de meest uitgebreide notulen, spreken we over enkele tientallen bladzijden, daar waar de meeste notulen slechts één pagina beslaan. Wat zijn de verwachtingen hier?
OPLIJSTING VAN DE VERSCHILLENDE VORMEN VERZELFSTANDIGING
Source: Lijst verzelfstandiging: https://vlaamseoverheid.sharepoint.com/sites/Abb_LSVP_VS/Lists/EVA/per%20status%20per%20rechtsvorm.aspx?viewpath=%2Fsites%2FAbb%5FLSVP%5FVS%2FLists%2FEVA%2Fper%20status%20per%20rechtsvorm%2Easpx
1 - VERZELFSTANDIGING
(kenmerk: slechts één gemeente of provincie neemt deel)
A - AUTONOOM BEDRIJF - IN SCOPE - Autonoom gemeentebedrijf (AGB) - IN SCOPE - https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/verzelfstandiging-en-samenwerking/gemeentelijke-verzelfstandiging/autonoom-gemeentebedrijf Voorbeeld: AGSA – Autonoom Gemeentebedrijf Stadsontwikkeling Aalst (Aalst)
Een autonoom gemeentebedrijf is een dienst met rechtspersoonlijkheid opgericht door de gemeente en belast met een welbepaalde taak van gemeentelijk belang. Alle taken van gemeentelijk belang komen in aanmerking voor verzelfstandiging in een autonoom gemeentebedrijf.
Bron: https://vlaamseoverheid.sharepoint.com/sites/Abb_LSVP_VS/Verzelfstandiging/Forms/Per%20type%20dossier.aspx Wat betreft gemeenten: 167 AGB's actief / 139 gemeenten met één of meer AGB's. Het overgrote gedeelte van de gemeenten heeft slechts 1 AGB. Slechts 16 van de 139 gemeenten met een AGB hebben meer dan één AGB:
167 AGB’s hebben in de meeste gevallen als naam ‘AGB’ + ‘stad’ of ‘AGB’ + ‘naam AGB’ + ‘stad’. alleen de naam van de gemeente (bv. AGB Bornem, AGB Brasschaat, …)
In het geval dat het gaat om een AGB met typering ‘AGB’ + ‘stad’, kunnen we ervan uitgaan dat ze louter om fiscale redenen opgericht zijn. (bv. AGB Asse, AGB Aalter, …) Als ze een andere naam hebben, werden ze vaak voor een specifiek doel opgericht en hebben vaak een ruimere draagbasis. (bv. AGB Cultuurcentrum Diest, …)
Wat betreft provincies:
Volume van de notulen van een AGB:
Uit een random raadpleging van 50 verslagen van een AGB, dien ik te concluderen dat de grootte van de documenten heel uiteenlopend zijn. De meeste notulen zijn slechts één pagina lang. De meest uitgebreide notulen bevatten enkele tientallen pagina’s.
De grotere documenten in de onderstaande lijst van 50 random notulen betreffen RPR en MJP - De overige documenten zijn qua volume niet van die grootorde dat ze niet geïmplementeerd kunnen worden.
Autonoom provinciebedrijf (APB) - IN SCOPE - https://www.salkturbo.be/projectinspirator/de-vele-voordelen-van-een-autonoom-provinciebedrijf-een-intercommunale-rond Voorbeeld: Provinciaal Domein De Gavers (Geraardsbergen) / Fotomuseum (Antwerpen)
Een Autonoom Provinciebedrijf (APB) is een rechtspersoon die een provincie kan oprichten om bepaalde taken verzelfstandigd uit te voeren. Een autonoom provinciebedrijf is dus een dochteronderneming van de stichtende provincie en beschikt bijgevolg over een eigen rechtspersoonlijkheid en valt onder het Belgische vennootschapsrecht. Wat betreft provincies: 26 APB's actief (exhaustieve cijfers) Volgens de beschikbare lijst 'Verzelfstandiging en Samenwerking' zijn er in Vlaanderen 26 APB's.
B - EXTERN VERZELFSTANDIGD AGENTSCHAP IN PRIVAATRECHTELIJKE VORM (PEVA) - IN EERSTE FASE OUT OF SCOPE - https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/verzelfstandiging-en-samenwerking/gemeentelijke-verzelfstandiging/gemeentelijk-extern-verzelfstandigd-agentschap-in-privaatrechtelijke-vorm-private-eva Voorbeeld: Muziekcentrum De Bijloke (Gent) Dit zijn de vroegere comunales (opdrachthoudende of dienstverlenende vereniging). In praktijk een vzw of een stichting. Kenmerkend is dat er een externe partner is.
Gemeentelijke extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm
Provinciaal extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm
Een private EVA is een private rechtspersoon (vereniging, stichting of vennootschap) die door de gemeente belast is met welbepaalde beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang. Een gemeente kan een private EVA oprichten voor elke welbepaalde beleidsuitvoerende taak van gemeentelijk belang. Dit heeft als voordeel dat de gemeente structureel kan samenwerken met andere partners. Na de oprichting horen we hier niets meer van (geen verplichtingen meer qua melding) Wél beslissing gemeenteraad (bv. ontbinding) = maar die kan gecapteerd worden door notulen bij de gemeenteraad zelf (Mogelijk een sjabloon in de toekomst).
Elk met hun eigen juridische kenmerken en publicatieverplichtingen. AGB en APB interesseren ons het meest omdat die het meest verplichtingen hebben. Zie https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/verzelfstandiging-en-samenwerking
Concrete cijfers doelgroepen: Bron: Sharepoint Vlaamse Overheid: verzelfstandiging en Samenwerking
2 - IGS (INTERGEMEENTELIJKE SAMENWERKING)
- DEELS IN SCOPE -
(kenmerk: meerdere gemeenten nemen deel)
Bron: Lijst IGS https://vlaamseoverheid.sharepoint.com/sites/Abb_LSVP_VS/Lists/IGS/per%20status%20per%20rechtsvorm.aspx?viewpath=%2Fsites%2FAbb%5FLSVP%5FVS%2FLists%2FIGS%2Fper%20status%20per%20rechtsvorm%2Easpx Intergemeentelijke samenwerking is de samenwerking op vrijwillige basis tussen twee of meer gemeenten. Dit met het oog op het realiseren van een gemeenschappelijke doelstelling van twee of meer gemeenten.
Ondanks minder gebruikers kan dit een interessante doelgroep zijn gezien ze nog niet allemaal notuleringsoftware hebben.
Beschreven in het DLB / Verboden voor provincies, zie term ‘intergemeentelijk’, provincies kom je in dit onderdeel niet tegen
Opdrachthoudende vereniging OV - IN SCOPE - https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/draaiboek-vrijwillige-fusie-van-gemeenten/interne-zaken/igs-en-verzelfstandiging/igs/de-opdrachthoudende-vereniging-ov Deze rechtsvorm kenmerkt zich door de beheersoverdracht waardoor de deelnemende gemeenten zich het recht ontzeggen om zelf noch door derden de opdrachten waarvoor ze de beheersoverdracht deden, uit te voeren of te laten uitvoeren. Gemeenten richten deze vereniging op voor een welbepaalde duurtijd, die maximaal 18 jaar mag bedragen. Uittreding tijdens deze duur is in beginsel decretaal onmogelijk. Bv. Fluvius
Dienstverlenende vereniging DV - IN SCOPE -
Projectvereniging PV (voor een project / 6 jaar) - NIET IN SCOPE -
Interlokale vereniging IV - NIET IN SCOPE -
Elk met hun eigen juridische kenmerken en publicatieverplichtingen. OV en DV interesseren ons het meest omdat die het meest verplichtingen hebben. Zie
https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/verzelfstandiging-en-samenwerking
Er zijn volgens de lijst Verzelfstandiging en Samenwerking volgende IGS'en:
Sedert enkele jaren is het niet langer toegelaten dat provincies daar in deelnemen, dus die zullen ze zeker niet hebben.
3 - VVMW (VERENIGINGEN EN VENNOOTSCHAPPEN VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN) - IN SCOPE -
https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/verzelfstandiging-en-samenwerking
Vallen niet onder IGS want de deelnemers zijn in principe OCMW’s (al dan niet met private partners). Ook een VVMW met slechts één deelnemend OCMW is mogelijk.
Er zijn een vijftal vormen (kan ik niet voor de vuist weg opnoemen dus af te checken bij team LSV via onderstaande link)
Elk met hun eigen juridische kenmerken en publicatieverplichtingen.
Welke ons het meest interesseren: af te checken bij team LSV (Lokale Samenwerking en Verzelfstandiging / contact: Bart Wouters)
BELANGRIJKE NOOT:
Politieraad is geen samenwerkingsvorm maar een orgaan van een politiezone. Maar ook politiezone hoort hier in een eerste fase niet thuis, dit is geen vorm van intergemeentelijke samenwerking die beschreven is in het DLB. Als je die wil opnemen, horen daar ook hulpverleningszones, huisvestingsmaatschappijen, brandweerzones, … en een eindeloze lijst andere samenwerkingsvormen bij en ben je op je eentje de volledige regioscreening aan het overdoen.
ANDERE GEÏNTERESSEERDE BESTUREN:
Deze instanties namen zelf contact op met ABB (mail, rechtstreekse contactname), met de mededeling dat ze interesse hadden in GN.
Sommige van deze instanties werkten met Word en spraken bv. met een gemeente over het gebruik van GN.
Voor alle duidelijkheid: We kunnen momenteel nog niets concreets aanbieden, maar we kunnen wel de dialoog al opstarten om iets uit te werken
Als zij hun gemeentelijke besluitvorming al iets gelinkt gebruiken (GN of vendor software), waarom dan niet voor de AGB?
Voor deze instanties is er geen verplichting gelinkt te notuleren.
VERZELFSTANDIGING - ANALOGIE
VOLUME VAN HET GEBRUIK BIJ VERZELFSTANDIGINGSVORMEN
De verschillende types van publicaties komen in verschillende volumes voor. Zo zullen besluitenlijsten vaker voorkomen, maar wordt hier in de praktijk nauwelijks iets mee aangevangen door ABB (buiten een occosionele check en raadpleging bij een klacht is dit verder niet gebruikt). Er is een verplichting om deze besluitenlijsten in te sturen. In se is hier weinig of geen verschil met de besluitenlijsten van de gemeenteraad. Lokale besturen kunnen ook honderden besluiten nemen per maand, maar eigenlijk gebeurt daar weinig mee. Net zoals bij de gemeenteraad worden deze besluitenlijsten maandelijks opgemaakt.
Interessante insteek: Team van Bart Wouters ziet hier een opportuniteit voor data-analyses in de toekomst.
De zaken die minder vaak voorkomen, daar gebeurt net het meeste mee door ABB (het betreft hier o.a. alle inzendingen cfr. levenscyclus van de verzelfstandigingsvorm (oprichting, statutenwijzigingen, ontbindingen, ...)
Los van het feit dat ABB hier iets mee aanvangt: de verplichting om besluitenlijsten door te sturen naar ABB, vormt een mooie incentive voor het gebruik van GN voor deze groepen.
Dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen komen heel vaak voor. Grote VVMW's ook.
INTERESSANTE VORMEN VAN VERZELFSTANDIGING VOOR GN
Het makkelijkst te integreren zijn AGB's en APB's: deze hebben maar één aandeelhouder (enkel de gemeente en gemeentelijke taken) en is qua opzet bijna een kopie van de gemeenteraad. Overlapt heel erg met de GR en zou weinig ontwikkeling vragen.
Belangrijke noot: De AGB's en APB's zullen hoogstwaarschijnlijk dezelfde notulerinssoftware gebruiken als de gemeentebesturen, wat de kans op integratiesuccess aanzienlijk verlaagt.
Binnen IGS zouden DV en OV focus kunnen krijgen (afvalintercommunales, watermaatschappijen, ... nemen veel besluiten).
Voorstel sjabloon IGS:
We stellen vast dat gemeenten in hun beslissingen voor de aanstelling en mandatering van vertegenwoordigers op vergaderingen van IGS’en een uiteenlopende reeks aan formuleringen gebruiken. Sommigen spreken bijvoorbeeld over de ‘mandatering’ of de ‘herbevestiging van het mandaat’, terwijl anderen ook expliciet de agenda van de algemene vergadering goedkeuren en in sommige gevallen een bindend stemadvies meegeven. Dit heeft uiteraard een weerslag op de reikwijdte van het mandaat van de vertegenwoordiger.
Ons idee is om een sjabloon in Gelinkt Notuleren te voorzien voor een dergelijk gemeenteraadsbesluit, met de formulering voor een mandatering zoals ze in onze visie het meest juridisch sluitend is. Op die manier zouden we meer uniformiteit in de beslissingen van gemeenten hierover kunnen krijgen. Momenteel is het ook zo dat veel van de grote IGS’en zelf een voorstel voor gemeenteraadsbesluit toesturen aan de gemeenten, als bijlage bij de agenda, met echter de eerder genoemde onderlinge variatie. Als we in Gelinkt Notuleren zelf een sjabloon aanbieden, gekoppeld aan een kleine communicatie aan de gemeenten hierover, kunnen we wellicht de gemeenten overtuigen (alleszins in de eerste plaats degenen die Gelinkt Notuleren ipv hun eigen pakket gebruiken) om onze formulering te hanteren. Mogelijks nemen de grote IGS’en dat op termijn ook over.
TYPE VERGADERINGEN BIJ VERZELFSTANDIGINGSVORMEN
Deze zijn heel vergelijkbaar met de gemeenteraad: Er komen een aantal mensen samen, ze bespreken, stemmen en notuleren de materie). Ze hebben ook een maandelijkse raad van bestuur en 1 of 2 keer per jaar een algemene vergadering (vergelijkbaar met GR en CvBS)
Ze kunnen vaak zelf beslissen welke organen ze hebben, in lijn met de wettelijke voorschriften: bv. een dagelijks bestuur.
TYPE GEBRUIKERS
Bijna allemaal politici (zetelende gemeenteraadsleden) en werken volgens volledig hetzelfde principe als de GR: met voorzitter en secretaris.
TYPES VERGADERINGEN PER ENTITEIT
bron: PO Loket Lokale Besturen
De grijze elementen zijn enkel om voor intern gebruik bij team van Bart Wouters: Deze informatie is even belangrijk als de zwarte elementen. De onderstaande tabellen zijn eigenlijk samenvattingen van het DLB in tabelvorm.
AGB:
Raad van bestuur
Onderstaande informatie is voor al de autonome gemeentebedrijven:
APB:
Raad van bestuur
Onderstaande informatie is voor al de autonome provinciebedrijven:
PEVA (gemeentelijk):
Deze zitten niet in het Loket voor Lokale Besturen. Het zijn vzw’s, zie lijst op https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/contacten-lokale-besturen
Onderstaande informatie is voor al de extern verzelfstandigde agentschappen:
PEVA (provinciaal):
Deze zitten niet in het Loket voor Lokale Besturen. Het zijn vzw’s, een nv en een stichting, zie lijst op https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/contacten-lokale-besturen
Volgende IGS'en hebben allemaal eenzelfde vergelijkbaar gewicht en hebben allemaal dezelfde publicatieverplichtingen.
In tegenstelling tot AGB's / APB's, hebben IGS'en vaak geen eigen notuleringssoftware en vormen ze hierdoor een belangrijke aandachtsgroep.
OV (opdrachthoudende vereniging)
Algemene vergadering
Raad van bestuur
Regionaal bestuurscomité (Art. 442 van het DLB staan de regels)
DV:
Algemene vergadering
Raad van bestuur
Regionaal bestuurscomité (Art. 442 van het DLB staan de regels)
PV:
Raad van bestuur
IV:
Deze samenwerkingsvorm heeft geen rechtspersoonlijkheid en zitten volgens mij niet in het Loket voor Lokale Besturen (zie https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/draaiboek-vrijwillige-fusie-van-gemeenten/interne-zaken/igs-en-verzelfstandiging/igs/interlokale-vereniging-iv)
VVMW:
Verzamelnaam voor 5 soorten: autonome verzorgingsinstelling, welzijnsvereniging, ziekenhuisvereniging, vereniging of vennootschap voor sociale dienstverlening, woonzorgvereniging of woonzorgvennootschap.
In het Loket voor Lokale Besturen maken we dat onderscheid niet en steekt alles onder de noemer “OCMW vereniging” met de volgende beslissingsorganen:
Algemene vergadering
Raad van bestuur
Welzijnsvereniging (algemeen toezicht):
Welzijnsvereniging (goedkeuringstoezicht):
Autonome verzorgingsinstelling (algemeen toezicht):
Autonome verzorgingsinstelling (goedkeuringstoezicht):
Ziekenhuisvereniging (algemeen toezicht):
Ziekenhuisvereniging (goedkeuringstoezicht):
Vereniging of vennootschap voor sociale dienstverlening (algemeen toezicht):
Vereniging of vennootschap voor sociale dienstverlening (goedkeuringstoezicht):
Woonzorgvereniging of -vennootschap (algemeen toezicht):
Woonzorgvereniging of -vennootschap (goedkeuringstoezicht):
VERPLICHTING NOTULEREN OV/AGB/APB/...
Is dit verplicht voor OV, AGB, APB? Bestaat de verplichting al en wordt deze al afgedwongen/opgelegd. Moet er de regelgeving nog een verplichting ingeschreven worden?
Wie verplicht is om te voldoen aan de standaard is opgenomen in 2 ministeriële besluiten: https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/regelgeving/ministerieel-besluit-open-standaarden-mandatendatabank-en-databank-van-de-leidend-ambtenaren
Eentje bepaalt het voor gemeente, OCMW en districten. Het tweede richt zich op de provincies.
Om de andere lokale besturen te verplichten om gelinkt te publiceren moet de regelgeving aangepast worden.
We krijgen op dit moment vragen van lokale besturen of zij dit ook voor hun AGB’s mogen doen. Bij veel gemeenten is een AGB een aparte instantie op papier maar wordt alles vanuit de gemeentelijke administratie geregeld. In de realiteit komt het er dus op neer dat zij de notulen voor het AGB opmaken vanuit de notuleringssoftware die ze al hebben.
We vermoeden dat het vooral bij de grotere besturen aparte organisaties zijn met een volledig eigen administratie. Dat is zeker zo in Gent en in Antwerpen. Of dit de enigen zijn, dat weten we niet.
Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden zullen wel een eigen administratie en eigen software hebben. Voor notulering beschikken de meesten daar niet over een pakket.
De gemeenten die het nu al gelinkt publiceren kunnen deze documenten nog niet volledig gelinkt doen omdat er centraal geen gegevens beschikbaar zijn over de mandatarissen in het AGB.
AGB’s zijn dus een essentiële doelgroep in deze potentiële uitbreiding.
CONTACTEN
Wat betreft provincies:
Limburg: Inge-Leen Willems (evt. Tine Capellen)
Vlaams-Brabant: Griet Bottu (evt. Gwen Denteneer en Khalid Abroudi)
Limburg heeft geen APB (meer), Vlaams-Brabant heeft er twee >> Griet Bottu mail gestuurd 17/05/2022 AM (ondertussen antwoord zelf gedistilleerd)
Bart Wouters: Teamverantwoordelijke LSV (binnen ABB) Nele Smets: Digitaal Loket
Enkel besluitenlijsten opnemen (wie moet er aanwezig zijn, waar kunnen we die halen, welke organen bestaan er?) Welke zittingen bestaan er voor een AGB?
>> in het DLB (droogskes) of in bepaalde statuten.
GEFASEERD UITWERKEN/UITROLLEN
CHECK: https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/verzelfstandiging-en-samenwerking
EXTRA BEMERKINGEN (te behandelen):
>> Bekijk laatste link chat Pieter
LINKS
epic https://binnenland.atlassian.net/browse/GN-3447
Context
Last updated
