Notes Gent (Green Valley)

Insights (Judith)

• Doel van Stad Gent rond notules: Volledige digitale keten creeeren van besluit creatie tot het publiceren naar de gebruikers, zonder kwaliteitscontrole nodig is terwijl het toch

• Collaboration & correction

  • flow : Auteur maak besluit op --> (Financieel Directeur) --> Eind redacteur, vaak diensthoofd --> (Assistent eind redacteur --> adviesverlener zoals uridische dienst--> Visumvoorbereider --> Visum verlener) --> Aggendeerder, vaak departementshoofd Alles tussenhaakjes zijn optionele stappen.

  • Eindverantwoordelijkheid; alle sjablonen & aanvragen/wijzigingen passeren IT-dienst (Ines)

Software features mentioned:

• Sjablonen;

  • 800 actieve sjablonen

  • "Sjabloon is de beste manier om tot een goed eindproduct te komen. Denk oefening is al gebeurd voor mensen die input leveren" --> kwaliteits garantie is nodig voor publicatie voor de website. Vertrouwelijke & niet vertrouwelijke info.

• Usage of variabelen/parameters: Limit the amount of times people need to input the same data (like name or date)

• Link to previous decisions

• UX > Linked data (Linked data voor sommige wetteksten is mogelijk maar gebruiken het niet want niet gebruiksvriendelijk)

• Editor & Opmaak

  • Doel: "propere" teksten leiden tot kwaliteit voor de 3 doelgebruikers (orgaan leden, interne medewerkers & stadsbewoners)

  • Belang van opmaak = Heel lange teksten & elementen --> moet gestructureerd zijn. Vooral voor vergunningen.

    • "Tijd waarin het heel beperkt was liepen we daar tegen aan"

    • Opsommingen: Er zijn opsommingen, maar op meerdere niveaus niet. --> omgevingsvergunning heeft dit nodig.

    • Fonts: embedded in de CSS huisstijl, niet in de editor (opties die al dan niet op "hoofd" niveau aan/uit geschakeld worden)

    • Afbeeldingen kunnen invoegen

      • Bijlagen vs inline: Afbeeldingen in de tekst draagt heel erg bij aan het begrip wat in de tekst staat. Vroeger als bijlage --> is afgescheiden & niet op plaats waar het relevant is.

Vragen	Notes Judith
Kan je wat meer zeggen over je rol/functie?	Dienst bestuursondersteuniing Geeft opleiding Kwaliteit van bestuur Implementatie bestuurssoftware (uitbreiding o.a.)
Kan je ons jullie huidige werkwijze van het creëren van een ontwerpbesluit tonen? Ook voor & na gebruik software en editor (including gebruik van Word/Excel)? Te checken; ook pre-publicatie & na publicatie? Benoem tijdens het tonen van de flow ook de sterke en minder fijne punten. Wat zijn de pijnpunten waar je momenteel mee geconfronteerd wordt en waarom precies ervaren jullie dit als een pijnpunt? Wat zijn de sterke punten die ze in een to be situatie graag zouden meenemen?	Sjablonen - 800 sjablonen in database - How do you keep this manageable? - Allemaal actief, houden bij of die gebruikt worden en actueel zijn. - WYSWYG form - Sjablonen opgedeeld in mappen --> organisatiebrede mappen & per departement & dienst niveau - Zoekfunctie voor de mogelijkheden - Favorietenlijst (makkelijkoproepbaar) - Meeste mensen gebruiken er een 5tal - Bij nieuwe medewerkers is het soms zoeken --> helpdesk - Sjabloon is de beste manier om tot een goed eindproduct te komen. Denk oefening is al gebeurd voor hen --> kwaliteits garantie is nodig voor publicatie voor de website. Vertrouwelijke & niet vertrouwelijke info. - Linken naar wetteksten in plain tekst in de tekst van sjabloon --> niet gelinkt ook al is het mogelijk. Ze moeten manueel linken in de back-end "ik ben nietvan plan om het hele Staatsblad in te geven" . Voor het gros van de juridische grond kan het niet. Bij wijzigingen --> opent een pop-up een opties zitten wat dieper (maar allemaal wat dieper verstopt). Ability to leave comments --> voorbereid mogelijkheden (in plaats van papier of notas). Van op de agenda is dat ook zichtbaar. Zit niet in de publicatie PDF,maar er is ook een mogelijkheid om daar een overzicht van te creeeeren. --- Sterke punten: - Parameters. Veel info moet op verschillende plaatsen terecht komen (bvb naam aanvrager) --> gegevens moeten maar 1x ingegeven worden en worden dan automatisch geplaatst. Beperking van de input - 1ste pagina is al ingevuld Linken naar vorige besluiten zodat gebruikers daar kunnen op klikken --> why is this important? 3 doelgroepen; - Leden van raden - Interne medewerkers - Mensen van de stad Kwaliteit gaat ze even goed dienen. Een duidelijk besluit daar heeft het orgaan baat bij. Gebruiken heel duidelijke begrippen.
Zijn er verschillende mensen in dat proces betrokken? Wie doet wat en wie draagt welke verantwoordelijkheden (incl. eindverantwoordelijkheid)?
Over software & editor ondersteuning In het algemeen, hoe ervaar je deze software? Wat werkt goed aan de software? Minder goed?
(indien er nog niet uitgekomen in beschrijving workflow) Kan je tonen (of beschrijven) hoe de gebruikte software in de flow past van jullie notulen?
We hoorden dat jullie Word / Excel vaak gebruiken, kan je daar wat meer over zeggen of tonen, hoe en waarom? Wordt de huidige editor soms vergeleken met Word? En wat zijn dan de algemene bevindingen? Wordt er op eenzelfde manier gewerkt? Ontbreken er nog bepaalde features?	Froala; tools die geactiveerd zijn of niet. Alinea markering niet aan.m Fonts staat niet aan in Froala want huisstijl wordt door CSS op webpagina gedaan. Als die omzetting niet gebeurt dan krijg je rare dingen op het College. Kwaliteitseisen = niet iemand die het moet controleren. Digitaal te betekenen aan de burger & doorduwen naar ebox (naar burgers). Het zou niet proper overkomen, maar heeft geen gevolgen. Doel = Besluiten volledig digitale keten. Plakken of Word gebeurd.
Hoe vaak kopiëren jullie in verhouding tot het aantal keren dat jullie effectief verse input leveren (rechtstreeks intypen in de editor)?
Over de editor Duidelijk onderscheid maken tussen de software als een geheel en de editor specifiek + uitleggen wat het verschil is. Hoe ervaar je het gebruik met de editor? Wat aan jullie werkwijze met de editor verloopt goed/minder goed?	Tevreden over Wat ze missen is lijstjes in verschillende niveau. Er zijn opsommingen, maar op meerdere niveaus niet. Er zijn opsommingen, maar op meerdere niveaus niet. --> omgevingsvergunning heeft dit nodig. Blijkt dat dit wel mogelijk is, maar niet geweten. "Tijd waarin het heel beperkt was en dan liepen we ertegen. Mogelijkheid om afbeeldingen te plakken"
Wat zijn nice-to haves en “must-haves” in jullie gebruik van de editor ?
Wie zijn deze mensen en zijn deze mensen afhankelijk van approvals van anderen bij hun werk met de editor? Wordt er soms afgewisseld in het werk tussen de betrokken users? Zoja: brengt dit problemen mee?	Voor subsidie -> sjabloon nodig --> in helpdesk wordt sjabloon gescreend --> wordt op Ines haar dienst geimplementeerd. Auteur (besluit opmaakt) --> (Financieel Directeur) --> Eind redacteur / diensthoofd vaak --> (Assistent eind redacteur -->adviesverlener (juridische dienst)--> Visumvoorbereider --> Visum verlener) -->Aggendeerder (departementshoofd) Visums & advies worden aangevraagd bij creeeren draft besluit Niets in de toepassing die niet hun dienst passeert.
Bestaat er een uitgeschreven proces waarin het gebruik van de editor vervat zit en wat iedereen moet volgen? Wordt er soms afgeweken van dit proces?	Froala; tools die geactiveerd zijn of niet. Alinea markering niet aan. Fonts staat niet aan in Froala want huisstijl wordt door CSS op webpagina gedaan.
Welke opmaakmogelijkheden zijn er momenteel beschikbaar in de editor en hoe worden deze gebruikt? Voldoen de huidige opmaakmogelijkheden aan jullie verwachtingen? Zoneen: wat ontbreekt er en vooral: wat zouden jullie daarmee willen bereiken? Is dit een algemeen afgeklopt gebruik van opmaak of kan dit per zitting/agendapunt anders zijn?	Tabellen zijn niet voldoende; Froala worstelt met hoe je vrijheid kan geven zonder de nodige max breedte te overschrijden. Artikels zijn allemaal aparte velden --> kan zo gelinkt worden
Huisstijl - Kan je wat meer zeggen over de rol van opmaak in jullie besluiten / agendapunten? (vraag gelieerd aan huisstijl?, detail m.b.t. opmaak : tabellen, tekening invoegen, lijsten ((on)genummerde), titels, hoofdstukken, hyperlinken, bijlagen,…)	Kwaliteit met minder effort = 1:1 relatie van besluiten maken & publicatie omgeving.
Als alles kan?
Wat zijn de sterke punten?	Spellingscontrole --> is de spellingscheck van de browser Alles is een samenspel Intiuitief & gebruiksvriendelijk --> "alles is herkenbaar met Word en andere toepassingen"