Notes Heusden-Zolder 2 (Remmicom)

Aanwezig: * Melina (dienst Financiën) * Corine (dienst Financiën) * Judith (PM Smooth Sailing) * Stefan Michiels (helpdesk Remmicom)

Insights

• Collaboration & correction

  • flow : Auteur maak besluit op --> afdelingshoofd (inhoudelijke approval) --> Secretariaat (vormelijke approval) --> Aggendeerder, vaak departementshoofd

• (judith) 2 usertypes:

  • Creator van punten (diensten met sjablonen); houden zicht niet bezig met hoe het er vormelijk uitziet, enkel de inhoud

  • Nazicht & correctie; houden zich niet bezig met inhoud (tenzij volledigheid), enkel taal fouten, lay-out en opvolgen van afspraken rond agenderen

• (Judith) copy-paste is nodig omdat lange document in een ander programma vervat kunnen zitten (inclusief correcte opmaak). Het moeten herdoen van de opmaak kost veel tijd EN kan soms niet juist verlopen (werd getoond in de call hoe onoverzichtelijk een niet opgemaakt geplakt document eruit ziet).

• (!) Er is heel veel onduidelijkheid wanneer copy/paste goed lukt en wanneer niet. Remmicom geeft aan dat ze dit moeten opnemen, want zou normaal gezien wel moeten lukken volgens hen.

• Kopiëren uit Excel = printscreen omdat het overplaatsen beperkingen geeft (breedte tabel)

• (Judith) Usecases om te copy-pasten uit Word/Excel:

  • Brieven (moeten mogelijks afgedrukt worden?)

  • Samenwerking met 3de partijen; Documenten waarbij er samen gewerkt wordt met andere partijen (zoals. bvb advocaten)

  • Software integraties; Kerkfabriek accountancy software exporteert naar Excel

Software features mentioned:

• Sjablonen;

  • Sjablonen zijn een mus-have en worden in de meeste gevallen gebruikt. Er werd niet gevraagd naar het aantal sjblonen die beschikbaar zijn.

  • Sjabloon is kwaliteitsgarantie

  • (Judith) Sjabloon ook om sneller te kunnen werken; diensten kunnen die zelf aanmaken (maar niet iedereen)

Vragen	Notes
Kan je wat meer zeggen over je rol/functie?	Dienst financiën Uitvoerende functie binnen de dienst Voorbereiden agendapunten voor college en GR (Meeting.net / niét met 3P) (belastingsreglementen/cohieren/kerkfabriek)
Kan je ons jullie huidige werkwijze van het creëren van een ontwerpbesluit tonen? Ook voor & na gebruik software en editor (including gebruik van Word/Excel)? Te checken; ook pre-publicatie & na publicatie? Benoem tijdens het tonen van de flow ook de sterke en minder fijne punten. Wat zijn de pijnpunten waar je momenteel mee geconfronteerd wordt en waarom precies ervaren jullie dit als een pijnpunt? Wat zijn de sterke punten die ze in een to be situatie graag zouden meenemen?	Informatie belastingsreglement/cohier/kerkfabriek wordt verzameld. Agendapunten worden voorbereid door de geïnterviewde medewerkers Goedkeuring diensthoofd >> Secretariaat: laatste nazicht en inplanning in de agenda. NIEUW PUNT: College of GR (meestal hebben ze enkel besluit ter kennisname (heel weinig informatie) SJABLONEN: Voor punten die regelmatig terugkomen (zoals cohier) zijn er sjablonen die aangemaakt zijn door Melina zelf. Aanmaak sjablonen heeft gezorgd dat elke dienst één of twee personen heeft die sjablonen kan opmaken. Toelichting college: nooit gebruikt. Motivering: juridische gronden, feiten, context en argumentatie (deze items zijn door het lokale bestuur te kiezen (en door Remmicom in te stellen). OPMAAK: Afgestemd. Ingesteld in de huisstijl en aanpasbaar klant per klant.
Zijn er verschillende mensen in dat proces betrokken? Wie doet wat en wie draagt welke verantwoordelijkheden (incl. eindverantwoordelijkheid)?	Bron > dienst financiën > Diensthoofd (inhoudelijke approval) > Secretariaat (vormelijke approval) > Agenda
Over software & editor ondersteuning In het algemeen, hoe ervaar je deze software? Wat werkt goed aan de software? Minder goed?
Kan je tonen (of beschrijven) hoe de gebruikte software in de flow past van jullie notulen?
We hoorden dat jullie Word / Excel vaak gebruiken, kan je daar wat meer over zeggen of tonen, hoe en waarom? Wordt de huidige editor soms vergeleken met Word? En wat zijn dan de algemene bevindingen? Wordt er op eenzelfde manier gewerkt? Ontbreken er nog bepaalde features?	Opmaak: "Het is geen Word en dat mis ik soms wel." Reden: verlies opmaak. Foutieve perceptie: "Bij kopiëren uit Word is alle opmaak weg en tabellen kopiëren lukt ook niet." Kopieeroefening uit Word: 1 - Er wordt geconstateerd dat het overnemen van de opmaak deze keer wel lukt. Niet duidelijk wanneer opmaak behouden wordt en wanneer het verloren gaat. Meeting past wel huisstijl toe op de geplakte tekst (lettertype en grootte). 2- Een tweede oefening toont aan dat bij het plakken de opmaak voor een deel verloren gaat (inspringen, opsommingen, ...) >> wordt als vervelend gepercipieerd. (!) Er is heel veel onduidelijkheid wanneer copy/paste goed lukt en wanneer niet. Remmicom geeft aan dat ze dit moeten opnemen, want zou normaal gezien wel moeten lukken volgens hen.
Hoe vaak kopiëren jullie in verhouding tot het aantal keren dat jullie effectief verse input leveren (rechtstreeks intypen in de editor)?	Meestal wordt er met sjablonen gewerkt. Intypen from scratch gebeurt weinig. Originele tekst wordt vaak opgemaakt in Word. Vaak gekopieerd vanuit Word en als .pdf naar Meeting.net. Kopiëren uit Excel = printscreen omdat het overplaatsen beperkingen geeft (breedte tabel)
Over de editor Duidelijk onderscheid maken tussen de software als een geheel en de editor specifiek + uitleggen wat het verschil is. Hoe ervaar je het gebruik met de editor? Wat aan jullie werkwijze met de editor verloopt goed/minder goed?	Er is geen gelinkte data beschikbaar. Juridische context wordt gewoon informatief (bv. DLB art. 56) toegevoegd, maar is niet doorklikbaar. (!) Niet duidelijk wat het verschil is tussen gelinkte data en hyperlinks. Geen weet van deze functionaliteit.
Wat zijn nice-to haves en “must-haves” in jullie gebruik van de editor ?	Must-haves: - Sjablonen - Correcte copy/paste uit Word
Wie zijn deze mensen en zijn deze mensen afhankelijk van approvals van anderen bij hun werk met de editor? Wordt er soms afgewisseld in het werk tussen de betrokken users? Zoja: brengt dit problemen mee?	Bron > dienst financiën > Diensthoofd (inhoudelijke approval) > Secretariaat (vormelijke approval) > Agenda
Bestaat er een uitgeschreven proces waarin het gebruik van de editor vervat zit en wat iedereen moet volgen? Wordt er soms afgeweken van dit proces?	Ja, er bestaat zo'n (heel concreet) document van 8 blz., maar het wordt niet meer gebruikt (gezien ze de regels ondertussen wel weten). (Er werd een mail gestuurd naar Wendy Daniëls om een kopie hiervan op te vragen)
Welke opmaakmogelijkheden zijn er momenteel beschikbaar in de editor en hoe worden deze gebruikt? Voldoen de huidige opmaakmogelijkheden aan jullie verwachtingen? Zoneen: wat ontbreekt er en vooral: wat zouden jullie daarmee willen bereiken? Is dit een algemeen afgeklopt gebruik van opmaak of kan dit per zitting/agendapunt anders zijn?	Voldoende opmaakmogelijkheden. Opmaak als bij Word. >> Wordt positief onthaald. Dubbelklikken op sommige opmaakfuncties: vervelend dat je twee keer moet klikken. Er kan niet geantwoord worden op de vraag of iedereen dezelfde formattering toepassen. "We zien niet de punten van andere diensten." Alineamarkering wordt niet gebruikt in Meeting.net. Wél door sommige gebruikers in Word (vòòr het kopiëren)
Huisstijl - Kan je wat meer zeggen over de rol van opmaak in jullie besluiten / agendapunten? (vraag gelieerd aan huisstijl?, detail m.b.t. opmaak : tabellen, tekening invoegen, lijsten ((on)genummerde), titels, hoofdstukken, hyperlinken, bijlagen,…)	Het document dat Heusden-Zolder heeft over huisstijl, wordt niet gebruikt. Huisstijl is ingesteld in Meeting.net. Het is niet gekend of alles correct is: "Secretariaat kijkt alles na over huisstijl."
Bijlagen?	Bijlagen worden met koppelingen gedaan. (als aparte bijlage, niet in de editor als tekst geïntegreerd in het agendapunt zelf) Afspraken: Indien informatief als koppeling. Bij nood goedkeuring: als bijlage.
Wat zijn de sterke punten?	Sjablonen! Stijlen staan hierdoor vast (vastgelegd door secretariaat) Opmaak als bij Word.
Wat zijn de minder sterke punten?	Doorklikken naar de verschillende tekstvakken (bovenaan vorige/volgende) >> Zouden liever een soort dropdown hebben. Intern/Extern klembord. Wordt als vervelend beschouwd. Er kunnen geen meerdere woorden tegelijk geselecteerd worden met CTRL (meerdere elementen ineens opmaken) Dubbelklikken op sommige opmaakfuncties: vervelend dat je twee keer moet klikken.