Interviews on Regulatory statements

GENERAL CONCLUSIONS:

Main objective is to add everything that is decided in the decision minutes.

Two most important reasons why end users use attachments: the 'clumsiness' of the larger regulations and the need for readability optimisation.

"REGLEMENTAIRE BIJLAGEN" We can generally conclude it's not a commonly used term: some end users couldn't find the right description for it, others would derive the meaning, but don't use the term. TO INCLUDE IN THE MINUTES OR TO ADD AN ATTACHMENT? Depending on the interlocutor we had to conclude there are different points of view with end users and ABB specialists.

Generally we can conclude that the end users prefer to add an attachment for larger regulatory statements (+ 50 pages) - those end users that don't add an attachment would somehow rather choose this way of working for larger regulations. This is not according the legislative basis (basis wetgevingstechniek / versie Raad van State en versie Vlaanderen). However this is the general way of working with larger regulations. Whether one uses attachments or not, will not change the current flow of the minutes.

Point of view of ABB (according to one of the users): "Voor ons mag het, maar het reglement moet gedateerd en ondertekend worden door AD en voorzitter van de raad, zodat het heel duidelijk is dat het over dat reglement gaat."

SIZE AND FREQUENCY OF REGULATIONS:

I've placed retributies on the bottom of small due to the fact I got two versions concerning the size of them. According Fiscaliteit it's often a large item (+50 pages), Duffel told me these were only 1 to 2 pages.

It is clear that the larger regulatory statements are less frequently treated.

Question: Should we introduce the possibility to clone a session? E.g. Ghent's sessions often lasts longer than one evening. Cloning the session could reduce the work for the second day.

People to contact

Interview met Michaël Cornelis (diensthoofd Fiscaliteit) en Saartje Deklerck (20/06/2022)

Digiteam: Jurgen Robyns (business analist) en Hannes D’Hulster (Smooth Sailing) Fiscaliteit: Michaël Cornelis (teamverantwoordelijke team fiscaliteit ABB ) en Saartje Deklerck

**********************************************************************************

DELEN VAN EEN BESLUIT:

· AANHEF:

Waarom nemen we een besluit? Staat vaak in relatie met de feitelijke context, dat hangt samen met de motivering. Hier moet de rechtsgrond in zitten (de motivering, de feiten, de context)

Meer en meer (ook vanuit de Vlaamse overheid) wordt geijverd om dit in rubrieken met titels te zetten en het meer verstaanbaar te maken. Het sjabloon Fiscaliteit is reeds in de moderne vormgeving opgemaakt.

TO DO: check sjabloon fiscaliteit omdat dit de algemene structuur van een aanhef weergeeft.

· OPSOMMING VAN DE AANWEZIGEN / STEMRESULTATEN

· BESLUIT

· BESCHIKKEND GEDEELTE:

De artikels worden in het beschikkend gedeelte geplaatst. Art.1/2/3. Hier worden de rechtsregels in vastgesteld. Dit is de body van de tekst met wat we aan het beslissen zijn.

Alles wat doorgestuurd wordt naar het digitaal loket moet (digitaal) ondertekend zijn.

Oorspronkelijk besluit <-> Wijzigingsbesluit! Theorie: Het is mogelijk om meerdere reglementen met één wijzigingsbesluit te wijzigen, maar ze moeten duidelijk zeggen waarover het gaat en er moet een gecoördineerde versie op de website plaatsen. Praktijk: De meeste gemeenten doen het 1-op-1: een wijziging aan één besluit. Michaël: “Communicatiemiddel op de website: staat in een besluit ter uitvoering van het DLB wat er moet bekend gemaakt worden op de website + gecoördineerde versie is sinds het DLB één hiervan.”

WAAROM ZET MEN IETS IN HET BESLUIT ZELF EN WAAROM SOMS IN EEN BIJLAGE?

Omdat het soms te lang. Bv. retributiereglementen zijn vaak 50 pagina’s en meer. Bij wijzigingen hieraan vermeldt het beschikkend gedeelte dan de wijzigingen in verschillende artikels. Vervolgens wordt de volledige tekst bijgesloten en hoe de gemeenteraad erover stemt. Anders moet er een besluit genomen worden van 50 pagina’s. Het is volgens Klaartje dus zaak dat zulke bijlagen vaak gebruikt worden om grote volumes aan tekst niet te hoeven overnemen.

Als we kijken naar de besluiten waar Michaël en Saartje bekijken, dan verwijst minder dan de helft naar een rechtsgevende/rechtsvattende tekst in bijlage. Meestal is het in de tekst zelf. Het sjabloon van Fiscaliteit werkt ook niet met een reglementaire bijlage.

Als je dit kan, is het best aan te raden om in de gecoördineerde versie een link te leggen naar alle voorgaande beslissingen die ervoor gezorgd hebben dat de gecoördineerde versie tot stand kwam, maar dit is nooit af te dwingen, gezien dit niet meer het besluit is van de gemeenteraad. Eigenlijk is het belangrijk dat alles wat beslist wordt in je besluit staat: dit is een absolute vereiste. Vandaar als er met een bijlage werken, staat wat ze doen ook in het besluit!

Volgens Michaël is de voornaamste reden van bijlagen om de leesbaarheid te garanderen van het besluit.

Bij een random zoektocht op het internet vond ik vooral grote bijlagen bij meerjarenplannen en rechtspositieregeling. Bij een navraag of dit gebruikelijk is en of dit goeie voorbeelden zijn van een reglementaire bijlage konden Michaël en Saartje geen sluitend antwoorde geven. MJP en RPR is niet direct de expertisen van Michaël en Saartje.

Saartje vindt een reglementaire bijlage ‘een raar concept’, Michaël vindt het ook niet het beste concept. Het wordt op zoveel verschillende manieren gedaan, dat er moeilijk een lijn in te trekken is. Er wordt gewezen naar de basis wetgevingstechniek (versie raad van state en versie Vlaanderen). Saartje beklemtoont meermaals dat het belangrijk is dat alles in het besluit staat. Bijlagen zouden bijzaken moeten zijn: een plannetje, een lijstje, een foto om iets te staven.

DE ESSENTIE VOOR DE OPBOUW VAN EEN RECHTSTEKST/BESLUIT:

· Webpagina Raad van State (met de link naar het .pdf-document van 231 pagina’s): http://www.raadvst-consetat.be/?page=technique_legislative&lang=nl http://www.raadvst-consetat.be/?action=doc&doc=770

· Webpagina Vlaanderen met zijn eigen aanpak (incl. trefwoordenlijst en onder model 5: model van een bijlage): https://overheid.vlaanderen.be/wetgevingstechniek

UNIFORME REGLEMENTAIRE BIJLAGE:

Zou een absolute meerwaarde zijn: een werkbare basis zou een hulp zijn. “Uniformiteit is altijd een positief punt.”

STRUCTUUR VAN EEN BESLUIT:

In de bundel wetgevingstechnieken wordt ook duidelijk omschreven hoe een wetgevende tekst geschreven moet worden, inclusief hoe de structuur gehanteerd moet worden (zie p. 67-69: Onderafdeling 5. Indeling van een artikel).

De regelgeving moet steeds in artikels.

Bemerking van Saartje bij volgend document: “Een artikel hoeft niet persé in paragrafen ingedeeld worden.”

HOE VAAK WORDT ER GEWIJZIGD (HOEVEEL BESLUITEN GAAN ER OVER EEN TEKST)?

Dit is sterk afhankelijk van de materie. Bv. verkeersreglementen waarbij een straat wordt afgesloten en de verkeersborden geregeld moeten gewijzigd worden, dan zijn er vaak tussenkomsten vereist. Wijzigingen aan belastingen en retributies gebeuren minder frequent (maximaal jaarlijks, maar de meeste keuren een reglement goed voor een legilatuur).

HOEVEEL BESLUITEN?

Gemeenteraad is één keer per maand (met meerdere agendapunten – soms tot 120 agendapunten).

Wat betreft ENKEL belastingen en retributies heeft een jaarlijkse minimumflow van 2000 tot 4000 (besluiten goedgekeurd en gemeld door de gemeenten). In piekjaren (meestal het tweede jaar na de verkiezingen) kan dit oplopen tot 8000 besluiten.

CONTACTEN:

OPVOLGEN: Michaël zal ons contacten bezorgen binnen de gemeenten om hier verder over te praten. Best een stad aanspreken die verschillende diensten hebben en verschillende soorten besluiten aanleveren. Misschien ook kijken naar steden die een variatie hebben aan softwareleveranciers (vergelijkin

Interview met Sonja Cleuren (secretariaat Lanaken) - 23/06/2022

  • Sonja neemt soms zelf notulen, maar heeft zelf nooit bijlage toegevoegd. Deze zitten steeds al bij de agendapunten als ze die aangeleverd krijgt (iedereen zorgt voor zijn eigen punten).

  • Sonja werkt met Djuma (Circle Software - met Word online) voor de volledige besluiten en het notuleren en kopieert hieruit over naar GN (ENKEL wat verplicht is te melden).

  • Sonja kent de term 'reglementaire bijlage' niet, maar weet wel door te praten over de effectieve inhoud van het concept.

  • Er wordt geijverd om zoveel mogelijk in het besluit op te nemen en het gebruik van bijlagen tot een minimum te beperken. In de praktijk zal men enkel de grote bijlagen (reglementair of niet) opnemen als bijlage en niet verwerken in het eigenlijke besluit.

  • Er zijn geen specifieke regels over wanneer iets als bijlage wordt geplaatst en wanneer het in het besluit wordt opgenomen. Gut feeling.

  • Wijzigingen reglementen met bijlage: Er wordt in het besluit heel specifiek weergegeven wat er gewijzigd werd (tekst wordt deels overgenomen). In de bijlage gebruikt men voor wijzigingen rode tekst.

  • Publicatie op website van besluiten met (reglementaire) bijlagen gebeurt via aparte hyperlink naar het document.

Interview met Lindsay Simons (coördinator bestuursadministratie secretariaat (leidinggevende) Duffel)

Digiteam: Jurgen Robyns (business analist)

**********************************************************************************

PRAKTISCH

Duffel werkt met programma van Cevi (LB365) Lindsay: 'expert notuleren'

CONCEPT 'REGLEMENTAIRE BIJLAGEN':

Zoals zo vaak is het concept 'reglementaire bijlagen' as such niet bekend. Als we gaan doorpraten over besluiten over een reglement, kunnen we wel van start gaan. Verwarring komt soms over het woord 'bijlage' gezien er vaak geen bijlage is. Vaak wordt de inhoud opgenomen in het besluit zelf.

Lindsay's collega's krijgen de reglementen binnen van de betrokken diensten. Vroeger was dit de diensten zelf die het van A-Z afhandelden. Sinds Lindsay's supervisie bieden ze alles aan en Lindsay en collega's zorgen dat het correct is, uniform is, tijdig en correct op de juiste pagina op de website, op tijd gemeld via de toezichtsmodule van ABB.

HOE VAAK KOMEN REGLEMENTAIRE BIJLAGEN VOOR?

Als het over verkeersreglementen gaat: wekelijks een tien- à vijftiental. Deze worden wél in het besluit zelf opgenomen. Als het gaat over echte reglementen: elke gemeenteraad één. In corona was dit heftiger door 'coronareglementen / coronasubsidies aan verenigingen om het verenigingsleven in leven te houden'. Als het over retributie- en belastingsreglementen gaat : één keer om de zes jaar 60-65 stuks op één gemeenteraad tegelelijk behandeld. (december eerste jaar legislatuur). Er is momenteel een werkgroep om de opvolging/regelmaat proactief te gaan behandelen en op tijd te behandelen.

REGLEMENTEN INTEGRAAL OF ALS BIJLAGE? Duffel nam oorspronkelijk de regelementen integraal op in de besluiten, maar na dialoog met ABB en VVSG werd er beslist om alsnog de zaken uit elkaar te trekken. In uittreksel wordt er verwezen naar een specifiek reglement en dat reglement wordt ook ondertekend zoals het ondertekend wordt bij een uittreksel. Boodschap was heel duidelijk: 'Voor ons mag het, maar het reglement moet gedateerd en ondertekend worden door AD en voorzitter van de raad, zodat het heel duidelijk is dat het over dat reglement gaat. Voor een retributiereglement valt dat mee (1-2 blz.), maar voor een arbeidsreglement/politiereglement zit je makkelijk aan >100 blz.

Duffel communiceert dat ze consequent geweest zijn: het wordt ook voor bv. retributiereglementen apart als bijlage opgenomen. Vanaf het een reglement is = bijlage. De bijlage wordt uit Cevi gehaald als .pdf en als bijlage bij het besluit gevoegd.

PROCES:

Specifieke diensten agenderen hun eigen punten (reglementen), dienst Lindsay pikt dit mee op van zodra het bekend gemaakt wordt ('alarmbellen' - opvolgen verdere procedure). Oppikken: processen schieten in gang (gebeurt de agendering volgens het correcte sjabloon? Na de stemming op de raad laten ze het meteen ondertekenen, scannen ze alles in, verwittigen ze de collega's van communicatie om op de website te plaatsen, wordt het in de (ABB) toezichtsmodule geplaatst, controle of alles op de website correct op de website geplaatst werd. De ondertekening gebeurt steeds door AD en voorzitter.

VORMVEREISTEN:

Sinds de reglementen uit het besluit getrokken zijn, werd er een sjabloon van gemaakt, omdat elke dienst zijn eigen (lees: andere) vormgeving voor toepaste. Overzichtspagina op website duffel met alle reglementen: voorkeur clean en uniform. Bv. https://www.duffel.be/belastingbedrijven (per thema)

Ook opbouw werd geuniformiseerd: artikel 1 = periode (zeker bij retributiereglement) / Terminologie / ....

Zeker retributie en belastingsreglementen: enkel het meest recente reglement is hier te vinden. Er is geen link voorzien naar het oude reglement.

GROOTTE VAN DE BIJLAGEN:

Grootste is het politiereglement (makkelijk 130 blz.) (Duffel zit in een politiezone met drie andere gemeenten)

GECOÖRDINEERDE (AANGEPASTE) VERSIE:

Het nieuwe reglement wordt op de website geplaatst, het oude wordt eraf genomen. In het gesprek werd duidelijk dat dit niet transparant is naar de burger en werd er besloten om dit te bekijken naar de toekomst. Er werden hier nooit vragen over gesteld. Komt echter wel naar voor in het uittreksel (in feiten en context: waarom wordt er aangepast) - maar er is geen (aanklikbare) link tussen de twee.

In het besluit zelf wordt wel vermelding gemaakt (niet alleen feiten en context, maar ook beslissend gedeelte).

Op pagina van bekendmakingen wordt zowel uittreksel als reglement samen gepubliceerd. https://www.duffel.be/bekendmakingen/

Op de overzichtspagina staan enkel de geldende reglementen. https://www.duffel.be/belastingbedrijven (per thema)

Naar burger toe geen link voorzien van oude en nieuwe reglement (wel voor raadsleden).

Er wordt op de website geen onderscheid gemaakt tussen een oorspronkelijke versie en een gecoördineerde versie van het reglement.

WELKE REGLEMENTEN VEREISEN HET MEEST AANTAL AANPASSINGEN?

Zal door Lindsay nagekeken worden en precies aantallen opgeleverd.

De meeste retributie- en belastingsreglementen blijven vrij vaak ongewijzigd tijdens de legislatuur. (deze legislatuur ongeveer 5 aanpassingen van de 60 reglementen)

Arbeidsreglement is sinds 2019 derde keer aangepast.

Politiereglementen tweejaarlijks aangepast. De grootste reglementen worden het vaakst aangepast.

EXTRA MOEILIJKHEDEN:

  • Besturen die afdrukken ervaren het integreren van grote reglementen als extra belastend.

  • Vb. Meerjarenplan zou belastend zijn - heel moeilijk om in het besluit te verwerken, gezien het een export is van een boekingsprogramma. (vaak is de export een combinatie .pdf en .xls. Uitstaande vraag: "Hoe moeten we hiermee omgaan?"

  • Meerjarenplan wordt meer handmatig verwerkt: invoegen van meer beleidsmatige teksten in de bijlage. >> Lindsay gaat .pdf doorsturen als voorbeeld - nog niet ontvangen op 22/08/22 11:50u

WAT ZOU NUTTIG ZIJN ALS AANPASSING?

Grote reglementen liefst niet integraal opgenomen in besluiten. Momenteel doet Duffel dit niet tot de boodschap van ABB komt dat het moet (in kader van gelinkt notuleren en transparantie).

Belastend element zit hem in de manuele aanpassingen (nu wordt het besluit op voorhand gemaakt en wordt de bijlage achteraf bezorgd). Vroeger met Cobra (Word) was dit makkelijker, nu in LB365 (in tekstvelden/CRM) = heel ongebruiksvriendelijk om grote teksten te behandelen. + Alle opmaak verdwijnt bij copy/paste / 'rare spaties en witruimten'

WAT KAN ER BETER IN LB365?

Vooral opmaak wordt als een opportuniteit gezien. + taakbalk (met bv. button bulletpoints) verdwijnt bij langere teksten. Hierdoor moeten de medewerkers bij het aanmaken van een lijst met bulletpoints helemaal naar boven scrollen, knop bulletpoints aanklikken en vervolgens helemaal terug naar beneden scrollen. Wordt als problematisch ervaren bij langere teksten.

HOEVEEL TIJD OM ZITTING VOOR TE BEREIDEN?

Voor gewone besluiten, zonder reglementen: Hele dag voor een zitting van 40 agendapunten (werk vooraf om achteraf zo weinig mogelijk werk te hebben). Tekstvelden zijn worden anders ervaren door Lindsay en collega's Lindsay.

Interview met Jurgen Bal en Hilde Vandalem (OVSG)

Digiteam: Jurgen Robyns (business analist) en Bart Stichelmans (PO)

**********************************************************************************

CONCEPT 'REGLEMENTAIRE BIJLAGEN':

De term is niet gekend, maar bij navraag kunnen Jurgen en Hilde precies uitleggen wat het zou kunnen zijn / is. In die zin is de term duidelijk genoeg voor hen.

VRAAG: OVSG heeft in het verleden heel wat geworsteld met het al dan niet opnemen van de reglementen in het besluit te plaatsen: "kan een besluit zo uitgebreid zijn en is het OK dat er het als een bijlage wordt verwerkt?"

CONTEXT: OVSG maakt geen gebruik van GN. OVSG is vooral een sparring partner i.k.v. schoolreglementen.

OPBOUW VAN EEN REGLEMENT: Er wordt een vaste structuur gehanteerd. Opgedeeld in een 16-tal hoofdstukken (algemene bepalingen, engagementsverklaring, sponsoring, kostenbeheersing, extra muros, afwezigheden, ...) Hoofdstukken > Artikels > Paragrafen.

DE VIER VERSCHILLENDE DOCUMENTEN DIE GESTEMD MOETEN WORDEN: De school heeft geen bevoegdheid, het is het bestuur dat hier de beslissingen neemt. De infobundel wordt ook mee goedgekeurd in dit bestuur. Vanuit de regelgeving zijn er een aantal verplichte elementen die moeten vermeld worden in het schoolreglement. Deze verplichte elementen vormen het reglement. Het reglement wordt jaarlijks door de GR gestemd (gezien de frequente wijzigingen). Er zal enkel tussendoor gestemd moeten worden indien een decretale wijziging zich opdringt. Dit mag trouwens niet anders wijzigen: ouders hebben het ondertekend en hebben hun akkoord gegeven. In het participatiedecreet wordt vermeld dat de schoolraad hierover overleg moet hebben (i.t.t. de infobundel). Doorheen de jaren is OVSG van een lijvig document teruggekeerd naar een afgeslankte versie met de essentie. De bedoeling van een schoolreglement moet voor akkoord ondertekend worden door de ouders en die zijn niet bereid 'een boek' te lezen. Waar ouders vooral in geïnteresseerd zijn zijn de praktische zaken (de infobundel). De infobundel wordt jaarlijks gestemd door het CBS (en niet enkel door de schoolraad). Reglement bevat eerder formele items (bv. procedure bij een tuchtmaatregel), daar waar de infobundel eerder praktische zaken toelicht. Deze twee elementen worden uit elkaar gehouden als aparte publicaties. Naast het reglement en de infobundel is er ook het pedagogisch project (of de onderwijskundige visie die aan de grondslag ligt van de gegeven opleiding), wat ook aan de ouders meegegeven wordt en waar ze akkoord moeten mee gaan, voor ze hun kind aan de school inschrijven. Dit document ligt vast voor lange tijd en hoeft niet snel door de GR herstemd te worden. (lees: meerdere jaren) Vierde element dat door de gemeenteraad moet worden goedgekeurd is de 'Beginselverklaring neutraliteit'. Deze documenten gaan een hele tijd mee zonder opnieuw te hoeven stemmen door de GR (lees: meerdere jaren) Dit document is een bevestiging dat je als gemeente een openbaar bestuur bent, gehouden aan de neutraliteitsverplichting die de grondwet oplegt (niemand mag geweigerd worden aan de school).

OPBOUW VAN HET BESLUIT: Er wordt hiervoor een model naar voor geschoven, maar lokaal wordt dit niet steeds gevolgd. Er bestaat niet iets als één verplichte manier van werken. 'Op sommige plaatsen is het meer archaïsch, men werk zoals men dénkt dat het zou moeten'. Dit model heeft de nieuwe stijl met juridische grondslag en verplichte adviezen (niet 'gelet op' en 'overwegende'). Blanco sjablonen zijn te vinden op: https://vlaamseoverheid.sharepoint.com/sites/ABB_GN/Productmanagement/Forms/AllItems.aspx?id=%2Fsites%2FABB%5FGN%2FProductmanagement%2Fsjablonen%20%2D%20onderwijs&viewid=0b0b1db6%2D22cd%2D416b%2Da9a8%2Def7abd00e45e (sjabloon Wouter De Cock - Raad van State)

RELATIE TUSSEN REGLEMENT EN BESLUIT: Het hele regelement wordt telkens opgeheven en vervangen door het nieuwe reglement, inclusief toelichten wat er gewijzigd wordt. In het besluit wordt enkel vermeld dat het oude opgeheven werd en het nieuwe wordt integraal opgenomen in de notulen (met specificatie van de wijzigingen). Het oude reglement wordt niet meer toegevoegd. Reglement wordt meestal als bijlage toegevoegd (en niet in het besluit zelf opgenomen). We spreken over een volume van 20 bladzijden voor een reglement.

PUBLICATIES OVSG: OVSG heeft een afgeschermde website voor haar leden waar ze de up-to-date model van een schoolreglement kunnen raadplegen. Scholen zijn niet verplicht om dit model te gebruiken, het is enkel een richtlijn. Op sommige plaatsen wordt het reglement op papier meegegeven, maar meestal digitaal verspreid naar de ouders. De ouders moeten hier verplicht mee akkoord gaan om hun kind te kunnen inschrijven. Er is geen verschil tussen gemeente- vrije school of een school voor gemeenschapsonderwijs.

Goedkeuring en stemmingen van schoolreglementen worden niet bijgehouden door OVSG (lokale aangelegenheid).

PROCES SCHOOLREGLEMENT: Als OVSG iets aan hun model wijzigt, laten ze dit ook weten aan de scholen. Bedoeling is dat het lokaal bekeken wordt: Schoolraad met vertegenwoordiging van verschillende geledingen (i.k.v. participatiedecreet) wordt eerst geconsulteerd, voor ze het door de GR laten goedkeuren. Ter info: Participatiedecreet: https://www.vlaanderen.be/cjm/nl/participatie

Soms wordt het nieuwe reglement voorgelegd voor overleg met vakbond (sommige wijzigingen kunnen consequenties hebben voor het personeel). Het is zo dat de schoolraad niet haar fiat moet geven voordat het bestuur verder kan met het schoolreglement zoals ze het voorbereid hadden.

Termijnen voor wanneer er iets op de GR moet geagendeerd worden (niet verder in detail besproken, maar verschillend van gemeente tot gemeente)

Interview met Patricia De Nil, Nancy Coppens (bestuursadministratie secretariaat Dilbeek)

Digiteam: Jurgen Robyns (business analist)

**********************************************************************************

PRAKTISCH

Dilbeek werkt met programma van Cevi (LB365). De AD maakt steeds de notulen. GN wordt niet gebruikt (zou de bedoeling zijn om dit alsnog in de toekomst te gebruiken). Dilbeek zit in het project LB365, samen met andere gemeentes (die wél GN gebruiken), maar er zijn volgens Dilbeek veel zaken die nog niet werken als ze het willen doorsturen, omdat het gekoppeld is aan de URL's. Het feit dat Dilbeek het nog niet gebruikt is omdat ze de vergadering van het college en het vast bureau in één vergadering zetten (er wordt niet opgesplitst - dat is de reden waarom ze niet doorsturen naar GN: omdat ze geen twee keer dezelfde URL kunnen gebruiken). Mandatendatabank is er, maar het zijn nog steeds twee verschillende entiteiten, terwijl dat eigenlijk allemaal dezelfde mensen zijn. Raadsleden zijn bovendien niet IT-minded. Oplossing zou clonen van een zitting kunnen zijn (maar is dit wenselijk??). Er wordt door Dilbeek gevraagd om alsnog te kunnen notuleren in GN: "dat de vergaderigen uit één databank komen en dat ze niet hoeven op te splitsen" >> dit is de reden waarom ze nog steeds de notulen 'achterhouden'. (Contactname V-ICT-OR)

CONCEPT 'REGLEMENTAIRE BIJLAGEN':

Het concept reglementaire bijlagen is helemaal gekend: de beide dames kunnen duidelijk en correct omschrijven wat dit inhoudt.

DE VORM VAN HET BESLUIT: Dilbeek heeft een vaste vorm om een besluit te notueleren. Dit is een collegebesluit (geen stemming). GR heeft dezelfde opbouw: stemmingen komen na de titel 'beslissing' (beslist met algemene stemmen / met x ja / x neen)

INTEGRATIE VAN HET REGLEMENT: Het reglement wordt integraal opgenomen als een onderdeel van het besluit. Er worden dus nooit reglementen toegevoegd als bijlage. Patricia is heel bewust dat ze bijna de enige gemeente zijn die zo werken - "de meeste maken hun reglementen als bijlagen over". GECOÖRDINEERDE VERSIE VAN HET REGLEMENT: In de toelichting komt de weergave van de aangepaste tekst. Wat er wordt aangepast komt in de toelichting en als besluit wordt het nieuwe reglement helemaal opgenomen. (concreet: bovenaan samenvatting van wat er verandert, daaronder het nieuwe reglement).

VERMELDING OP DE WEBSITE: De verslagen van de GR en CBS wordt in .pdf-vorm op de webstie geplaatst. Op de website wordt de gecoördineerde versie vermeld. Het volledig nieuwe reglement wordt gepubliceerd, waarbij de vermelding komt "regelement aangepast in gemeenteraad van XX/XX/XX" Op de website wordt er geen melding gemaakt van wat er precies aangepast is, enkel dàt het aangepast werd.

Interview met Veerle Debrael (AD Linkebeek) en Deborah Hannaert (cel administratie Linkebeek)

05/09/2022 veerle.debrael@linkebeek.be; deborah.hannaert@linkebeek.be Digiteam: Jurgen Robyns (business analist)

**********************************************************************************

PRAKTISCH

Linkebeek werkt met GN CONCEPT 'REGLEMENTAIRE BIJLAGEN':

Het concept is vrij onbekend, maar na kort door te vragen kunnen beide dames de term correct plaatsen. TOEVOEGEN VAN EEN REGLEMENT: Beslissingen worden voorbereid in een ontwerp (voor er geweten is hoe de bespreking gaat verlopen of de stemming gaat gebeuren). Er wordt bij een reglement niet steeds op een geëikte manier gewerkt (soms in bijlage, soms in de notulen zelf). De keuze tussen bijlage en integratie wordt puur genomen op basis van de grootte van het document. Linkebeek: kleine bijlage (max. 2 A4), groot = meer dan 2 blz. Grote bijlagen komen heel weinig voor.

Reglementen gaan sowieso met de AD naar de gemeenteraad: er is geen delegatie van gemeenteraad naar college.

Vraag: Als een document als bijlage wordt opgeladen in GN, hoe komt dit dan bij de raadsleden?(gezien zij niet in GN werken) - daarom gebeurt dit niet. PV wordt op voorhand naar hen verstuurd (via mail), daarbij worden de genummerde bijlagen gevoegd. Nadien wordt het reglement met het PV afgedrukt en toegevoegd. PV = pdf in GN (worden de bijlagen als een geheel mee in de .pdf opgenomen?) GN is geen documentmanagementsysteem.

OPBOUW VAN EEN REGLEMENT Er is geen vaste structuur, geen vaste vormgeving. Iedere dienst maakt zijn eigen reglementen en hanteert geen vaste structuur. Dit heeft volgens de dames geen zin, gezien de reglementen zelfs niet op elkaar lijken.

REGLEMENTEN TOEGANKELIJK MAKEN VOOR DE BURGER

Gebeurt via de website van Linkebeek. De reglementen staan onder Bekendmakingen > Reglementen. Voor de reglementen (in .pdf) wordt er een onderscheid gemaakt tussen:

  • Algemene reglementen ('alles wat niet bij de rest past')

  • Belastingsreglementen

  • Retributieregelementen

  • Politie- en verkeersreglementen

Besluit en de eigenlijke bijlage worden onder elkaar gepubliceerd (check bijlage hierboven).

GECOÖRDINEERDE VERSIE

Er zijn heel weinig gecoördineerde versies bij Linkebeek. Er is wel een bewustzijn dat dit moet gebeuren, maar momenteel wordt het 'met kleine toevoegingskes' gedaan. Aanpassing wordt gestemd in de GR, maar het origineel reglement wordt niet vermeld. Geen echte vaste lijn in te trekken (bv. soms schrijven ze: 'regelement van X wordt opgeheven en vervangen door het nieuwe reglement (dat wordt bijgevoegd)' Bv. bij RPR: 'Artikel X wordt aangepast'. Bij voorkeur wordt de wijziging dan in vet geplaatst. Bij grotere aanpassingen of wijzigingen die te ingrijpend zijn (terminologie + wijzigende wetgeving + andere wijzigende elementen): Dan wordt gewoon het hele nieuwe reglement geplaatst. Alles wijzigingen worden niet apart vermeld - te veel werk.

Op de site worden de belasting- en retributiereglementen vervangen door de nieuwe regelgeving, maar voor politiereglementen worden gewoon bijgeplaatst, met behoud van de oudere reglementen. Het is nog niet geweten wat ze hiermee gaan doen (oudere reglementen verwijderen of niet?)

FREQUENTIE REGLEMENTEN

Politieverordeningen komen frequent voor, maar bv. retributiereglementen niet (worden in begin legislatuur gestemd). Verkeersreglementen meer dan belastingreglementen. Arbeidsreglement, RPR, etc... komen maar eens in de zoveel jaar voor.

FLOW REGLEMENT

Bevoegde dienst maakt het reglement op, secretariaat van de dienst agendeert het punt, behandeling bestuursorgaan, gestemd (9/10 goedgekeurd), terug naar dienst met beslissing, publicatie website.

VRAGEN VOOR GELINKT NOTULEREN

  • STOREND: soms worden manipulaties in het programma niet opgeslaan. Bij het opnieuw openen, zijn de manipulaties verdwenen. Het kan wel zijn die wijzigen dan wel door een collega kunnen worden geraadpleegd. Fout was niet te ensceneren.

  • Graag hernemen van de aanwezigen begin zitting in de specifieke agendapunten, i.p.v. consequent per agendapunt telkens aanduiden van secretaris en voorzitter en de raadsleden.

  • Bij het printer wordt vanuit de publicaties wordt er vaak maar één bladzijde afgedrukt - ondanks dat er meerdere pagina's gepubliceerd zijn. Op de website 'Publiceren' staan alle pagina's correct gevisualiseerd. Bij het printen kan enkel de eerste pagina afgedrukt worden. Dit probleem doet zich ook voor als het document in .pdf omgezet wordt. Probleem doet zich al 'enkele maanden' voor. >> Doorgegeven aan Bart Stichelmans (filmpje) - https://binnenland.atlassian.net/browse/GN-3653

  • Lettertype is te klein om te lezen.

  • In de besluitenlijst wordt vaak 'alles door elkaar gegooid'. De initiële volgorde wordt niet gerespecteerd. Maar lijkt tijdens het geprek wel OK. Vorige week: goedkeuring vorige PV als voorlaatste punt.

  • Bij het maken van een .pdf vanuit GN, 'vallen stukken zin van het blad' - supervervelend voor de raadsleden. Zinnen over twee lijnen: kan zijn dat de laatste woorden eraf vallen.

  • Afwerken van het college in GN: eens alles is goedgekeurd, dan wordt er overal op het einde in elk punt de beknopte openbare omschrijving erbij. Maar gezien het dikwijls punten zijn die mensen dikwijls kopiëren van vorige keren, kan het soms zijn dat die beknopte omschrijving soms weg is. Zou er een extra tekstveld bijgeplaatst kunnen worden? Voorstel Bart: Ervoor invullen - is geen optie want dan lijkt het of het al goedgekeurd is. TO CHECK

Interview met Ester Jennen en Sarah Baetens (cel administratie Putte)

13/09/2022 ester.jennen@putte.be; Sarah.Baetens@putte.be Digiteam: Jurgen Robyns (business analist)

**********************************************************************************

PRAKTISCH

Putte werkt met LB365 via V-ICT-OR Beide dames vormen het hart van de secretariaatscel (ondersteunende diensten). Alles wordt hier voorbereid, maar het notuleren gebeurt door de AD. Aanpassingen achteraf gebeuren ook bij hen. Er wordt heel vaak gekopieerd vanuit Word en er wordt gebruik gemaakt van templates/sjablonen (zelf aangemaakt) in LB365. Er zijn tussen de 10 en 20 agendapunten per zitting in Putte.

CONCEPT 'REGLEMENTAIRE BIJLAGEN': Het concept is ook hier ongekend as such, maar kan na wat doorvragen juist gekaderd worden.

TOEVOEGEN VAN EEN REGLEMENT: Er wordt steeds geprobeerd om een uniforme werkwijze aan te houden. Zo betracht Putte om de reglementen in de tekst van de notulen op te nemen. Als reglementen te groot zijn, dan worden ze evenwel als bijlage opgenomen. Vb. Huishoudelijke reglementen van de buitenschoolse kinderopvang worden ook mee opgenomen in de tekst van de notulen (10-15 bladzijden). Politiereglementen, RPR e.d. worden opgenomen als effectieve bijlage. Het is dus de grootte van het reglement dat de werkwijze definieert. >> Filosofie vroeger: alles (behalve de echt grote reglementen als RPR) in de notulen. Soms raakte de bijlage om een of andere reden (lees: vergeten, verkeerde manipulatie) niet in de notulen.

OPBOUW VAN EEN REGLEMENT Het hangt ervan af welk reglement het is om te bepalen hoe het opgebouwd wordt. Definities, toepassingsgebied, voorwaarden, overgangsmaatregelen, inwerkingtreding. Indeling gebeurt traditioneel, maar er wordt zoveel mogelijk vereenvoudigd gewerkt om de leesbaarheid van het reglement te optimaliseren (enkel artikels). Hoofdstukken en afdelingen: vooral bij statuten en één subsidiereglement.

REGLEMENTEN TOEGANKELIJK MAKEN VOOR DE BURGER

De vermelding op de site wordt als link geplaatst. "Op deze manier kunnen bijlagen niet mee opgenomen worden in de publicatie op de site. Vanuit ons systeem kan je enkel de beslissing melden - de bijlagen gaan eigenlijk niet mee en kunnen niet gelinkt worden - da's een issue waar we mee zitten." TO CHECK! Bij een controle van de werkwijze op de site van Putte bleek dat er weldegelijk .pdf's worden gepubliceerd en geen specifieke links naar ABB.

Mail ter verificatie gestuurd op 14/09/2022.

Het gebeurt vaak dat reglementen moeten aangepast worden (bv. subsidies/huishoudelijke reglementen). Het gebeurt wel eens dat kleinere aanpassingen (niet doorslaggevend) worden wel eens opgespaard om samen met andere kleine weizingen als één geheel te publiceren. Reglement apart op de website vermeld: De beslissing wordt gebruikt voor de bekendmaking en gedurende een maand gepubliceerd op de website (uittreksel van de beslissing). Maar van het reglement op zich wordt zonder het overwegend gedeelte (deel exclusief voor de gemeenteraad), eventueel nog met juridische grondslag en motivering, wordt in een apart document geplaatst en bewaard als .pdf. Deze reglementen worden op de site apart vermeld onder de specifieke afdeling. Bv. Over Putte > Documenten, reglementen en statutaire samenwerkingsverbanden > Reglementen >

  • Belastingsreglementen (15)

  • Politiereglement (2)

  • Reglementen (andere) (44)

  • Retributies en belastingsreglementen (54)

  • Subsidies en toelagen bevolking (8)

  • Subsidies en toelagen verenigingen (14)

  • Verkeersreglementen (164)

Putte hanteert een onderscheid tussen twee soorten reglementen: Er wordt een onderscheid tussen publicaties gemaakt. Enerzijds zijn er de publicaties van de bekendmakingen van reglementen die slechts een korte periode: https://www.putte.be/thema/detail/3279/thover-puttecommunicatie-en-inspraakopenbaar-onderzoek-en-bekendmakingen Anderzijds zijn er de publicaties van reglementen die gedurende de geldigheid van het reglement op onze website blijven staan: https://www.putte.be/reglementen

Publicatie bekendmaking (geen verklaarbare keuze): Meestal hanteert men een .pdf-document dat ze zelf maken, op basis van de beslissing, maar zonder het overwegend gedeelte ervan (soms staat er nog wel een motivatie of juridische grondslag bij in het reglement maar dat is niet altijd het geval). Hierin zitten geen linken naar wetgeving. Dit zijn de reglementen incl. bijlagen (bijvoorbeeld wanneer het een reglement met een aanvraagformulier als bijlage betreft). Ze worden immers manueel samengevoegd buiten de vergaderbeheertoepassing (in Word) en vervolgens als pdf bewaard. Bv. https://www.putte.be/avr---verkeersreglement-zone-toegangsverbod-voor-vrachtverkeer Soms gebruikt men de link gebruikt die in het vergaderbeheersysteem van LB365 gegenereerd wordt, maar deze biedt geen mogelijkheden om bijlagen toe te voegen. Bv. https://putte.microsoftcrmportals.com/besluiten/?id=27477ed6-5d2f-ed11-9db1-000d3ad9e7e2 GECOÖRDINEERDE VERSIE Het integrale reglement wordt opgenomen in de nieuwe beslissing. Het nieuwe reglement wordt integraal opgenomen (afhankelijk van de grootte in de beslissing of als bijlage) + een toelichtend document met de fragmenten met de specifieke wijzigingen.

AANPASSINGEN DIE GEWENST ZIJN:

"We zijn zo gewend om erin te werken dat er weinig problemen zijn. Vooral bijlagen geeft soms wat zorgen. Een module/sjabloon om reglementen te notuleren zou welkom zijn."

CHECK PROBLEEM AFDRUKKEN 1 PAGINA LINKEBEEK: Nog niet ervaren.

What do we want to know:

  • Are they working in word/sharepoint atm? Or any other text processor

  • Do they create Table of contents (if not - would it be an asset for the notes? / if so: how do they create it?)

  • How do they create structure in a document

    • Do they use text styles (like h1,2,...) or just bold en underline (Keep an eye on the structure we discussed - is it the same?)

  • What is their take on document structure (articles, paragraphs...)

  • Do they ever start from scratch?

  • Do they start from a template?

    • Do they know the concept of templating?

  • Do they start from a copy?

  • Do they know GN?

  • What is their process (does it need approval? Who approves?)

    • What kind of input do they get

    • What do they need to export it for?

      • Format

      • When

      • How many times?

      • With what goal?

  • How many RS do they manage? (in total/per month? Keep the numbers relevant)

    • If a lot (define: a lot / why a lot?):

    • how do they search?

    • how do they filter?

    • What is a relevant RS?

    • Is an old one update a lot?

  • What is the relation towards decisions?

    • Is the aggreagation linked (?)

    • Is de updated added into the decision?

    • Do they link towards an specific article?

    • Do they change structure and should that be announced in a decision? (if so - why do they change structure? Do they see benefits in a unified structure? how would we make a unified structure according to them? Zijn er al lokale initiatieven? Werd al afgestemd met andere gemeenten?) What's in it for them?

    • Do they know (linked) open data?

    Questions

    • What is your current role or job?

      • How often are you create/update RS?

    • Current way of creating initial regulatory statements (Check more context)

      • How often do you create a new RS?

      • When was the last time? (when is it not relevant anymore? Why?)

      • How is a document structured?

        • How do you apply this structure? Can you show us?

      • Can you walk us through the flow?

        • Where does the input come from?

        • How is this input delivered to you?

          • In what format?

    • How often is a regulatory statement updated?

      • Do you also prepare the decision?

PreviousExamples Real-lifeNextFP Structure of statements

Last updated